quy chế hoạt động cụ thể, phù hợp cho từng dự án
> Xây dựng quy trình quản lý án đồng bộ, thống nhất
Xây dựng một quy trình quản lý dự án đồng bộ và thống nhất là một yêu cầu bức thiết hiện nay để giảm thiểu tính rườm rà, hao phí nguồn lực vô ích và đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án. Các dự án có đặc điểm khác nhau, tuy nhiên đối với các đơn vị thực hiện để đảm bảo thống nhất trong tiến độ dự án sau này từ khâu thiết kế, xây dựng đến khâu thực hiện được đẩy nhanh, thì Trung tâm phải xây dựng một quy trình chung thống nhất. Quy trình này bao gồm các khâu từ đề xuất, khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện dự án, kết thúc dự án, các chức năng của phòng ban, các cán bộ trong Trung tâm. Trong quy trình quản lý, xây dựng hệ thống các biển mẫu quản lý dự án thống nhất đồng bộ để có thể nắm rõ các bước, cách tiến hành tránh những sai sót không đáng có do bỏ sót một số nội dung hoặc một số bước quan trọng. Một số biểu mẫu quan trọng có thể kể đến như mẫu đề xuất dự án, mẫu kế hoạch dự án, mẫu thực hiện dự án, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo tiến độ, mẫu về các biên bản, mẫu quy trình tuyển chọn và lựa chọn nhà thầu, mẫu quy trình về tổ chức hội thảo, nghiên cứu thực địa, mẫu điều chỉnh hoạt động và điều chỉnh ngân sách, các tờ trình, công văn, các danh mục về thủ tục mở và đóng dự án, danh mục kết thúc, mẫu báo cáo tổng kết dự án. Các biểu mẫu được xây dựng sẽ gắn với cả quá trình xây dựng và thực hiện dự án. Quá trình quản lý và thực hiện tuân theo một quy trình chuẩn thì hiệu quả sẽ cao, nguồn nhân lực huy động vào công tác này được giảm bớt và tối đa hóa hiệu quả.
Dựa trên quy trình chuẩn và thống nhất này, các dự án mới cụ thể bắt đầu được triển khai sẽ tự xây dựng và có sự điều chỉnh nhất định trong quá trình thực hiện dự án cho phù hợp. Do đó, các dự án đi vào thực hiện sẽ đẩy nhanh được tiến độ, và quản lý được hiểu quả.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version,.- http://www.simpopdf.com
Đây có thể nói là một nội dung cần thiết và đóng góp quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và sử dụng vốn ODA choc ho các chương trình/dự án không chỉ riêng cho cấp đơn vị thực hiện mà cả cấp quản lý cao hơn.
> Xây dựng quy chế hoạt động cụ thể, phù hợp cho từng dự án
Mỗi dự án thực hiện đều có tính chất, mục tiêu khác nhau và đi kèm với đó là các quy trình thủ tục khác nhau. Vì vậy, mỗi dự án cần có quy chế hoạt động cụ thể, phù hợp với yêu cầu tính chất của dự án. Ngay sau khi Ban quản lý dự án được thành lập, dựa vào quy trình quản lý dự án thống nhất của Trung tâm, cần tập trung xây dựng ngay một quy chế hoạt động, quản lý của Ban quản lý dự án với sự tham vấn của cán bộ chương trình phía đơn vị tài trợ và trình Chủ đầu tư phê duyệt. Quy chế này cần qui định rõ chức năng nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của ban, cũng như chức năng nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của từng chức danh cán bộ trong ban, cơ chế phối hợp hoạt động giữa các cán bộ trong ban, ... Ngoài ra, trong quy chế cần cụ thể hoá toàn bộ các quy định/quy trình thực hiện dự án từ các công việc hành chính như quy trình tuyển dụng nhân sự, hợp đồng lao động, bản mô tả công việc cho từng vị trí, lưu trữ/xử lý công văn đi đến, lưu trữ thông tin các quy định về tài chính như định mức tiền lương cho từng vị trí, công tác phí, đi lại, chứng từ, thủ tục thanh toán... đến các quy định/quy trình cụ thể để hỗ trợ các đối tượng như xác định đối tượng, đánh giá, thẩm định, ... đến hỗ trợ đối tượng. Một trong những yếu tố không thể thiếu trong quy chế này là các quy định về báo cáo và chế độ kiểm tra tài chính và chuyên môn định kỳ, nó là nguồn thông tin quan trọng giúp cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án. Việc xây dựng quy chế này cần có sự tham khảo, tư vấn của các bên. Nội dung của các phần mục trong quy chế là sự kết hợp của các quy định của Chính phủ Việt Nam và quy định của nhà tài trợ. Quy chế này giúp Trung tâm và Ban quản lý dự án rất nhiều trong công tác quản lý dự án vì các cán bộ có liên quan bắt đầu áp dụng những chuẩn mực, quy định vừa của nhà tài trợ vừa theo quy định của Chính phủ Việt Nam.
Sau khi quy chế ban hành, nhất thiết phải có các cuộc tập huấn hướng dẫn sử dụng cho các bộ dự án và các bên tham gia thực hiện, đặc biệt là các cán bộ tài chính
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version,.- http://www.simpopdf.com
và cán bộ chuyên môn. Điều này sẽ giúp cho các BQL dự án giảm bớt được khó khăn
trong quá trình thực hiện, và dự án được thực hiện thống nhất, đảm bảo tiến độ, đáp ứng được các yêu cầu của nhà tài trợ, và tuân thủ các quy định của Chính phủ.
Quy chế hoạt động của từng dự án ngoài phải được sự thông qua của Giám đốc dự án, chủ đầu tư và cần phải trình nhà tài trợ thông qua để thống nhất quy trình quản lý và sử dụng ODA.