DN tiếp nhận
DN điều phối lấy hàng/Đang lấy hàng
COD Delay lấy hàng Không lấy được
hàng
COD Đã lấy được hàng/Đã nhập kho
nguồn (6) DN điều phối giao
hàng
COD Delay giao hàng COD Đã giao hàng/Chưa đối soát (9) DN Đối soát Không giao được
48 Shop NV Điều phối lấy – trả COD Lấy NV xử lý hàng hóa kho NV Điều phối giao – trả COD Giao Khách hàng Kế toán đối soát Kiểm tra hàng COD đi lấy hàng Nhập kho nguồ n Đơn hàng Hóa đơn nhập hàng vào kho Hóa đơn xuất kho Chuyển kho Nhập kho đích Hóa đơn nhập kho đích COD đi giao hàng Giao hàng thành công Đơn hàng Hóa đơn thu tiền Giao hàng không thành công Trả hàng Chuyển tiền đối soát Giao hàng Yes No COD đi trả hàng
49
Bước 1 : Shop đăng đơn
Shop tạo đơn qua ứng dụng GHTK hoặc website : kh.ghtk.vn.Khách hàng phải nhập thông tin đầy đủ trên màn hình ( tên, số điện thoại, địa chỉ gồm 3 cấp Tỉnh, thành phố, phường/xã), thông tin sản phẩm ( tên sản phẩm, khối lượng, số lượng, phương thức vận chuyển, tiền thu hộ và giá trị hàng hóa), ghi chú về đơn hàng (ví dụ như không cho xem hàng, gọi khách trước khi giao, khách không lấy hàng thu tiền ship, ….)
Bước 2 : Đã tiếp nhận : Hệ thống ghi nhận đã tiếp nhận đơn hàng bao gồm các thông tin
như sau :
➢ Mã vận đơn ➢ Nơi lấy hàng
➢ Tên khách hàng, số điện thoại và địa chỉ khách hàng.
➢ Sản phẩm giao hàng ( gồm khối lượng, kích thước và hình ảnh sản phẩm ) ➢ Phương tiện vận chuyển
➢ Dự kiến thời gian giao hàng và thời gian lấy hàng ➢ Tiền thu hộ
➢ Giá trị hàng hóa ➢ Người trả ship ➢ Ghi chú ( nếu có )
➢ Tình trạng đơn hàng hiên tại
Bước 3 : Đã điều phối lấy hàng/Đang lấy hàng :
Sau khi tiếp nhận đơn hàng và có được thông tin điều phối sẽ bắn mã đơn này cho COD đi lấy hàng qua hệ thống. COD Lấy sẽ gọi cho shop trước khi đến lấy hàng để xác nhận đã có hàng. Nếu hàng đã có, COD Lấy sẽ đến địa chỉ người gửi để lấy hàng.COD Lấy hàng từ người gửi, dán mã vận đơn đúng lên từng gói hàng để nhập kho GHTK nhanh nhất. GHTK sẽ giao hàng nguyên kiện mà người gửi gửi, không kiểm tra hàng
50
hoá. Trường hợp người gửi vi phạm hợp đồng về các quy định gửi hàng, người gửi sẽ chịu trách nhiệm cho hàng hoá và pháp luật.
Đối với những đơn hàng “Shop trả ship” thì COD lấy có nhiệm vụ thu tiền của Shop và tiền đó sẽ được giao cho điều phối sau khi về kho
❖ Delay lấy hàng :
COD không lấy được hàng vì một vài lí do như : Shop chưa đóng gói xong hàng, shop không muốn gửi hàng nữa, shop muốn hủy đơn, … Trường hợp chưa có hàng, COD Lấy sẽ thao tác Delay lấy hàng trên app của COD Trường hợp người gửi hàng gửi trước 16 giờ hằng ngày sẽ được lấy hàng trong ngày.Từ 16 giờ trở đi được COD Lấy thao tác lấy hàng vào sáng hôm sau.
Bảng 2. 4 Bảng quy định về thời gian giao hàng và lấy hàng ( nguồn : Giaohangtietkiem.vn)
❖ Không lấy được hàng :
Đơn hàng được chốt trạng thái không lấy được hàng trong các trường hợp sau : ➢ Shop không đồng ý cung cấp hàng
➢ Delay lấy hàng quá 4 lần ➢ Shop hủy đơn hàng
51
Hàng sau khi được COD lấy về sẽ được dán mã lên hàng ( đối với các đơn hàng chưa kịp dán mã tại kho của người gửi hàng).Sau khi dán xong, COD sẽ thao tác cập nhật lên hệ thống “Đã lấy hàng thành công” và nhập kho nguồn :
Chờ chuyển kho : Đơn hàng ở kho nguồn và chờ để xuất xe tới kho đích
Đang chuyển kho : Đơn hàng xuất xe tải hoặc máy bay và chuyển đến kho giao hàng
Đã nhập kho : Đã tới kho đích
Bước 5 : Đã điều phối giao hàng/Đang giao hàng :
Sau khi được thao tác nhập kho đích, điều phối sẽ phân luồng hàng và đưa đơn hàng cho COD Giao để tiến hành giao hàng cho khách hàng.Trước khi giao đến khách hàng, COD Giao cần phải đọc đầy đủ các ghi chú trên đơn hàng (nếu có )
❖ Delay giao hàng :
Trạng thái này sẽ xuất hiện khi COD Giao chưa giao hàng được đến tay khách hàng vì một số lí do như :
• Khách không bắt máy • Khách hẹn giao • Hàng hóa bị thiếu • Sai số điện thoại khách
Nếu delay quá 3 lần, COD Giao sẽ thao tác “không giao được hàng” trên app
Sau khi không giao được hàng đơn hàng sẽ được lưu tại kho đích từ 1 đến 7 ngày tùy theo shop trước đó đã chọn thời gian lưu kho.Sở dĩ có trường hợp lưu kho này là vì GHTK muốn hạn chế tối đa việc trả hàng cho shop nhằm tiết kiệm chi phí hoàn hàng giúp shop.Trong thời gian lưu kho này, shop có thể tạo đơn mới để giao đến một địa chỉ mới mà hoàn toàn không phải mất phí trả hàng.
Sau khi hết hạn thời gian lưu kho, hàng sẽ được trả về lại kho nguồn và từ kho nguồn sẽ được trả lại nơi lấy hàng.Chi phí cho việc trả hàng sẽ bằng 50% chi phí giao
52
hàng(đối với những shop dưới 250 đơn/tháng)và miễn phí hoàn(đối với các shop trên 500 đơn/tháng).Thời hạn trả hàng và các thao tác tương tự như việc giao hàng
Bước 6 : Đã giao hàng/Chưa đối soát :
COD Giao đến đúng địa chỉ trên mã đơn và giao cho đúng khách hàng, COD Giao cần kiểm tra và thu đúng số tiền ( tiền thu hộ và tiền ship ) hiển thị trên app.Tiền sau khi được COD Giao lấy sẽ được giao cho điều phối tại kho .
Bước 7 : Đối soát
Sau khi điều phối nhận được tiền từ COD sẽ tổng kết lại tiền vào cuối ngày làm việc và sẽ được nộp vào tài khoản công ty vào đầu ngày hôm sau.
Sau khi công ty nhận được tiền, hệ thống sẽ gửi tiền đối soát cho Shop vào các ngày trong tuần tùy theo lịch đối soát mà Shop đã chọn trước đó.Trước khi tiền gửi về, công ty sẽ gửi biên bản đối soát về email mà shop đã đăng ký vào đầu giờ ngày đối soát của shop.
2.2.2.2 Vận chuyển :
Hiện nay, công ty GHTK có hai hình thức vận chuyển đó là vận chuyển bằng đường bộ và đường hàng không.
Đối với vận chuyển bằng đường bộ :
Đơn hàng sau khi được COD lấy sẽ được đem về kho Liên vùng, từ đó xuất lên xe tải đến kho trung chuyển (đối với các đơn thuôc huyện xã), kho đích (đối với đơn tỉnh). Dưới đây là các hàng hóa cấm được vận chuyển bằng đường bộ :
- Các chất ma túy và chất kích thích thần kinh - Vũ khí đạn dược, trang thieÄt bị kỹ thuật quân sự
- Vũ khí thô sơ như dao, kieÄm, giáo, mác, lưỡi lê, đao, mã tấu, quả đấm, quả chùy, cung, nỏ ...
- Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động; ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại trật tự công cộng chống lại Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
53
- Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất gây nguy hiểm hoặc làm mất vệ sinh, gây ô nhiễm môi trường
- Các loại vật phẩm hàng hóa mà nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu
- Sinh vật sống, thực phẩm yêu cầu bảo quản
- Vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa cấm nhập vào nước nhận
- Tiền Việt Nam, nước ngoài và các giấy tờ có giá trị như tiền; hóa đơn VAT, giấy tờ không thể cấp lại
- Các loại kim khí quý (vàng, bạc, bạch kim...), các loại đá quí hay các sản phẩm khác được chế biến từ kim khí quí, đá quí
Bảng 2. 5 Thời gian vận chuyển bằng đường bộ
NỘI TỈNH NỘI MIỀN
Miền Bắc => Miền Bắc Miền Trung => Miền Trung Miền Nam => Miền Nam
LIÊN MIỀN
Miền Bắc => Miền Trung - Nam Miền Trung => Miền Bắc – Nam Miền Nam => Miền Bắc - Trung
Giao 6h Giao 24h – 48h Giao 3 – 5 ngày
Đối với vận chuyển đường hàng không :
Đơn hàng sau khi được COD lấy sẽ được đem về kho nguồn, xuất lên xe tải và chở ra sân bay.Sau khi đến sân bay GHTK sẽ xuất đầy đủ các hóa đơn chứng từ liên quan đến hàng hóa và nhập hàng lên máy bay.Sau khi máy bay hạ cánh ở tỉnh nào hàng hóa sẽ được chở về kho liên vùng ở tỉnh đó.Dưới đây là những hàng cấm vận chuyển bằng đường hàng không :
-Chất khí (Bình gas, bình xịt phòng, bình xịt côn trùng, xịt tóc, bình ô-xy…).
54
-Chất rắn dễ cháy (Bột kim loại, bột hóa chất…).
-Chất ô xy hóa.
-Sản phẩm có từ trường (Nam châm).
-Trang sức, các hàng hóa có giá trị cao.
-Thiết bị điện tử có tích điện: Pin, pin sạc dự phòng, điện thoại di động, máy cạo râu dùng pin…
-Một số hàng hóa khác theo quy định hàng không.
Lưu ý: Hàng hóa ghi tên sản phẩm bằng Tiếng Anh hoặc tên sản phẩm không rõ
ràng cũng sẽ được GHTK liệt vào mục hàng hóa cấm vận chuyển theo đường hàng không.
Bảng 2. 6 Thời gian vận chuyển bằng đường hàng không
NỘI TỈNH NỘI MIỀN
Miền Bắc => Miền Bắc Miền Trung => Miền Trung Miền Nam => Miền Nam
LIÊN MIỀN
Miền Bắc => Miền Trung - Nam Miền Trung => Miền Bắc – Nam Miền Nam => Miền Bắc - Trung
Giao 6h Giao 24h Giao 48h
2.2.3 Thực trạng mô hình E-Logistics đầu vào :
❖Quản trị kho hàng :
➢ Phân loại kho :
Mạng lưới kho hàng hiện nay của GHTK trải dài trên toàn quốc với 63 tỉnh thành.Với tổng diện tích kho hàng hơn 100.000m2, 1000 nhân viên vận hành và 8000 nhân viên giao hàng thì như vậy GHTK linh hoạt trong chuyển đổi hàng hóa giữa các kho và tiết kiệm được tối đa thời gian giao hàng đến tay khách hàng hết sức có thể.Tất cả các kho hàng hiện tại của GHTK đều là kho kín ( có khả năng tạo môi trường bảo quản kín,
55
chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài).
Kho hàng được chia làm 4 loại : • Kho nguồn
• Kho đích
• Kho trung chuyển • Kho trả
• Kho Liên Vùng
Đối với kho nguồn, kho đích và kho trả : Đây là ba loại kho sẽ được hiển thị trên mỗi đơn hàng.Kho nguồn là nơi kho tiếp nhận hàng từ Shop ( người gửi ).Kho đích là kho nhận đơn hàng để giao cho khách hàng.Kho trả hàng cũng chính là kho nguồn.
Đối với kho Liên Vùng : Là những kho hàng lớn ở các tỉnh thành có lượng hàng lớn như : Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Huế, Quảng Bình, Bắc Giang, Bắc Ninh
➢ Chức năng kho :
• Gom hàng : Với số lượng kho hàng lớn full-map 63 tỉnh thành nên khi hàng hóa muốn nhập kho sẽ giảm được quãng thời gian di chuyển đến các kho.
• Bảo quản và lưu giữ hàng hóa : Sau khi được nhập đến kho hàng hóa sẽ được đảm bảo nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình ở kho.Tất cả hàng hóa đều được dùng bằng xe nâng để di chuyển trong kho nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
• Phối hợp hàng hóa : Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ phân chia hàng hóa sao cho phù hợp với các COD Giao nhằm gia tăng tỉ lệ giao hàng thành công.Hệ thống bang chuyền giúp phân luồng các loại hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
56
➢ Quá trình vận hành trong kho