1.2. Tổng quan kế toán nợ phải thu khách hàng
1.2.4. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi mọi hoạt động của doanh nghiệp đó đều được kiểm tra, kiểm soát một cách thường xuyên, khoa học và hợp lý. Chức năng này được thực hiện chủ yếu bởi kiểm soát nội bộ. KSNB tốt sẽ giúp cho các nghiệp vụ kế toán ghi nhận kịp thời, trung thực và chuẩn xác, đồng thời giúp cho việc kiểm toán được thực hiện nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Các công việc KSNB đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng cần được xem xét theo các yếu tố sau:
Thứ nhất là việc phân công nhân sự kế toán phải đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, tránh chồng chéo, một người làm nhiều việc. Đây là công việc quan trọng trong KSNB, nhằm ngăn ngừa những sai sót, gian lận trong kế toán nói chung và kế toán phải thu KH nói riêng. Ví như kế toán ghi nhận khoản phải thu và kế toán tiền là hai người khác nhau sẽ hạn chế tình trạng nhân viên thu nợ của khách hàng nhưng biển thủ, không trả về quỹ, nhất là với những khoản nợ quá hạn thanh toán. Một ví dụ khác là đối với các công ty có khối lượng giao dịch và giá trị các khoản phải thu lớn, hàng tháng sẽ lập bảng theo dõi hàng mua với các khoản phải thu gửi khách hàng, các bảng cân đối này có thể phân công cho một người không liên quan đến ghi sổ, thu tiền và bán hàng lập ra và gửi trực tiếp cho KH để dễ dàng trả lời ngay khi có sai sót.
Thứ hai là sự đồng bộ của sổ sách kế toán và đánh số chứng từ. Theo đó, đòi hỏi các chu trình kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ, từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp sẽ có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Mặc dù với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước, tuy nhiên mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể, hệ thống sổ sách kế toán cũng khác nhau. Hơn nữa so với văn bản pháp lý chỉ là khung tối thiểu, thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần lập sẵn trình tự kế toán cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách đồng bộ, tạo thành yếu tố kiểm soát có
21
hiệu lực. Bên cạnh đó, việc đánh số thứ tự các chứng từ là một thủ tục kiểm soát đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý. Sử dụng chứng từ có đánh trước số theo thứ tự liên tục vừa đề phòng bỏ sót, giấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản doanh thu, ghi sổ bán hàng. Nếu việc bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn thì có thể kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn. Để tránh bỏ sót các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, việc lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục là cần thiết. Định kỳ cần rà soát lại tất cả số thứ tự và tìm ra nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào.
Thứ ba là cần định kỳ lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng. Việc lập báo cáo về giá trị hàng bán để xác nhận với khách hàng là một công việc KSNB hữu hiệu đối với các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu, khoản phải thu. Tuy thuộc vào quy mô và khối lượng nghiệp vụ, Công ty có thể lựa chọn lập bảng này theo tuần, theo tháng, theo quý, ...phù hợp với từng đối tượng phải thu.
Thứ tư là xét duyệt nghiệp vụ mua bán hàng, cung cấp dịch vụ:
• Đối với các nghiệp vụ mua bán hàng có quy mô nhỏ như bán lẻ, bán cho
KH vãng lai...: việc phê chuẩn là các quy định về giá bán lẻ, quy định về ký duyệt hoá đơn ,vận chuyển hàng hoá,....
• Đối với các nghiệp vụ có giá trị lớn, thủ tục kiểm soát này thường tập trung vào các điểm sau:
V Việc bán chịu phải được phê duyệt thận trọng trước khi bán hàng.
V Hàng hoá chỉ được vận chuyển sau khi phê duyệt với đầy đủ chứng từ (chữ
ký, con dấu hợp pháp của bên mua và bên bán)
V Giá bán phải được phê duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và điều kiện thanh toán.
Các thủ tục kiểm soát này nhằm ngăn ngừa rủi ro người mua “ma” hay người mua không có uy tín hoặc người mua không đủ điều kiện thanh toán. Nhưng vẫn đảm bảo kích thích bán hàng, đảm bảo doanh số khi DN có chính sách bán chịu hợp lý và phê duyệt bán chịu một cách thận trọng.
Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán_______________________________________
Tính đầy đủ Mọi giao dịch liên quan đến các khoản nợ này phải đuợc ghi
nhận đầy đủ.____________________________________________ 22
Thứ năm là tính độc lập của người giám sát. Đây là một yếu tố thông thường được KTV nội bộ ghi nhận, hoặc nhân viên kiểm soát, phó trưởng phòng nghiệp vụ,....đối với các công ty không có kiểm toán nội bộ. Thông qua xem xét báo cáo của KTV nội bộ, sự xuất hiện các dấu hiệu của KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu đã quy ước trên các chứng từ, sổ sách kế toán, KTV độc lập có thể sử dụng làm bằng chứng kiểm toán. Điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính độc lập trong kiểm tra giám sát là người kiểm tra và người làm việc phải không cùng là một người, không có mối quan hệ ruột thịt, quen biết, cũng không có yếu tố lợi ích khi kiểm tra, giám sát. Điều này giúp đảm bảo được chất lượng của KSNB.