3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán doanh thu do công ty TNHH kiểm toán
3.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Thứ nhất: Tìm hiểu thông tin về khách hàng
Trong thực tế, khi tiến hành tìm hiểu thông tin về khách hàng ở giai đoạn lập kế hoạch, việc thực hiện của KTV là rất hạn chế. Điều này là do ở giai đoạn này khách hàng ít khi cung cấp thông tin đầy đủ tài liệu để có thể tìm hiểu sâu và rõ ràng về khách hàng hoặc cũng có thể do thái độ không hợp tác của họ. Bên cạnh đó về phía chủ quan của công ty, các nhóm kiểm toán cũng ít chú trọng đến thủ tục này. Hơn nữa do hạn chế về thời gian và nguồn nhân lực cũng là nguyên nhân khiến việc tìm hiểu thông tin về khách hàng trong giai đoạn này bị thực hiện sơ sài. Việc tìm hiểu thông tin về khách hàng sẽ được lồng ghép thực hiện khi tiến hành làm việc trực tiếp với họ trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. Chính vì thế đã làm giảm hiệu quả của thủ tục. KTV nên tìm hiểu thông tin về khách hàng ngay trong giai đoạn lập kế hoạch để có thể có cái nhìn tổng quan nhất, đánh giá đúng đắn về rủi ro kiểm toán để xác định xem có nên chấp nhận khách hàng hay không. Việc tìm hiểu kỹ lưỡng trong giai đoạn này giúp công ty kiểm toán xác định trước để đạt hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán.
Bên cạnh đó, việc tìm hiểu về khách hàng thường thì chỉ dừng lại ở mức độ tìm hiểu trên giấy tờ nghĩa là kiểm toán viên chủ yếu dựa vào những mô tả, những câu trả lời của khách hàng khi được phỏng vấn hay những giấy tờ có liên quan để nắm được thông tin chứ ít khi trực tiếp quan sát hoạt động
kinh doanh trên thực tế của họ hay hoạt động của các phòng ban trong đơn vị được kiểm toán. Kiểm toán viên nên tiến hành quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng nhằm làm tăng tính khách quan cho các thông
tin thu thập được.
Thứ hai: Kiểm tra hệ thống KSNB
Hiện nay, VFA đã tiến hành công tác kiểm tra hệ thống KSNB của khách hàng nhưng chỉ có trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán mới đánh giá được.Việc không tìm hiểu kỹ lưỡng về hệ thống KSNB của khách hàng có thể dẫn đến những định hướng không đúng và sai sót trong kiểm tra chi tiết doanh thu. Do đó, quy trình đánh giá cần được xây dựng chi tiết, dễ hiểu, dễ làm để không chỉ có trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán mà các trợ lý kiểm toán viên vẫn có thể tiếp cận được. Các trưởng nhóm kiểm toán phải có nhiệm vụ nhắc nhở, đôn đốc các KTV phụ trách phần hành doanh thu cần phải cập nhật những thay đổi (nếu có) và thực hiện các bước tìm hiểu lại quy trình KSNB về quy trình ghi nhận doanh thu. Việc này có ảnh hưởng rất lớn đến những định hướng trong kiểm tra chi tiết doanh thu. Các thành viên trong nhóm cần có sự trao đổi với nhau và với trưởng nhóm để có thể tự mình tìm hiểu và nhận định được những rủi ro đối với phần hành mình thực hiện hay những rủi ro hệ thống, tránh bỏ sót những sai phạm trọng yếu.
Khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng ABC, KTV đã tìm hiểu và đánh giá
về hệ thống KSNB. Tuy nhiên, việc kiểm tra hệ thống KSNB của KTV mới chỉ dừng lại ở mục đích nhằm đánh giá về hệ thống hơn là xác định quy mô kiểm toán và KTV chưa đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát là cao hay thấp quyết định quy mô của các thử nghiệm kiểm soát. Nếu không xác định được rủi ro kiểm soát một cách chính xác thì cũng
không thể đưa ra quyết định đúng về việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát hay thử nghiệm cơ bản.
Trong quá trình kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng, kiểm toán viên phải tìm hiểu và mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trên giấy tờ làm việc. Kiểm toán viên có thể sử dụng bảng câu hỏi, bảng tường thuật, lưu đồ hoặc kết hợp các phương pháp để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong các công cụ sử dụng để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ, lưu đồ được đánh giá là công cụ miêu tả hiệu quả vì nhận thức một sơ đồ bao giờ cũng trực quan và dễ tiếp thu hơn nhận thức một bảng câu hỏi hay bảng tường thuật.
Tuy nhiên trong thực tế, kiểm toán viên của công ty thường chỉ sử dụng bảng câu hỏi và bảng tường thuật để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trên giấy tờ làm việc. Vì vậy khi thái độ của người trả lời câu hỏi không trung thực hoặc đơn vị được kiểm toán có cơ cấu kiểm soát phức tạp sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên trong quá trình tìm ra điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ, do đó có thể dẫn đến kết luận không xác đáng về rủi ro kiểm soát, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình đánh giá rủi ro kiểm toán.
Do vậy để hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro kiểm toán, kiểm toán viên cần tăng cường việc sử dụng lưu đồ trong việc miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc để có thể tìm ra những điểm yếu của hệ thống đó. Đặc biệt với khách hàng có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh doanh phức tạp, bảng câu hỏi và bảng tường thuật không thể hiện được tất cả các vấn đề hoặc quá dài để có thể nhận thức một cách nhanh chóng. Khi đó lưu đồ được đánh giá là công cụ hữu hiệu nhất để khái quát và miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên cũng cần phải kết hợp việc sử dụng lưu đồ với bảng câu hỏi hoặc lưu đồ với bảng tường thuật để đạt được hiệu quả toàn diện trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát.
— Ký hiệu quá trình. Ví dụ kế toán tiêu thụ thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu.
_______ Phiếu đục lỗ đã được phê duyệt. Ví dụ phiếu xuất kho đã được thủ quỹ xác nhận.
Cụ thể với khách hàng là Công ty A, thay vì mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu bằng Bảng tường thuật, kiểm toán viên có thể sử dụng lưu đồ như sau:
Sơ đồ 3.1. Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu của Công ty ABảng 3.1. Ghi chú các ký hiệu về sơ đồ Bảng 3.1. Ghi chú các ký hiệu về sơ đồ
I
Quyết định. Ví dụ phương thức tín dụng đối với khách hàng có được thoả đáng không
◄---
Đường vận động định hướng - hướng vận động của quá trình hoặc số liệu
- Chuẩn bị các ký hiệu trong quá trình vẽ lưu đồ đảm bảo thuận lợi cho người đọc lưu đồ có thể nhận biết được ngay quá trình kiểm toán nội bộ của khách hàng.
- Công ty TNHH Kiểm toán VFA nên xây dựng một mô hình chuẩn gồm các yếu tố tối thiểu phải có đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng cho khâu bán hàng và thu tiền. Trên cơ sở đó, các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán tại khách hàng cụ thể thì tuỳ thuộc vào thực tế của từng khách hàng có thể điều chỉnh mô hình chuẩn đó cho đúng với thực tại.
Ngay trong quá trình điều chỉnh này kiểm toán viên cũng có thể so sánh hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với một mô hình chuẩn. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên có thể nhận ra được những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát.
- Kiểm toán viên cần tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đạt được sự hiểu biết sâu sắc sau đó có thể mô tả chính xác các thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng. Phương pháp lưu đồ thuận lợi chủ yếu vì có thể cung cấp một cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, phương pháp này rất có ích đối với kiểm toán viên và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá, giúp kiểm toán viên dễ dàng hiểu biết về khách hàng trong năm hiện tại và cho các năm tiếp theo nhưng để xây dựng một Lưu đồ thường khó khăn và tốn nhiều chi phí hơn sử dụng Bảng tường thuật hay Bảng hỏi vì việc lập lưu đồ sẽ mất nhiều thời gian. Đây là khó khăn khi sử dụng Lưu đồ, tuy nhiên đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của một số khoản mục hay bộ phận trọng yếu của khách hàng như khoản mục doanh thu thì việc mô tả bằng Lưu đồ chắc chắn sẽ có ích trong việc xác định những thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng ở khâu đó. Chính vì vậy mà việc quyết định sử dụng cách mô tả nào hay sử dụng kết hợp các cách mô tả đó với nhau còn tuỳ thuộc và tính phức tạp của hệ thống kiểm soát nội bộ và trình độ của kiểm toán viên. Kiểm toán viên tại Công ty TNHH Kiểm toán VFA đều là những người có trình độ chuyên môn cao, vì vậy kiểm toán viên của công ty hoàn toàn có đầy đủ khả năng để sử dụng
các ký hiệu và lưu đồ để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Thứ ba: Hoàn thiện thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, VFA mới chỉ tập trung phân tích đối với Bảng cân đối kế toán với Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong khi bộ BCTC đã
Chỉ tiêu Đơn vị Ngành Chênh lệch Tỷ lệ
(1) (2) (3) (4)=(2)-(3) (5)=(4)/
(3) Doanh thu thuần 102.431.555.441 99.145.235.487 3.286.319.95
4
3,31 %
quy định việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bắt buộc đối với các doanh nghiệp, vì vậy VFA cần phải thực hiện các thủ tục phân tích sâu đối với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bởi vì nếu chỉ phân tích Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm thì không thể lộ rõ ra những vấn đề nghiêm trọng về tính thanh khoản mà thông qua phân tích Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể biết được doanh nghiệp có đáp ứng được khoản nợ hiện tại và những cam kết khác đối với chủ nợ khi các khoản nợ đã đến hạn trả. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ vừa là công cụ phân tích vốn bằng tiền, vừa là công cụ để phân tích khả năng thanh khoản của khách hàng. Bên cạnh đó để xác định được các rủi ro một cách đầy đủ và chính xác thì KTV ngoài việc thực hiện phân tích các chỉ số trên BCTC thì cần phải thực hiện phân tích cả những thông tin thu thập được từ khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.
Thủ tục phân tích sơ bộ được KTV thực hiện trọng tâm vào các số dư tài khoản có mức độ tổng hợp và mối quan hệ giữa các số dư đó qua các năm. Qua sự phân tích này, KTV phải xác định được những biến động bất thường, biến động trọng yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, qua đó khoanh vùng rủi ro để thực hiện tiếp ở các giai đoạn tiếp theo của cuộc kiểm toán. Vì vậy, KTV ngoài việc nắm bắt được những kiến thức cơ bản về kiểm toán và những hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng thì còn phải có những kiến thức tổng quát về hoạt động kinh doanh của ngành. Từ kết quả thu được KTV nên tiến hành so sánh các chỉ tiêu của đơn vị với các chỉ tiêu của ngành để có thể xác định chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh trong BCTC. KTV có thể phân tích số liệu của đơn vị so với toàn ngành có thể lập theo mẫu sau:
doanh thu thuần % Lợi nhuận gộp 18.450.988.63 0 16.890.410.697 1.560.577.93 3 9,24 %
trọng Giá vôn/ Doanh thu thuần là 81,99% thâp hơn của ngành là 0,98% nên lợi nhuận của đơn vị lớn hơn của ngành là 9,24%. Điều này cho thây đơn vị đã có được những chính sách, chiến lược kinh doanh đúng đắn hợp lý, mang lại hiệu quả kinh doanh cao để khẳng định vị thế của mình trong nền kinh tế. Tuy nhiên, Kiểm toán viên cũng phải có sự hoài nghi nghề nghiệp, có thể đơn vị ghi nhận tăng doanh thu hoặc thiếu giá vôn, mục đích để làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra các thông tin trong ngành liên quan đến khách hàng được kiểm toán là những thông tin hữu ích có độ tin cậy cao. Vì vậy trong quá trình kiểm toán, VFA cần thu thập và xây dựng một hệ thông các thông tin trên càng chi tiết cho từng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh cụ thể thì càng có lợi cho việc sử dụng thông tin trong phân tích của KTV. Việc phân chia các tiêu thức về ngành, lĩnh vực hoạt động làm cơ sở xây dựng hệ thông thông tin là tùy thuộc vào khách hàng hiện tại và tương lai của VFA, các thông tin cập nhật phải mang tính phổ biến và đặc trưng của ngành.
Thứ tư: Thiết kế chương trình kiểm toán
Hiện nay khách hàng của công ty rât đa dạng: doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp có vôn đầu tư nước