3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA
3.2.1. Giải pháp về kiểm soát chi phí
Công tác quản trị giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp chưa hiệu quả, chi phí khác chưa được kiểm soát, dẫn đến chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp biến động mạnh trong giai đoạn vừa qua. Để giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động kinh doanh, HTC-ITC cần phải áp dụng các giải pháp cụ thể:
- Chi phí giá vốn hàng bán cần giảm thiểu nhất có thể nhằm thu được lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, HTC-ITC cần đưa ra những giải pháp cụ thể:
+ Tìm kiếm vật liệu thay thế với cùng giá trị sử dụng mà chi phí thấp hơn thông qua việc khảo sát giá qua đánh giá ban thương mại.
+ Kỹ năng thương lượng với nhà cung ứng nhằm đạt được chiết khấu khi mua hàng thanh toán trước, miễn phí chi phí vận chuyển hàng hoá, khuyến mãi sản phẩm khi mua hàng...
+ Loại bỏ các tính năng sản phẩm không cần thiết để giảm chi phí. Xác định khách hàng mua sản phẩm của công ty vì chi phí thấp, chất lượng cao hay vẻ ngoài độc đáo.. .Dựa vào nhu cầu của khách hàng để lựa chọn yếu tố không cần thiết để giảm chi phí.
+ Lựa chọn các nhà cung cấp có sản phẩm tương tự sau đó so sánh thế mạnh của từng nhà cung cấp. Trong trường hợp nhà cung cấp có thế mạnh là thời gian vận chuyển nhanh hơn, giá cao hơn nhưng tính năng tốt hơn thì lựa chọn nhà cung cấp đó. Còn nếu không có tính năng hay thế mạnh gì thì công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp nhất để giảm thiếu chi phí.
+ Cung cấp dịch vụ kho bãi cho nhà cung cấp. Các nhà sản xuất giảm thiểu chi phí bằng cách mua số lượng lớn, sản xuất theo dây chuyền lắp ráp và tập trung các hoạt động tại một địa điểm duy nhất. Do đó, việc vận chuyển và xếp dỡ trở nên tốn kém hơn khi họ phải vận chuyển đường dài cho khách hàng của mình. Cung cấp cho các nhà cung cấp
76
khả năng lưu kho của HTC-ITC để đổi lại giá giảm khi mua hàng.
+ Cung cấp thanh toán nhanh để có giá thấp hơn. Đối với nhiều công ty, dòng tiền quan trọng hơn lợi nhuận, đặc biệt là trong ngắn hạn. Trong thời kỳ căng thẳng về tài chính, các công ty không có khả năng giữ hàng tồn kho dư thừa hoặc cho phép việc thanh toán các khoản phải thu bị trì hoãn. Thông báo cho các nhà cung cấp rằng công ty sẵn sàng cân nhắc mua hàng bằng tiền mặt để đổi lấy giá thấp. Neu hoạt động của công ty có đủ khả năng tài chính để giữ hàng tồn kho cho đến khi cần, thì việc sử dụng tiền mặt là hợp lý.
- Đối với các khoản chi tiền mặt cho tiếp khách, giao dịch hội họp, chi đối ngoại, HTC-ITC cần xây dựng định mức cụ thể và quy chế quản lý sử dụng chặt chẽ. Các khoản chi yêu cầu phải có chứng từ hợp lệ, gắn liền với kết quả kinh doanh và không được vượt mức khống chế tối đa theo tỷ lệ tính trên tổng chi phí. Tuy nhiên, trên thực tế những khoản tiếp khách còn nhiều chứng từ chưa hợp lệ. Bởi vậy nên cần thắt chặt hơn giấy tờ khoản chi phí này như hoá đơn VAT, tờ trình, mail xin xét duyệt các cấp có thẩm quyền. Trong trường hợp thiếu chứng từ phòng kế toán sẽ dừng chi.
- Các khoản chi phí công tác phí, cần xây dựng định mức cụ thể, chứng từ hợp lệ như tờ trình quyết định cử đi công tác, giấy đi đường ngày đi và ngày về, có xác nhận của nơi đến và nhà khách nơi lưu trú, hoá đơn về chi phí đi lại như vé máy bay, tàu xe.. .Tuy nhiên, hiện nay chi phí công tác phí vẫn chưa thắt chặt cụ thể taxi của công ty thanh toán theo thực tế qua biên lai mà không có hoá đơn hợp lệ. Hay hoá đơn nơi lưu trú không hợp lệ bị mờ, nhà cung cấp bỏ trốn.. .làm ảnh hưởng đến quy trình thanh toán. Đối những bộ thanh toán công tác phí cần đầy đủ giấy tờ, mỗi hoá đơn cần kiểm tra xem nhà cung cấp còn hoạt động không.
- Các khoản chi hoa hồng, môi giới phải căn cứ vào hiệu quả mang lại. Đặc biệt, những khoản thanh toán chi phí hoa hồng cần có những giấy tờ sau: hợp đồng, biên bản đối soát, hoá đơn nếu là thanh toán hoa hồng cho công ty. Tuy nhiên, chi phí hoa hồng đối với khách hàng cá nhân chưa được quản lý chặt chẽ cụ thể đối với bộ thanh toán hoa hồng cho cá nhân thiếu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
77
của công ty cho cá nhân mỗi lần chi trả.
- Công ty tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ và trải nghiệm thực tế để nhân viên trau dồi kiến thức. Bên cạnh đấy, có những khoá đào tạo chưa hợp lý làm ảnh hưởng đến thời gian làm việc, năng suất lao động bị giảm. Công ty cần khảo sát xem nhân viên đam mê, phù hợp với công việc gì để đào tạo cho đúng người, đúng lĩnh vực tránh tình trạng đào tạo lan man không hiệu quả.
- Các khoản chi phí văn phòng cần kiểm soát hơn, thay vì tiếp tục sử dụng những nhà cung cấp cũ thì công ty nên tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới với chất lượng tương ứng mà có chiết khấu cao để tiết kiệm khoản chi phí cho công ty. Đối với các khoản văn phòng phẩm cần mua hợp lý tránh tính trạng lãng phí mà không cần thiết. Hiện nay, việc quản lý chi phí văn phòng vẫn chưa được thắt chắt phát sinh rất nhiều khoản chi phí như chuyển phát nhanh, mực in, vật tư.. .Công ty khuyến khích nhân viên không in ấn những giấy tờ không cần thiết, các báo cáo nộp qua internet thay vì những giấy tờ rườm rà để giảm thiểu chi phí tối đa cho công ty.
Công ty cần kiếm soát được các thông tin thực tế về các khoản chi phí trong doanh nghiệp, có hệ thống tiêu chuẩn định mức do công ty xây dựng.
- Đồng thời, HTC-ITC cũng cần xây dựng ý thức tiết kiệm trong từng cán bộ công nhân viên. Thay vì trả lương ngoài giờ, mỗi phòng ban nên sắp xếp lại bảng phân công công việc và tránh việc làm thêm giờ của nhân viên. Việc yêu cầu nhân viên làm thêm giờ có nghĩa là công ty phải trả lương gấp đôi cho mỗi giờ làm thêm. Thay vào đó cần phân công đúng người đúng việc để công việc đạt hiệu quả cao.
- Tăng cường các công tác về tuyên truyền và nâng cao ý thức chấp hành đảm bảo an toàn lao động đến từng người lao động, trang bị đầy đủ phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động. HTC-ITC cần kiên quyết xử lý và quy rõ trách nhiệm vật chất và hành chính đối với những cá nhân không hoàn thành trách nhiệm quản lý hoặc để xảy ra những vi phạm an toàn lao động.
- Công ty cần kiểm soát để hạn chế thu chi không đúng mục đích. Cụ thể, để tiết kiệm chi tiêu quỹ lương thì HTC-ITC cần quản lý quỹ tiền lương trên cơ sở
78
quản lý chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng lao động, đơn giá tiền lương gắn liền với kết quả kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng đơn giá tiền lương chi tiết, cụ thể, thường xuyên kiểm tra định biên lao động, đơn giá tiền lương, đảm bảo tăng năng suất lao động và tốc độ tăng thu nhập thực tế. Xây dựng quy trình KPI hợp lý để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên từ đó có chế độ thưởng, phạt rõ ràng.