Là loại hình của hệ thống tổ chức quản lý, trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một cơ quan hay bộ phận đảm nhiệm. Những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau: (1) Có sự tồn tại các đơn vị chức năng; (2) Không theo tuyến; (3) Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
Theo cơ cấu này, vai trò của người lãnh đạo cao nhất của tổ chức là phải tạo ra được sự ăn khớp giữa những người lãnh đạo chức năng (quản lý các bộ phận), đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn, trái ngược nhau.
Ưu điểm: Loại hình này có ưu điểm đẩy mạnh việc chuyên môn hóa các chức năng quản lý, đòi hỏi các kiến thức sâu, thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo.
Thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề; tạo điều kiện cho mỗi các nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.
Giảm sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng. Thúc đẩy việc đưa ra giải pháp mang tính chuyên môn và chất lượng cao.
Công việc trong tổ chức dễ giải thích phần lớn các nhân viên có thể hiểu được vai trò của từng đơn vị hay bộ phận, mặc dù nhiều người có thể không biết các cá nhân trong mỗi bộ phận chức năng đó làm gì.
Nhược điểm: Làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên. Đặc biệt là khi các mệnh lệnh có tính trái ngược nhau sẽ gây khó khăn cho việc chấp hành từ đó làm yếu chế độ thủ trưởng.
41
Có thể dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận làm cho tính hệ thống của tổ chức bị suy giảm. Khi đó, tính khái quát, phối hợp giữa các bộ phận kể cả trong bộ phận lãnh đạo hạn chế nhiều nhất là tổ chức phải đối phó với sự thay đổi của môi trường bên ngoài.
Cơ cấu này chỉ có thể phát huy tác dụng khi môi trường hoạt động của tổ chức tương đối ổn định. Ngược lại, nó sẽ bộc lộ nhiều nhược điểm và không phát huy được những tác dụng tích cực. Nói cách khác, nếu môi trường làm việc không ổn định thì cấu trúc này bộc lộ tính kém linh hoạt, thậm chí cứng nhắc, kém hiệu quả.