Để nâng cao chất lượng các quyết định và hiệu lực, hiệu quả quản lý của tổ chức, thông tin quản lý kinh tế cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tính chính xác
Tính chính xác (độ tin cậy) là yêu cầu hàng đầu với thông tin quản lý kinh tế. Để đảm bảo tính chính xác, thông tin quản lý kinh tế cần đạt được những yêu cầu sau:
Thứ nhất, thông tin cần phản ánh một cách trung thực, khách quan tình hình của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh.
Thứ hai, thông tin phải được đo lường chính xác và chi tiết hóa đến mức cần thiết để làm căn cứ cho việc ra quyết định quản lý đúng đắn, đảm bảo hiệu quả cao.
Thông tin không xác thực, thiếu độ tin cậy thường gây khó cho tổ chức, để lại hậu quả không tốt.
- Tính đầy đủ, thích hợp và dễ hiểu
Tính đầy đủ: Thông tin cung cấp cho chủ thể quản lý phải là những thông tin cần và đủ, bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý mới giúp cho việc ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và đảm bảo mang lại hiệu quả. Tránh thiếu thông tin cần thiết và thừa thông tin
50
không cần cho lãnh đạo và quản lý. Yêu cầu này đảm bảo cho chủ thể quản lý có thể xem xét tính đa dạng, phức tạp của đối tượng quản lý để điều chỉnh hoạt động của đối tượng quản lý phù hợp với tình huống hoặc bối cảnh cụ thể. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến quyết định quản lý và hành động không đáp ứng được đòi hỏi của tình hình thực tiễn.
Tính thích hợp, dễ hiểu: Thể hiện ở sự diễn đạt mạch lạc, rõ ràng của thông tin đáp ứng yêu cầu của người nhận, không nên quá nhiều từ viết tắt, đa nghĩa, ... gây nên nhiều phí tổn do việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
- Tính kịp thời, hữu ích:
Thông tin phải đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của người lãnh đạo và cơ quan quản lý sử dụng thông tin, ra quyết định mới hữu ích. Nếu thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không đạt được mục đích vì vấn đề chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình làm cho thông tin bị lạc hậu, không còn tác dụng. Nếu thu thập và xử lý thông tin quá muộn làm cho việc ra quyết định chậm trễ, triển khai kém hiệu quả. Vì vậy, để đảm bảo thông tin phục vụ quản lý kịp thời cần hoàn thiện kỹ thuật, công nghệ xử lý thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin.
- Tính bảo mật (được bảo vệ):
Thông tin là nguồn lực quý của tổ chức, do vậy cần phải được bảo vệ và một số loại thông tin phải được bảo mật. Chỉ có người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin.
Thông tin nếu thiếu an toàn có thể gây nên những tổn hại cho tổ chức, vì vậy khi luân chuyển thông tin trong quản lý phải bảo vệ được các vấn đề bí mật nội bộ của hệ thống.
Ngoài ra, thông tin quản lý kinh tế còn cần đáp ứng đủ các yêu cầu khác như: Tính kinh tế (thể hiện chi phí về thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả); Hệ thống kỹ thuật, công nghệ xử lý thông tin phải thích hợp.
7.2. Bản chất, vai trò và yêu cầu đối với quyết định quản lý kinh tế
a) Bản chất quyết định quản lý kinh tế. Quá trình quản lý kinh tế về thực chất là quá
trình ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý kinh tế, cho dù quá trình đó diễn ra trong phạm vi đơn vị kinh tế cơ sở hay trên tổng thể nền kinh tế quốc dân. Có nhiều khái niệm khác nhau về quyết định quản lý kinh tế:
Quyết định quản lý kinh tế là các chỉ thị, mệnh lệnh của chủ thể quản lý nhằm tổ chức, định hướng và kích thích các hoạt động kinh tế của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu.
Quyết định quản lý kinh tế là hành vi của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, tính chất và chương trình hoạt động của con người, tập thể hoặc tổ chức phải thực hiện để giải quyết một vấn đề nhất định.
51
Quyết định quản lý kinh tế còn được hiểu là quá trình xác định, lựa chọn và thực hiện những phương thức hành động để giải quyết một vấn đề cụ thể nhất định thuộc phạm vi quản lý của tổ chức.
Đặc điểm của quyết định quản lý kinh tế
Mỗi quyết định quản lý kinh tế đều nhằm trả lời các câu hỏi sau đây: Quyết định nhằm giải quyết vấn đề gì? Mục tiêu cần đạt được là gì? Phải làm gì để đạt mục tiêu? Nguồn lực, thời gian cần có để thực hiện? Ai ra quyết định? Ai triển khai thực hiện và chịu trách nhiệm về thực hiện quyết định đó?
Quyết định quản lý kinh tế là một quá trình nên phải có thông tin, thời gian hợp lý để nhận diện vấn đề cần giải quyết, chuẩn bị căn cứ cho việc xây dựng, thẩm định, chọn phương án, phương thức hành động. Quyết định quản lý kinh tế không chỉ dừng lại ở khâu ban hành, mà liên quan đến cả khâu tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra, đánh giá thực hiện quyết định.
Một quyết định quản lý kinh tế được coi là tối ưu khi quyết định đó lựa chọn và xác định được các phương án hợp lý nhất về khai thác các nguồn lực để phát triển kinh tế, đồng thời huy động tối đa mọi nguồn lực cho việc thực hiện các phương án đã xác định. Như vậy, cấu thành một quyết định quản lý kinh tế bao gồm hai bộ phận: Thứ nhất là phương án về sản phẩm, khoa học - công nghệ, huy động và sử dụng vốn, tiêu thụ sản phẩm, liên doanh liên kết; Thứ hai là cách thức tổ chức, điều khiển, định hướng, khuyến khích, kiểm tra...
Quyết định quản lý kinh tế gắn liền với phạm vi quản lý, tức là gắn với cấp quản lý. Phạm vi quản lý càng lớn, nghĩa là sự bao quát của chủ thể quản lý đối với các hoạt động kinh tế càng rộng thì sự thành công do quyết định quản lý mang lại sẽ càng lớn. Ngược lại, nếu quyết định quản lý không phù hợp thì những thiệt hại do nó gây ra càng nghiêm trọng. Điều đó đặt ra một yêu cầu mang tính khách quan là các quyết định quản lý kinh tế ở cấp càng cao càng phải được đầu tư chuẩn bị công phu và thận trọng.
Phân loại quyết định quản lý kinh tế
Có nhiều loại quyết định quản lý. Do tính chất đa dạng, phong phú của công việc quản lý, các loại quyết định quản lý kinh tế phản ánh cách thức quản lý khác nhau. Để tiếp cận các loại quyết định quản lý kinh tế thường sử dụng các tiêu chí sau đây:
Theo cấp quản lý: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành: Quyết định quản lý kinh tế cấp trung ương, cấp địa phương và cấp cơ sở.
Theo phạm vi tác động: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành: Quyết định quản lý kinh tế trong phạm vi đơn vị kinh tế cơ sở, ngành kinh tế, địa phương, vùng lãnh thổ và trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Theo lĩnh vực kinh tế: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành: quyết định quản lý tài chính, vật tư - kỹ thuật, phân phối sản phẩm, tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ...
52
Theo thời gian thực hiện: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành quyết định quản lý kinh tế dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
Theo hình thức thể hiện: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành quyết định quản lý kinh tế thành văn và quyết định quản lý kinh tế không thành văn.
Theo tính chất của quyết định quản lý: Quyết định quản lý kinh tế được chia thành: Quyết định quản lý kinh tế mang tính chiến lược và quyết định quản lý kinh tế mang tính tác nghiệp.