Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người và tổ chức. Không có thông tin, con người cũng như tổ chức không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường. Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức. Người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải
48
tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Trên tầm vĩ mô, thông tin hỗ trợ và phục vụ cho công tác hoạch định chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, ban hành và tổ chức thực thi chính sách pháp luật, công tác lãnh đạo, điều hành và kiểm tra hoạt động kinh tế của nhà nước.
Dưới đây là vai trò của thông tin đối với quản lý kinh tế xét theo tiếp cận quá trình, không phân biệt đó là tổ chức là doanh nghiệp hay cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế.
- Vai trò của thông tin đối với công tác lập kế hoạch và ra quyết định
Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc nhiều khó khăn và phức tạp nhưng lại là vấn đề có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Muốn có kế hoạch, chương trình hành động đúng, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin (đầy đủ, chính xác, kịp thời) mà các nhà quản lý kinh tế có thể giải quyết đúng đắn, có hiệu quả những vấn đề cơ bản sau: Nhận thức vấn đề cần giải quyết, trật tự ưu tiên trong việc lập kế hoạch và ra quyết định; Xác định các cơ hội, thách thức đối với tổ chức; Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu; Lập và lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định quản lý.
- Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
Vai trò này được thể hiện ở những phương diện sau: Nhận thức các vấn đề liên quan đến thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức quản lý, phân công và phân cấp, phân nhiệm và giao quyền; Cung cấp dữ liệu cần thiết liên quan nguồn lực của tổ chức về vật chất, phương tiện kỹ thuật, nhân lực, tài chính; Xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp, sử dụng, phân bổ, điều tiết, điều chuyển nguồn lực và các vấn đề khác liên quan đến công tác tổ chức.
- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
Thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý kinh tế giải quyết đúng đắn, có hiệu quả các vấn đề sau: Nhận thức đúng động cơ thúc đẩy nhân viên, các cộng sự; Cung cấp các dữ liệu làm cơ sở xây dựng nội quy, quy chế hoạt động và chính sách của tổ chức; Lựa chọn phương pháp quản lý, phong cách lãnh đao phù hợp, hiệu quả.
- Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra, đánh giá quyết định
Thông tin có vai trò quan trọng đối với công tác kiểm tra thể hiện ở các nội dung sau: Nhận thức vấn đề kiểm tra; Cung cấp dữ liệu để xây dựng các yêu cầu, nguyên tắc kiểm tra, tiêu chuẩn đánh giá; Xây dựng các phương án đo lường và giải pháp xử lý những sai lầm, khuyết điểm của chủ thể quản lý về các quyết định; Xử lý các mâu thuẫn, bất hợp lý khác; Thông tin về kết quả kiểm tra, đánh giá thực hiện quyết định thông qua hệ thống thông tin phản hồi.
- Vai trò kết nối của thông tin đối với quá trình quản lý
Mọi quá trình quản lý đều là quá trình thông tin: Thu thập - Xử lý thông tin - Ra quyết định - Truyền đạt - Lưu trữ thông tin.
49
Thông tin thực hiện chức năng và vai trò liên kết, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong hệ thống quản lý nói riêng, hệ thống kinh tế - xã hội nói chung nhằm đạt mục tiêu.
Thông tin (xuôi, ngược) là phương tiện tương tác qua lại giữa chủ thể và đối tượng quản lý, là yếu tố liên kết tổ chức với môi trường bên ngoài và đảm bảo cho quản lý là hệ thống mở, có khả năng thích nghi với sự thay đổi của môi trường.
- Vai trò của thông tin đối với hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh
Ngày nay, người ta coi thông tin là hàng hóa, là của cải, là nguồn lực của sự phát triển. Khi người lãnh đạo và quản lý được đảm bảo tốt về thông tin sẽ có nhiều khả năng ra quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả. Điều đó phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của thông tin.
Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và yêu cầu cao của quản lý kinh tế, thông tin cũng thay đổi cả về quy mô, cơ cấu và tốc độ, đồng thời phải đảm bảo về mặt kinh tế (tiết kiệm chi phí). Cần phải xây dựng hệ thống thông tin hợp lý và ứng dụng kỹ thuật công nghệ thông tin ở từng cơ quan, đơn vị cũng như phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân để nâng cao hiệu quả quản lý.
Như vậy, thông tin có vai trò vừa là cơ sở tiền đề của các quyết định, vừa là công cụ của các quyết định quản lý. Trong thực tiễn, thông tin không chỉ có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, mà còn tác động to lớn đến giáo dục, đào tạo, đến nhận thức các vấn đề chính trị và xã hội.