7. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
2.2.1. Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ mà công ty sử dụng thực hiện theo đúng nội dung, quy định của luật kế toán và Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản khác liên quan đến chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ kế toán có đủ chỉ tiêu, chữ kí các chức danh theo quy định. Các chứng từ kế toán mà Công ty lập bằng máy vi tính như phiếu thu, phiếu chi cũng đảm bảo được các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Hệ thống chứng từ tiền tệ: Chứng từ nguồn tiền (Hóa đơn GTGT, Cam kết góp vốn, Giấy báo nợ của ngân hàng, Hợp đồng cho vay); Phiếu thu; Chứng từ xin chi; Chứng từ duyệt chi; Phiếu chi, Giấy báo có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ.
Hệ thống chứng từ hàng tồn kho: Hóa đơn mua hàng; Biên bản góp vốn (đối tác góp vốn bằng NVL, hàng hóa…); Biên bản kiểm nghiệm; Phiếu nhập kho; Chứng từ xin xuất; Chứng từ duyệt xuất; Phiếu xuất kho; Thẻ kho; Biên bản kiểm kê vật tư.
Hệ thống chứng từ lao động và tiền lương: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, sa thải,…; Bảng chấm công; Phiếu giao khoán; Biên bản kiểm tra chất lượng công trình, công việc hoàn thành; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng thanh toán lương và BHXH; Bảng phân phối thu nhập theo lao động; Chứng từ chỉ tiền thanh toán cho người lao động; Chứng từ đền bù thiệt hại, bủ trừ nợ.
Hệ thống chứng từ TSCĐ: Quyết định tăng giảm TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Thẻ TSCĐ.
Hệ thống chứng từ bán hàng: Hợp đồng cung cấp, Hóa đơn bán hàng. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty tại Phụ lục 01
Công ty đã ban hành quy trình lập và luân chuyển chứng từ. các chứng từ kế toán được lập dựa trên chế độ kế toán hiện hành với các nguyên tắc cụ thể sau:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lien quan đến hoạt động của Công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ rang, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ rang thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy vi tính hoặc viết lồng giấy than.
- Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: + Tên và số liệu của chứng từ kế toán
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
+Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số tổng số tiền của chứng từ kế toán dung để thu chi ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán dung để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước đó. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Việc giao nhận các chứng từ kế toán giữa kế toán chi tiết các phần hành với kế toán tổng hợp phải mở sổ giao nhận và ký người giao nhận. Các bộ phận kế toán chi tiết phải tập hợp đầy đủ chứng từ gốc theo phân công nhiệm vụ trước khi bàn giao cho kế toán tổng hợp.
- Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung tại bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán đó và xác minh tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không chi tiền, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cho lãnh đạo đơn vị biết xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
- Các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài như Phiếu giá thanh toán, hợp đồng, hóa đơn… khi ghi sổ phải được dịch ra tiếng Việt. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng việt. Bản chứng từ dịch
Trích dẫn một số chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty như hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi… Phụ lục 01
Có thể khái quát quá trình luân chuyển chứng từ kế toán tại các đội của Công ty cổ phần Vinaconex 25 gồm các bước sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, phân loại sắp xếp chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
- Về việc lập chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng
từ
Nhìn chung, công tác lập chứng từ tại các đội đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán, mỗi đội căn cứ vào yêu cầu công tác quản lý kế toán mà áp dụng khác nhau. Tuy nhiên nhiều đội vận dụng các chứng từ hướng dẫn chưa khoa học, chưa phù hợp hoặc không thống nhất trong các kỳ kế toán hoặc không có sự thống nhất những chứng từ kế toán hướng dẫn tại một đơn vị phụ thuộc. Ví dụ như: giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng giao khoán công việc… Một số đội chưa phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh vào chứng từ đầy đủ các yếu tố theo quy định, ví dụ: hồ sơ khối lượng nghiệm thu với chủ đầu tư: Làm chứng từ hạch toán ghi nhận doanh thu các công trình. Kế toán theo dõi các công trình xây lắp sau khi nhận hồ sơ nghiệm thu khối lượng công trình từ các ban liên quan có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ làm cơ sở đề xuất hóa đơn cho chủ đầu tư, trình kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị phê duyệt sau đó chuyển liên 2 hóa đơn cho chủ đầu tư, liên 3 cùng hồ sơ gốc chuyển kế toán tổng hợp để hạch toán ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên do việc nghiệm thu với Chủ đầu tư qua rất nhiều bước cho nên một số công việc đã hoàn thành tại thời điểm cuối quý, năm cần phải ghi nhân doanh thu cho đơn vị nhưng không thực hiện được.
Hồ sơ khối lượng nghiệm thu với các nhà thầu phụ: Làm chứng từ hạch toán ghi nhận chi phí các công trình xây lắp. Kế toán theo dõi các công trình xây lắp sau khi ghi nhận hồ sơ nghiệm thu khối lượng công trình từ các ban liên quan có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ sau đó yêu cầu các đơn vị thầu phụ xuất hóa đơn GTGT đồng thời bàn giao toàn bộ hồ sơ gốc cho kế toán tổng hợp hạch toán ghi nhận chi phí. Tuy nhiên do một số Phòng, Ban chức năng
trong quá trình thực hiện không thống nhất được khối lượng với các nhà thầu phụ hoặc do phân chia ban đầu không rõ ràng do đó đến kỳ lập báo cáo tài chính thiếu hồ sơ nghiệm thu của nhà thầu phụ.
- Về việc kiểm tra chứng tư
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán chịu trách nhiệm lập chứng từ tiến hành kiểm tra lần đầu tiên nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như điều kiện phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, khâu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và tiếp cận nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tránh nhầm lẫn trong khâu định khoản, ghi sổ kế toán. Tuy nhiên, công tác kiểm tra lần đầu chứng từ còn thiếu sót ở một số đội do trình độ năng lực cán bộ kế toán nên đôi khi chưa quan tâm đến tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh mà mới chỉ quan tâm đến giá trị, khối lượng nên dễ mắc sai lầm trong quá trình kiểm tra.
Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp là người tiến hành kiểm tra chứng từ kế toán lần hai, nhiệm vụ của người kiểm soát sau cùng này đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào tài khoản của nhân viên kế toán, khâu kiểm tra này được thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành và kế toán đã ghi chép phản ánh vào tài khoản nên những sai sót (nếu có) được phát hiện sẽ mất tính thời sự và giải pháp khắc phục đưa ra thường bị động.
- Việc phân loại sắp xếp chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các doanh nghiệp rất nhiều, đa dạng về loại hình chứng từ. Qua khảo sát tại các đội tôi nhận thấy có 2 cách phân loại chứng từ đang được các đội áp dụng phổ biến hiện nay là chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ trung gian (chứng từ tổng hợp). Số lượng chứng từ mỗi loại phụ thuộc vào việc vận dung hình thức kế toán cụ thể và mức độ tin học hóa công tác kế toán tại mỗi đội.
Việc sắp xếp chứng từ được thực hiện tùy theo yêu cầu quản lý chung của Công ty, sắp xếp chứng từ theo phiếu thu, chi tiền mặt, báo nợ, báo có tiền gửi, chứng từ xuất nhập vật tư, tài sản… Theo cách sắp xếp này, số thứ tự của chứng từ tăng lên liên tục theo từng loại chứng từ gốc (phiếu thu, chi…) theo cách sắp xếp chứng từ tăng theo thứ tự của chứng từ ghi sổ.
- Về việc lưu trữ bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán ở Công ty cổ phần Vinaconex 25 hiện nay phần lớn được đánh số và ghi sổ lên báo cáo tài chính và đóng thành từng tập theo tháng do kế toán tổng hợp cất giữ. Khi báo cáo tài chính được xét duyệt, toàn bộ chứng từ được lưu trữ tại phòng kế toán ít nhất là 3 năm sau đó hồ sơ đưa vào lưu trữ tại kho của đơn vị. Ở Công ty tài liệu kế toán tại phòng kế toán đã quá thời hạn lưu trữ theo Luật kế toán nhưng chưa làm thủ tục hủy gây tồn kho quá lớn, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ.