- Tổ chức bộ máy kế toán
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty áp dụng theo mô hình tập trung phát huy tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán kế toán giúp Giám đốc Công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động đơn vị mình.
Tổ chức bộ máy kế toán cần phải được hoàn thiện phù hợp với điều kiện của Công ty nhằm thu nhận, xử lý phân tích và cung cấp thông tin một cách
chính xác, kịp thời, đầy đủ. Theo đó tổ chức bộ máy kế toán cần phải tương ứng với qui mô công tác kế toán cũng như khối lượng công việc kế toán cần thực hiện.
Xuất phát từ những hạn chế trong tổ chức bộ máy kế toán, Công ty cần hoàn thiện tố chức bộ máy kế toán theo hướng sau:
- Xây dựng bộ máy kế toán theo hướng vừa tập trung vừa phân tán. Do
Công ty có quy mô lớn các công trình của Công ty phân tán ở khắp nơi trong cả nước đơn vị nên lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Khi đó, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung. Cung cấp kịp thời thông tin cho các lãnh đạo của các bộ phận trực thuộc và trong bộ máy kế toán, phát huy được vai trò kế toán tại các đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy này tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ có hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
- Xác định số lượng phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ cụ thể của
từng phần hành kế toán một cách khoa học và hợp lý. Các phần hành kế toán tại
Công ty đã được phân chia khá phù hợp, tuy nhiên việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán còn chồng chéo, một người chịu sự quản lý của nhiều người. Vì vậy cần chuyên môn hóa trong phân công công việc.
- Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ kế toán.
Trong tình hình hiện nay khi môi trường pháp lý (Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực, Chế độ kế toán...của Việt Nam đang trong giai đoạn hoàn thiện và chuẩn hóa vì vậy mà có những thay đổi liên tục. Vì vậy đòi hỏi Công ty có sự đầu tư tạo điều kiện cho nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cập nhật thông tin về lĩnh vực kế
toán cho nhân viên dưới các hình thức mở các lớp tập huấn, đào tạo,.. Với đội ngũ nhân viên với tuổi đời còn trẻ nên đây là điều rất thuận lợi cho Công ty.
- Kiểm tra lại các mối quan hệ trong bộ máy kế toán
Trong bộ máy kế toán vẫn còn tồn tại các mối quan hệ họ hàng, người thân vì vậy để đảm bảo đúng quy định pháp luật cần kiểm tra lại các mối quan hệ trong đội ngũ kế toán, tránh các hiện tượng kiêm nhiệm, tránh các mối quan hệ họ hàng đảm bảo tính trung thực, khách quan trong bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Tại Công ty mới chỉ quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính sao cho đúng với chế độ hiện hành chứ chưa quan tâm tới Báo cáo quản trị phục vụ cho công tác nội bộ, nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin về tình hình chi phí, doanh thu, hiệu quả của từng bộ phận; cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin thực hiện; chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực hiện; phục vụ việc lập báo kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra điều hành và ra quyết định,.... Công ty vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác báo cáo quản trị, việc lập Báo cáo quản trị mới chỉ dừng lại ở mục tiêu ngắn hạn, trước mắt chưa được triển khai một cách đồng bộ và khoa học. Nhất là trong lĩnh vực xây lắp, công tác kiểm soát chi phí càng phải được quan tâm hơn nữa bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành công trình và chất lượng công trình thi công.
Vì vậy trong phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty, tổ chức bộ máy kế toán quản trị là một khâu rất quan trọng. Mô hình tổ chức kế toán quản trị cần phải được tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động, qui mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Căn cứ vào điều kiện cụ thể, Công ty có thể tổ chức kế toán theo một trong các mô hình sau:
+ Mô hình kết hợp: Là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị với hệ thống kế toán tài chính theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, Kế toán bán hàng.... Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ngoài ra còn phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung. Mô hình này sẽ tiết kiệm chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế toán nhưng hiệu quả không cao vì kế toán tài chính và kế toán quản trị tuân thủ những nguyên tắc khác nhau.
+ Mô hình tách biệt: Là mô hình tổ chức hệ thống kế toán quản trị riêng biệt với hệ thống kế toán tài chính. Mô hình này áp dụng phù hợp với Công ty có qui mô lớn. Theo mô hình này kế toán quản trị sẽ phát huy được tối đa vai trò, chức năng của mình, tuy nhiên sẽ phải mất rất nhiều chi phí để vận hành mô hình này.
+ Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp giữa hai mô hình nêu trên, trong đó tổ chức bộ máy quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo mô hình kết hợp. Mô hình hỗn hợp có tính linh hoạt và có khả năng cung cấp thông tin cao, nhưng theo mô hình này Công ty cũng phải đầu tư tương đối lớn để tổ chức vận hành bộ máy và tổ chức thực hiện công tác kế toán.
Theo tác giả, Công ty nên tổ chức theo mô hình kết hợp: là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị với hệ thống kế toán theo từng phần hành kế toán.
+ Bố trí nhân sự kế toán quản trị: Dù lựa chọn mô hình nào nhưng để bộ máy kế toán quản trị vận hành hiệu quả, công tác lựa chọn, sắp xếp nhân sự thực hiện các phần việc có vai trò hiệu quả. Một trong những cách thức phổ biến để tổ chức bộ máy kế toán quản trị là tổ chức theo chức năng của hệ thống kế toán quản trị. Bộ máy kế toán quản trị được tổ chức gồm 3 bộ phận theo sơ đồ 3.1.
Trong các bộ phận này có thể bố trí những nhân viên kế toán quản trị riêng hoặc kiêm nhiệm những phần công việc của kế toán chung tùy theo mô hình tổ chức kế toán quản trị công ty.
Bộ phận dự toán sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty xây dựng các dự toán kinh doanh cho các kế hoạch hoạt động của Công ty. Bộ phận phân tích sẽ đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so vớí dự toán, phân tích tìm ra nguyên nhân (nếu có), đồng thời đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc sử dụng chi phí. Bộ phận tư vấn dự án sẽ thu thập những thông tin phù hợp để hỗ trợ, tư vấn các nhà quản trị quyết định lựa chọn và thực hiện dự án của đơn vị.
Sơ đồ 3.1. Mô hình kế toán quản trị tại Công ty
+ Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán quản trị cũng được thực hiện một cách linh hoạt theo đặc thù và qui mô hoạt động của Công ty. Nguyên tắc chung là dựa trên cơ sở hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo do Bộ Tài chính thống nhất ban hành cho hệ thống kế toán tài chính, tùy theo yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh mà có thể thiết kế thêm các biểu mẫu, các chi tiết phù hợp với nội dung và chức năng của kế toán quản trị, đáp ứng yêu cầu quản trị đề ra.
Trên cơ sở phân tích yêu cầu quản trị đối với từng đối tượng quản trị, Công ty xây dựng và hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu theo các đối tượng quản trị như:
+ Quản trị tài sản; + Quản trị nguồn vốn; Bộ phận kế toán quản trị Bộ phận dự toán Bộ phận phân tích đánh giá Bộ phận tư vấn đánh giá
+ Quản trị chi phí + Quản trị doanh thu
+ Quản trị kết quả kinh doanh