- Tổ chức bộ máy kế toán
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức về hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ để hạch toán kế toán, việc lập, thu nhận chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của công tác kế toán. Để công tác quản lý tài chính của đơn vị, cung cấp thông tin chính xác kịp thời đầy đủ cho công tác kế toán thì việc lập chứng từ kế toán và tổ chức vận dụng, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán là đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán của đơn vị. Chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Nội dung cơ bản của việc hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ gồm có:
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại Công ty.
+ Xây dựng hệ thống chứng từ trên cơ sở theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 theo hệ thống chứng từ hướng dẫn và vẫn đảm bảo được các nội dung của chứng từ kế toán theo qui định tại Điều 17 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015 có hiệu lực ngày 01/01/2017, từ đó nâng cao khả năng sáng tạo và vận dụng chứng từ kế toán tại đơn vị.
+ Xây dựng hệ thống chứng từ nội bộ giữa Công ty với các Đội thi công với nhau để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống. Thống nhất trong ghi chép, thống nhất với hệ thống chứng từ chung theo Nhà nước.
- Hoàn thiện qui trình về việc lập chứng từ
Việc lập chứng từ kế toán cần được qui định cụ thể để các phòng ban trong Công ty thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận, nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đó trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ.
+ Xây dựng danh mục, mẫu biểu, phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ.
+ Qui định thời điểm lập chứng từ, qui trình phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong Công ty. Có kế hoạch sử dụng chứng từ điện tử cũng như có kế hoạch bảo mật dữ liệu trên máy tính.
- Hoàn thiện qui trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ.
Qui trình luân chuyển chứng từ xác định đường đi của chứng từ, đảm bảo chứng từ kế toán được lập một cách chặt chẽ, cập nhật kịp thời vào sổ kế toán. Nội dung cơ bản cần hoàn thiện của việc luân chuyển chứng từ kế toán:
+ Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát kiểm tra và quản lý, tránh được khâu trung gian và kịp thời cập nhật thông tin vào sổ kế toán;
+Xác đinh quyền hạn, Trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình luân chuyển chứng từ;
+ Tăng cường công tác kiểm tra, qui định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, phân công trách nhiệm trong quá trình kiểm tra, kiểm soát từ khâu lập chứng từ, ghi chép, nội dung chứng từ đến khâu kiểm tra lần 1, lần 2 để làm rõ trách nhiệm trong từng khâu của công tác quản lý. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho
việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực cho công tác kế toán sau này, phục vụ công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kế toán nên mở sổ theo dõi giao nhận chứng từ để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra chứng từ.
Ví dụ: Xây dựng quy trình tạm ứng — thanh toán tam ứng. (1) Nhân viên trình giấy đề nghị tạm ứng cho Ban giám đốc;
(2) Ban giám đốc xét duyệt và gửi lại giấy đề nghị tạm ứng cho nhân viên; (3) Nhân viên gửi bộ chứng từ gồm giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt qua phòng kế toán;
(4) Kế toán đối chiếu, lập phiếu chi;
(5) Kế toán gửi bộ chứng từ gồm giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi qua thủ quỹ;
(6) Thủ quỹ nhận chứng từ; (7) Thủ quỹ chi tiền;
(8) Nhân viên sau khi tạm ứng phải hoàn ứng, căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán... và quy định tạm ứng của công ty, lập bảng hoàn ứng;
(9) Nhân viên gửi bảng hoàn ứng kèm theo hóa đơn, chứng từ thanh toán (10) Kế toán chứng nhận chứng từ kiểm tra đối chiếu và ghi sổ kế toán; (11a) Kế toán lập phiếu thu nếu tiền tạm ứng còn dư;
(11b) Kế toán lập phiếu chi nếu tiền tạm ứng còn thiếu; (12a) Kế toán gửi phiếu thu qua thủ quỹ;
(12b) Kế toán gửi phiếu chi qua thủ quỹ;
(13a) Thủ quỹ nhận Phiếu thu và thu lại tiền tạm ứng còn dư; (13b) Thủ quỹ nhận phiếu chi và chi thêm tiền còn thiếu.