- Tổ chức bộ máy kế toán
2.3.2. Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm trên thì tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần Vinaconex 25 vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
- Tổ chức chứng từ kế toán
Đây là một khâu quan trọng, đảm bảo sự chính xác của các nghiệp vụ kinh tể tài chính phát sinh. Tuy nhiên tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 vẫn còn những tồn tại như:
Một số chỉ tiêu trên hóa đơn vẫn còn chưa đầy đủ thông tin như thiếu chữ ký của các bên liên quan, hình thức thanh toán....vẫn còn những sai sót như gạch xóa trên chứng từ hóa đơn GTGT, một số thông tin trên Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho vẫn còn bỏ trống như cột mã số nguyên vật liệu.
Các nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng chưa kịp thời dẫn đến nhiều cá nhân chưa hoàn trả thanh toán tiền tạm ứng cho Công ty. Việc mở sổ theo dõi, đôn đốc các trường hợp này chưa được thường xuyên, liên tục.
Do toàn bộ công tác tập hợp chứng từ phần lớn được thực hiện dưới các Đội, sau đó được Đội tiến hành chuyển lên Phòng kế toán Công ty. Với những công trình thi công ở xa, việc đi lại gặp nhiều khó khăn, nên nhiều hóa đơn, chứng từ tập hợp về Phòng kế toán Công ty bị chậm trễ, không kịp thời. Công tác tổng hợp chi phí bị dồn vào cuối kỳ, việc hạch toán cũng như quyết toán công trình cần hoàn thành là lớn, nhiều khi tạo nên những sai sót trong công tác hạch toán. Bên cạnh đó các Đội chưa thực hiện nhiệm vụ luân chuyển chứng từ hợp lý về mặt thời gian do những nguyên nhân chủ quan đã gây trở ngại trong công tác luân chuyển chứng từ đúng thời hạn.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Về cơ bản Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản có trong hệ thống tài khoản kế toán theo qui định của Bộ Tài chính, tuy nhiên theo tác giả còn một số bất cập cần xem xét.
Một là, chưa sử dụng tài khoản cần thiết phù hợp với đặc thù xây dựng.
Ví dụ: Mặc dù là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, khai thác mỏ và đầu tư bất động sản nhưng Công ty vẫn không sử dụng tài khoản Tài khoản
1567 – Hàng hóa bất động sản , trong hoạt động kinh doanh bất động sản; Tài khoản 337 — Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng, mục đích của tài khoản này là dùng để phản ảnh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định của hợp đồng xây dựng dở dang; Tài khoản 352 - Dự phòng phải trả, trong việc trích trước dự phòng phải trả của Công ty mà đặc biệt là chi phí bảo hành xây lắp các công trình Công ty cam kết bảo hành.
Hai là, các tài khoản chi tiết còn chưa hợp lý gây khó khăn cho việc lấy số
liệu khi muốn kết hợp nhiều chỉ tiêu
Ví dụ: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng,
chưa phản ánh được chi tiết là khoản phải thu của doanh nghiệp về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ....
Ba là, sử dụng sai tài khoản để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ: Khi có phát sinh nghiệp vụ kế toán về công tác bảo hành công trình xây lắp, Công ty hạch toán vào tài khoản 641(6415) - Chi phí bán hàng. Theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, để trích trước khoản dự phòng bảo hành công trình, kế toán sử dụng tài khoản 352 - Dự phòng phải trả và hạch toán chi phí trích trước vào tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán.
Hình thức sổ kế toán trong Công ty là hình thức Chứng từ ghi sổ trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán bằng máy vi tính. Cho nên, mọi sổ sách kế toán đều sử dụng mẫu theo phần mềm qui định.Thực tế trên sổ sách kế toán và báo cáo vẫn còn thiếu dấu giáp lai. Một số tài khoản chưa được mở sổ chi tiết để thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm tra.
Hệ thống báo cáo còn chưa chú trọng đến báo cáo phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, các báo cáo chi tiết thông tin chi phí cho nhà quản lý cần
được xây dựng để công tác đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh được thuận lợi.
- Tổ chức bộ máy kế toán:
Mặc dù đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc nhưng trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán là không đồng đều. Do đó khả năng cập nhật, áp dụng các Chính sách, Chuẩn mực, Chế độ cũng có sự khác biệt.
Công việc của bộ phận báo cáo kế toán chỉ tập trung vào một, hai người, từ việc lập báo cáo tài chính quý, năm, các báo cáo quản trị, báo cáo thống kê,...khiến cho khối lượng công việc dồn quá nhiều vào một thời gian ngắn.
Chưa có sự luân chuyển công việc giữa các nhân viên kế toán do đó gây khó khăn khi có nhân viên nghỉ việc trong việc bàn giao lại công việc.
Vẫn còn tồn tại hiện tượng các kế toán viên có quan hệ họ hàng với nhau như vậy là trái với quy định pháp luật, ảnh hưởng đến tính khách quan trong bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính mà chưa có bộ phận phục vụ cho yêu cầu quản trị. Do đó chưa chú trọng, tổ chức tốt tới việc thực hiện thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh một cách cụ thể cho các nhà quản lý, trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh tế tài chính. Chỉ trong trường hợp khi nhà quản lý yêu cầu thì thông tin mới được cung cấp, điều này khiển cho việc ra quyết định quản lý bị động hơn.
- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Trong điều kiện hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ còn hạn chế nên việc kiểm tra của Công ty cổ phần Vinaconex 25 mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra các Báo cáo tài chính, các phần hành về chi phí, doanh thu,...
Công tác kiểm tra kế toán thường chỉ áp dụng kiểm tra thông thường trên giấy tờ, sổ sách chưa đi sâu vào kiểm tra có đúng với thực tế hay không. Việc kiểm tra cuối năm được Công ty mời kiểm toán vào làm việc và dà soát lại những ghi chép và hạch toán của Công ty.
Hiện tại Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát tình hình tài chính của Công ty mình. Đây là một hạn chế lớn của Công ty khi mà công tác quản lý thuế của Nhà nước đang áp dụng thực hiện cơ chế quản lý tự kê khai, tự nộp thuế.
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là một vấn đề phức tạp vì đây là cơ sở
cho việc xây dựng bộ máy kế toán một cách hiệu quả. Quá trình nghiên cứu và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty về mô hình tổ chức, chính sách chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ,... cũng chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân trong việc tổ chức công tác kế toán để dưa ra hướng hoàn thiện.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25
3.1. YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25