- Tổ chức bộ máy kế toán
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức về hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 và các văn bản hướng dẫn sửa đổi bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp. Việc xây dựng các tài khoản chi tiết cần được nghiên cứu nhằm đáp ứng được yêu cầu thông tin, báo cáo.
Hoạt động của Công ty chủ yếu là xây lắp hạ tầng, khai thác mỏ, đầu tư kinh doanh bất động sản…, do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có dự toán thiết kế, thi công, đặc biệt dự toán chi phí làm cơ sở cho các khoản phí khi tiến hành xây lắp. Vì vậy nên gắn kết giữa kế toán chi phí giá thành xây dựng với bộ phận lập dự toán.
Theo tác giả, Công ty cũng nên sử dụng thêm một số tài khoản để quá trình ghi chép, phản ánh được chi tiết, cụ thể hơn như:
Sử dụng Tài khoản 1567 - “Bất động sản đầu tư” dùng để phản ánh hàng
hóa bất động sản đầu tư tăng, giảm và hiện còn theo giá gốc.
Sử dụng Tài khoản 2293 - “ Dự phòng phải thu khó đòi “ để phản ánh tình
hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng khó đòi được vào cuối niên độ kế toán. Căn cứ ghi nhận phải thu khó đòi là nợ phải thu quá hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc đòi nợ nhiều lần nhưng chưa thu được. Mục đích của việc sử dụng tài khoản này là thể hiện nguyên tắc thận trọng và phù hợp, đảm bảo cho Công ty không có sự biến động lớn về vốn kinh doanh (có nguồn để bù đắp) khi xảy ra tổn thất.
Sử dụng Tài khoản 337 -”Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây
dựng (chỉ áp dụng đối với trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu
được thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Tài khoản này không áp dụng đối với trường hợp hợp đồng xây dựng qui định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện được khách hàng xác nhận). Tài khoản dùng để phản ánh
số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch và số tiền phải thu theo doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định của hợp đồng xây dựng dở dang. Tài khoản 337 được mở chi tiết theo từng hợp đồng xây dựng.
Sử dụng tài khoản 335 - “Chi phí phải trả” để trích trước tiền lương phải trả của công nhân trong thời gian nghỉ phép.
Sử dụng Tài khoản 352 — “Dự phòng phải trả “
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có, tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp.
Với đặc thù là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên tài khoản được sử dụng trong việc trích trước dự phòng bảo hành công trình xây lắp công ty thực hiện và đã bán hoặc bàn giao trong năm được công ty cam kết bảo hành tại hợp đồng và văn bản qui định khác.
Phương pháp lập dự phòng: Công ty dự kiến mức tổn thất và tiến hành lập
dự phòng cho từng công trình xây lắp cam kết bảo hành.
Tổng mức lập dự phòng đã cam kết với khách hàng nhưng tối đa không vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ. Sau khi lập dự phòng, tổng hợp chi tiết vào bảng, làm căn cứ chi phí hạch toán.
Kế toán nên mở thêm các tài khoản chi tiết cho tài khoản 641- chi phí bán hàng để thuận lợi cho việc sử dụng và theo dõi chi tiết các khoản mục chi phí giúp đơn vị kiểm soát được chi phí đầu tư cho các khoản mục hợp lý, tránh tình trạng sử dụng chi phí tràn lan, lãng phí không đúng mục đích.
Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6411- chi phí nhân viên - Tài khoản 6412- chi phí vật liệu, bao bì - Tài khoản 6413- chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414- chi phí khấu hao TSCĐ
- Tài khoản 6415- chi phí bảo hành
- Tài khoản 6417- chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6418- chi phí bằng tiền khác