7. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
2.2.5. Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong các hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Chính vì vậy, việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp với doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu.
Do đặc điểm của Công ty là công ty khai thác mỏ có quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động rộng với một trụ sở chính và các đội phụ thuộc ở các địa điểm khác nhau cho nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Có nghĩa là một phòng kế toán trung tâm tại Công ty và các kế toán viên ở các dự án phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán có tính chất toàn công ty, tổng hợp tài liệu kế toán từ các dự án cơ sở và của toàn đơn vị, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn việc kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn Công ty đồng thời báo cáo tình hình thực hiện các chi tiêu kinh tế tài chính với các cơ quan chức năng.
Các ban dự án không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty mà chỉ có các kế toán viên. Các kế toán viên các ban dự án thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị mình theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm, thực hiện ghi chép ban đầu, thu thập, tổng hợp, kiểm tra xử lý sơ bộ chứng từ, số liệu kế toán. Sau đó, định kỳ, các chứng từ kế toán đó của các xí nghiệp thành viên sẽ được chuyển về phòng kế toán trung tâm. Kế toán trung tâm sẽ tổng hợp hạch toán vào báo cáo kế toán chung của toàn Công ty.
Trong điều kiện có thể, kế toán trưởng phân công cho các nhân viên kế toán ở các ban dự án thực hiện một số công việc kế toán và lập các báo cáo đơn giản về các phần hành đối với công trình và hạng mục công trình mà ban dự án đang thi công, (chẳng hạn như các quyết toán thuế). Sau đó, các báo cáo này sẽ bàn giao về phòng kế toán trung tâm kèm theo các chứng từ gốc để kiểm tra và ghi sổ.
Phân công lao động kế toán trong đơn vị
Phòng kế toán công ty với từng chức năng và nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Đứng đầu là kế toán trưởng, là người được đào tạo về chuyên ngành kế toán tài chính, có thâm niên công tác và được bồi dưỡng chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng Tài chính kế toán, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên chế độ, chính sách kế toán tài chính đã quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cập nhật thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong công ty, chú ý nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên kế toán. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về tính trung thực, chính xác của số liệu báo cáo, phân tích hoạt động và đề xuất ý kiến tham mưu cho các bộ phận chức năng khác, cho Ban giám đốc về công tác tài chính, các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng kế toán) là người chịu trách nhiệm về
xử lý và cung cấp thông tin đối tượng liên quan. Ngoài ra, kế toán tổng hợp định kỳ phải lập báo cáo tài chính và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu
chi, ghi sổ theo dõi số tiền mặt tại quỹ của công ty trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền mặt và các hóa đơn liên quan. Kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, viết ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sec chuyển khoản, sec báo chi để thực hiện các khoản thanh toán với khách nợ và chủ nợ dựa trên căn cứ là các chứng từ giấy báo có, báo nợ hoặc các bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc. Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với ngân hàng để đối chiếu xác minh, xử lý kịp thời các khoản chênh lệch nếu có.Là người trực tiếp chi tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ của kế toán thanh toán chuyển sang, chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc… tại quỹ tiền mặt.
Kế toán vật tư căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật tư, bảng phân bổ vật tư
do kế toán của các bạn dự án gửi lên để theo dõi, đối chiếu với định mức dự toán của công trình và lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ toàn công ty. Ngoài ra kế toán còn tổ chức kiểm tra và tham gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình sử dụng vật liệu.
Kế toán tài sản cố định làm nhiệm vụ tổ chức phân loại TSCĐ, theo dõi
tăng và giảm tài sản trong kỳ và tính khấu hao tài sản, tham gia lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, tham gia kiểm kê, kiểm tra TSCĐ, đánh giá lại tài sản khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ.
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ tính toán, theo dõi và hạch toán tình hình
thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành với khách hàng, thanh toán với người bán, thanh toán lương, các khoản tạm ứng với cán bộ công nhân viên các đơn vị cơ sở.
Kế toán tiền lương và BHXH căn cứ vào bảng chấm công của các ban dự án tiến hành tính lương cho công nhân và cán bộ trong công ty đồng thời tính các khoản tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo chế độ Nhà nước quy định.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp có nhiệm vụ
phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh, kiểm tra tình hình thực hiện cá định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và các chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng… trong sản xuất để đề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời. Kế toán phải tính toán hợp lý giá thành công tác xây lắp, các sản phẩm lao vụ hoàn thành của công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của công ty theo từng công trình, hạng mục công trình, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và có hiệu quả, xác định đúng đắn và bàn giao thanh toán kịp thời khối lượng công tác xây dựng đã hoàn thành, định kỳ kiểm kê và đánh giá khối lượng công tác xây dựng đã hoàn thành, định kỳ kiểm kê và đánh giá khối lượng thi công dở dang theo nguyên tắc quy định. Ngoài ra, kế toán đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng công trình, hạng mục công trình, từng bộ phận thi công tổ đội sản xuất… trong từng thời kỳ nhất định, kịp thời lập báo cáo về chi phí sản xuất, tính giá thành công trình, cung cấp kịp thời các thông tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo Công ty.
Kế toán thuế có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê
thuế đầu vào, đầu ra từng cơ sở, lập các báo cáo tổng hợp thuế, theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của công ty, cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế…
Thủ quỹ là người trực tiếp chi tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ của kế toán thanh toán chuyển sang, chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc… tại quỹ tiền mặt.
Nhân viên kế toán ở các Đội có nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ ban
đầu, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán Công ty hoặc trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể liên quan đến công trình, dự án mà đội đang tham gia và định kỳ báo cáo (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc về phòng kế toán Công ty.
Nhìn chung các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán được phân công tương đối cụ thể các nhiệm vụ. Các nhân viên kế toán hầu hết được đào tạo đúng chuyên ngành; Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm, trình độ cao, có năng lực tổ chức. Về trang thiết bị làm việc tương đối đầy đủ và hiện đại. Về cơ bản, bộ máy kế toán của Công ty đã thực hiện được nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về mọi hoạt động của Công ty. Tuy nhiên, bộ máy kế toán của Công ty và các kế toán viên tại các đội không đồng đều về chất lượng. Bên cạnh những nhân viên kế toán có trình độ và năng lực vẫn còn những nhân viên hạn chế về năng lực công tác làm cho công việc của Công ty đôi khi vào những thời điểm báo cáo gặp nhiều khó khăn.
Mặt khác trong bộ máy kế toán vẫn có hiện tượng kế toán viên là em ruột của kế toán trưởng, kế toán viên có quan hệ họ hàng với nhau, như vậy là vi phạm pháp luật Theo điều 51 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 quy định.