3.3 Giải pháp áp dụng công nghệ trong quản trị chuỗi cung ứng
3.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị phân phối
Với việc đề xuất xây dựng 3 trung tâm dự trữ sản phẩm rau an tồn (tại mục 3.2.2) thì các trung tâm cũng chính là nơi tập trung các nguồn hàng, trở thành trung tâm phân phối và từ đó phân phối đến các địa điểm bán lẻ, người tiêu dùng.
Dịng chảy của sản phẩm rau an tồn có thể được vận chuyển theo các hướng: vận chuyển trực tiếp từ các cơ sở chế biến đến các địa điểm bán lẻ, vận chuyển gián tiếp từ các cơ sở chế biến qua trung tâm dự trữ sau đó phân phối đến các địa điểm bán lẻ.
Với mục tiêu đến năm 2020 Thành phố Hà Nội xây dựng 1000 điểm bán lẻ rau an toàn đến tận các khu dân cư. Cộng với việc phát triển các cơ sở chế biến ngày
càng nhiều sẽ dẫn đến việc phân phối sản phẩm rau an toàn trong chuỗi là một thách thức rất lớn đối với cơ quan quản lý.
Để giải quyết khó khăn trên, giải pháp tối ưu nhất là xây dựng một hệ thống liên kết, chia sẻ thông tin giữa các cơ sở chế biến với các trung tâm phân phối và với các địa điểm bán lẻ trên tồn Thành phố. Ngồi ra, hệ thống có thể mở rộng liên kết ngược với các hộ nông dân sản xuất, hoặc liên kết xuôi đến tận người tiêu dùng.
Hệ thống được xây dựng nhằm liên kết tất cả các thành phần trong chuỗi dựa trên nguyên tắc cùng chia sẻ và cùng khai thác thông tin. Hệ thống sẽ giúp cho quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng được nhanh chóng qua đó giảm thời gian phân phối sản phẩm. Hơn thế nữa, việc thu thập dữ liệu khổng lồ về các quá trình trong chuỗi cung ứng sẽ được hệ thống phân tích và đưa ra các cảnh báo cần thiết cho toàn bộ các thành viên trong chuỗi, như: cảnh báo về biến động giá cả của một loại sản phẩm rau an tồn tại khu vực nào đó, cảnh báo về biến động tăng giảm nhu cầu của thị trường. Do đó sẽ giúp cho cơ quan quản lý đưa ra các quyết định can thiệp đúng đắn và có lợi cho việc ổn định thị trường.
Do độ phức tạp của chuỗi cung ứng và những yêu cầu luôn thay đổi của thị trường nên quản trị phân phối là một quá trình biến đổi nhanh chóng. Hệ thống quản trị phân phối cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:
Nhập dữ liệu đơn hàng chỉ một lần duy nhất: đảm bảo dữ liệu được nhập vào
máy với bản gốc đạt độ chính xác cao nhất và không tái nhập liệu bằng tay trong suốt quá trình luân chuyển trong chuỗi cung ứng. Khách hàng sẽ tự nhập đơn hàng của họ vào hệ thống đặt hàng. Sau đó, hệ thống sẽ chuyển những dữ liệu đơn hàng liên quan đến những hệ thống khác và các thành viên của chuỗi cung ứng.
Tự động hóa cơng tác quản lý đơn hàng: phải tối thiểu hóa mọi sự can thiệp
thủ cơng vào q trình thực hiện đơn hàng. Hệ thống máy tính sẽ chuyển những dữ liệu cần thiết cho những nơi thích hợp để hồn tất đơn hàng. Cơng tác xử lý những trường hợp ngoại lệ nên nhận diện những vấn đề nảy sinh với đơn hàng để có thể tiến hành điều chỉnh hợp lý.
Hiển thị thơng tin về tình trạng đơn hàng rõ ràng cho khách hàng và các đại lý: cho phép khách hàng theo dõi đơn hàng của họ trong suốt tất cả các giai đoạn từ
lúc nhập đơn hàng cho đến lúc giao sản phẩm. Khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng khi có nhu cầu mà khơng cần bất cứ sự hỗ trợ nào từ bên ngoài.
Liên kết hệ thống quản trị phân phối với các hệ thống khác có liên quan để duy trì tính tồn vẹn của dữ liệu: hệ thống nhập đơn hàng cần số liệu mô tả sản
phẩm và giá cả để hướng dẫn khách hàng trong việc đưa ra các lựa chọn. Hệ thống duy trì số liệu sản phẩm nên liên kết với hệ thống quản trị phân phối. Số liệu đơn hàng cần thiết cho những hệ thống khác để cập nhật tình trạng đơn hàng, tính tốn lịch trình giao hàng và cấp phát hóa đơn được truyền tải vào hệ thống này với độ chính xác và kịp thời.