8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1 Ứng dụng CNHĐ trong các khâu xử lý nghiệp vụ
2.1.2 Xử lý kỹ thuật tài liệu
Xử lý kỹ thuật tài liệu là một khâu quan trọng quyết định trực tiếp tới chất
lượng của các sản phẩm và dịch vụ TT-TV. Công tác xử lý kỹ thuật tài liệu tại TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM được thực hiện theo các quy trình đã được ban hành và áp dụng cho toàn thể cán bộ TV bao gồm: Quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu giấy, quy trình xử lý kỹ thuật báo – tạp chí, quy trình xử lý tài liệu điện tử, tài liệu số hóa.
Thực hiện các khâu biên mục báo – tạp chí, xử lý tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu số do Bộ phận Biên mục thực hiện. Trong đó các nghiệp vụ xử lý tài liệu
điện tử do 1 cán bộ phụ trách đã được đào tạo các lớp về CNTT, TVĐT, TVS. Xử
lý tài liệu giấy do 1 cán bộ có trình độ cử nhân ngành TV-TT phụ trách.
Biên mục là một bộ phận của q trình kiểm sốt thư mục: là tồn bộ các q trình có liên quan đến tổ chức các cung cấp thư mục nói chung và mục lục nói riêng, bao gồm các cơng đoạn: mơ tả thư mục, phân loại, định chủ đề, định từ khóa, làm tóm tắt,... Trong TV truyền thống người ta biên mục để tạo nên phiếu mục lục hay biểu ghi mục lục nhằm mơ tả hình thức của tài liệu giúp độc giả tra cứu để xác
định vị trí của tài liệu thì ngày nay với sự xuất hiện và ứng dụng của khổ mẫu
MARC (khổ mẫu máy đọc được) giúp máy tính đọc được những chi tiết của biểu ghi trong hệ thống mục lục trực tuyến; trong TV số với sự hỗ trợ của phần mềm nguồn mở, người ta biên mục để tạo nên metadata (siêu dữ liệu) cũng nhằm giúp người sử dụng có thể truy cập tới tài liệu. Vì vậy, ngày nay hoạt động biên mục tài liệu được ứng dụng khá phổ biến CNTT và truyền thơng, hệ thống máy tính, các
phần mềm ứng dụng mà đặc biệt là công nghệ web đã tạo ra hình thức biên mục mới đó là biên mục sao chép, biên mục trên mạng.
Phần mềm Quản lý TV PSCzLis với phân hệ Biên mục cho phép tạo mới và quản lý các biểu ghi dữ liệu mô tả thư mục của tất cả các dạng tài liệu có trong TV, áp dụng chuẩn biên mục dữ liệu theo MARC21 cùng với các tiện ích hỗ trợ kèm theo như từ điển nhập liệu, chuẩn trao đổi dữ liệu quốc tế Z39.50.
Các tính năng cơ bản của phân hệ biên mục:
- Biên mục theo chuẩn MARC21 với giao diện nhập liệu theo dạng text, cho phép thêm mới, sửa chữa, thay đổi tất cả các trường và trường con theo chuẩn MARC21và theo người sử dụng.
- Kiểm soát dữ liệu nhập vào dưới dạng từ điển có kiểm sốt và khơng kiểm sốt hồn toàn do người dùng tự định nghĩa.
- Các trường Đầu biểu ghi (LDR) được kiểm soát chặt chẽ
tài liệu trên máy.
- Hỗ trợ mã hóa tác giả (PSC Cutter) phát sinh tự động theo chuẩn TV Quốc gia Việt Nam hoặc chọn mã hóa theo người dùng.
- Cho phép nhập dữ liệu (Import) từ: File Excel, file dữ liệu theo chuẩn dữ liệu ISO 2709, biểu ghi Marc21, MarcXML, Dublin Code
- Cho phép xuất dữ liệu (Export) theo nhiều định dạng khác nhau: Marc21
(ISO 2709), MarcXML, Dublin Core,…
- Tích hợp Z39.50 client trong cửa sổ biên mục: Z39.50 máy trạm tích hợp trong màn hình xử lý biên mục cho phép lấy biểu ghi trực tiếp từ các máy chủ (servers) Z39.50 của tất cả các TV khác trên thế giới hỗ trợ nghi thức chuẩn Z39.50. - Tìm kiếm và nhập biểu ghi tự động theo ISBN: Chức năng Biên mục ISBN thực hiện việc tìm và nhập khẩu biểu ghi từ CSDL khác thông qua chỉ số ISBN của tài liệu và được hỗ trợ bởi chuẩn trao đổi dữ liệu quốc tế Z39.50, cho phép người dùng nhanh chóng khai thác và sử dụng tài nguyên của các CSDL liên thông và tăng cường việc phối hợp trao đổi dữ liệu liên TV.
Để quản lý tài liệu điện tử PSCzLis hiện sử dụng chung bộ biểu ghi theo
MARC21 như các loại tài liệu khác, sử dụng cơng cụ tìm kiếm (Search Engine) để lập chỉ mục tìm kiếm cho CSDL điện tử, tính năng bảo mật và phân quyền truy cập tài liệu điện tử, theo dõi, thống kê các lượt truy cập tài liệu điện tử. Ngồi việc phần mềm cịn có tính năng chuyển dạng tài liệu điện tử thành file ảnh để phân phối
thông qua cổng thông tin TV. Mặc dù vậy phần mềm vẫn chưa cung cấp chức năng tìm kiếm toàn văn cho bộ sưu tập tài liệu điện tử.
Ngồi ra các cơng nghệ hỗ trợ cũng đã được ứng dụng như công nghệ mã
vạch, các thiết bị đọc ghi mã vạch để nhập liệu vào phân hệ biên mục của phần
mềm quản lý TV. Cho phép quản lý việc cấp phát và in ấn mã vạch theo kho và các loại tư liệu khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ như MarcEdit làm giao diện nhập liệu theo dạng text, cho phép thêm mới, sửa chữa, thay đổi tất cả các trường, trường con của biểu
ghi thư mục MARC21 tất cả các loại tài liệu. Sử dụng Avery LabelPro để cấu hình, tạo, in ấn nhãn tài liệu. Đây là những phần mềm miễn phí hỗ trợ các tính năng của
phần mềm quản lý TV tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng cho cán bộ biên mục trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ. Nhưng cán bộ biên mục cũng phải có một trình độ tin học nhất định và nắm vững các thao tác.
Từ năm 2012 TV chuyển đổi phần mềm quản lý TV sang phần mềm mới
PSCzLis đến nay các chuẩn nghiệp vụ, quy trình xử lý tài liệu đã cơ bản hoàn thiện nhưng việc ứng dụng một số cơng cụ hữu ích mà phần mềm mang lại cịn nhiều hạn chế. Các tính năng của phần mềm như: biên mục sao chép, phân loại trên mạng, tính năng mã hóa tác giả tự động, biên mục theo lơ (tìm kiếm và nhập tài liệu theo cổng Z39.50, ISBN),... của phần mềm quản lý TV được sử dụng ở mức hạn chế do những cản trở về trình độ, kỹ năng của cán bộ TV hay những yếu tố khách quan khác như: hệ thống mạng máy tính bị lỗi, TV chưa tham gia vào hệ thống các TV hợp tác về biên mục. Tính nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy cập, dựa theo các quy
tắc mô tả trên phom nhập liệu text hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá, từ điển, từ chuẩn khơng có kiểm sốt dễ dẫn tới sự khơng chính xác và thống nhất trong dữ liệu nhập vào giữa các cán bộ biên mục hoặc giữa các biểu ghi. Chính vì vậy việc viết tắt hoặc viết đầy đủ tên, thậm chí chữ hoa chữ thường tên các chủ đề, từ khóa,
nhà xuất bản,... trong quá trình xử lý tài liệu chưa được quy định rõ ràng.