TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM là đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu và các hoạt động quản lý nhân sự đều do Phòng tổ chức Cán bộ trường phụ trách. Nhưng do nhà trường hiện nay vẫn chưa có một phần mềm nào để quản lý nhân sự
nên Phòng TCCB quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel, mỗi nhân viên chỉ quản lý những TT mình cần do vậy rất mất thời gian và công sức, khó cập nhật và dễ dẫn tới sai sót. Cần có phần mềm để quản lý các công việc như: Quản lý công tác tuyển dụng, phát triển và đào tạo nhân lực, quản lý quá trình diễn biến TT của người lao
động như nâng lương, điều chuyển công việc, kỉ luật, khen thưởng, hệ thống phòng ban chức năng của TV, TT hồ sơ nhân sự cán bộ nhân viên,...
TTTT-TV sử dụng một ứng dụng quản lý hoạt động nghiệp vụ của một số bộ
phận thông qua phân hệ quản trị hệ thống trong phần mềm quản lý TV PSCzLis. Với hệ thống quản lý được phân chia theo bộ phận và mỗi cán bộ TV đều được cấp phát một tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập và thực hiện các thao tác nghiệp vụ phù hợp trên tính năng của phần mềm.
2.3.2Quản lý tài chính
TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM không phải là đơn vị độc lập về thu chi tài chính, nguồn kinh phí hoạt động hàng năm đều do nhà trường duyệt cấp vào đầu năm học, nguồn thu của TV từ các sản phẩm và dịch vụ thông qua phòng Tài chính – Kế toán là vấn đề mà TV quan tâm. Việc thực hiện chi theo kế hoạch các khoản chi phải được thực hiện hoàn thành đúng tiến độ. Do Phòng Tài chính – Kế toán trường hiện tại sử dụng phần mềm MISA chỉ đáp ứng được phần kế toán tổng hợp, việc trao đổi TT giữa phòng TCKT với các đơn vị khác trong đó có TTTT-TV được thực hiện thông qua văn bản và tập tin Excel, không đảm bảo tính kịp thời, dễ gây sai sót, nhầm lẫn. Chính vì vậy việc thực hiện quản lý kinh phí hoạt động của TV còn gặp nhiều khó khăn, chưa chủđộng trong thực hiện các khoản chi, các kế hoạch thực hiện nếu có thay đổi thì mất rất nhiều thời gian đề nghị, chờ xét duyệt,... Để
quản lý nguồn kinh phí hoạt động hiện tại TV chỉ có thể thống kê kinh phí mà TV
đã bổ sung tài liệu thông qua phân hệ thống kê của PSCzLis.
2.3.3Quản lý người dùng tin
CSDL độc giả là một trong những CSDL quan trọng đối với hoạt động TT- TV hiện đại, ngay từ ngày đầu ứng dụng phần mềm CSDL độc giả tin đã được TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM tập trung xây dựng. Với phân hệ quản lý độc giả
của PSCzLis cho phép TV quản lý một cách tập trung dữ liệu NDT cho toàn bộ hệ
thống TT của TV kể cả các ứng dụng trên cổng thông tin TV như: cập nhật TT cá nhân, tra cứu lịch sử mượn trả qua mạng, gia hạn qua mạng, phản hồi TT. Tất cả
các giao tiếp giữa NDT và TV đều được ghi nhận vào phần mềm với các tính năng truy hồi TT lịch sử sử dụng TV. PSCzLis cho phép nhập dữ liệu từ file excel hoặc
trực tiếp từ phần mềm quản lý đào tạo PSC UIS; phân loại độc giả chi tiết theo đối tượng, loại độc giả và loại thẻ; quản lý các file hình ảnh của độc giả và nhập ảnh
độc giả hàng loạt; không cần phân biệt độc giả sử dụng tài liệu truyền thống hay tư
liệu số vì phần mềm sử dụng chung bộ biểu ghi - đây là ưu việt của phần mềm PSCzLis; cấp quyền mượn trả chi tiết theo đối tượng, loại độc giả và loại thẻ cho từng kho; qui trình in thẻ tựđộng và cho phép xử lý gia hạn hoặc hủy hồ sơ độc giả
theo lô.
Phân hệ quản lý độc giả đã được TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM ứng dụng, khai thác hầu hết các tính năng mà phần mềm mang lại. Mặc dù vậy, TV vẫn chưa thểứng dụng một cách triệt để các tính năng ưu việt của phần mềm để quản lý
được toàn bộ các đối tượng NDT của TV:
Đối với các đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng chính quy do chưa có sự
kết nối dữ liệu giữa phần mềm TV và phần mềm đào tạo tín chỉ, phần mềm quản lý nhân sự nên dữ liệu hiện nay không thống nhất và không có tính cập nhật gây khó khăn trong quá trình hoạt động của TV nói riêng và của Trường nói chung. Các phòng khoa đào tạo (phòng Đào tạo, khoa Tại chức, khoa Sau Đại học), phòng Tổ
chức Cán bộ không kiểm tra được TT, xác nhận tình trạng mượn trả tài liệu của sinh viên, học viên, cán bộ công nhân viên nên khó khăn trong thực hiện các thủ tục hoàn tất nghĩa vụ của độc giả đối với nhà trường khi kết thúc khóa học hoặc kết thúc hợp đồng, nghỉ việc, thôi việc,... Về phía Trung tâm thì không có được những TT cập nhật mới nhất về các sinh viên, học viên, cán bộ công nhân viên, giảng viên trong Trường vì dữ liệu một bên có tính thay đổi liên tục mà dữ liệu TV thì không thể cập nhật được những thay đổi này.
Đối tượng NDT là sinh viên chính quy dữ liệu được cung cấp từ phòng đào tạo bằng file excel vào đầu khóa học, đối với giảng viên, CBCNV dữ liệu được cung cấp từ phòng Tổ chức Cán bộ bằng file excel và các dữ liệu này được nhập vào phần mềm thông qua tính năng nhập liệu độc giả bằng file excel. Với các đối tượng khác hiện nay chưa được nhập liệu vào CSDL độc giả hoặc một số do cán bộ
TV tiến hành nhập TT bằng tay, mất nhiều thời gian, công sức và không thể thực hiện các dịch vụ TV thông qua phần mềm hoặc cổng thông tin.
Với việc sử dụng thẻ sinh viên tích hợp các tính năng của thẻ tín dụng do các ngân hàng kết hợp với nhà trường để phát hành đối với các đối tượng là sinh viên chính quy. Riêng các đối tượng là giảng viên, CBCNV, thẻ học viên sử dụng công nghệ thẻ từ có kết hợp mã vạch và dải từ để lưu trữ TT người dùng. Đây là một trong những tính năng ưu việt cho phép TV có thể mở rộng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ có tính tiện lợi cao hơn để cung cấp cho NDT trong tương lai.
Với tính năng quản lý bạn đọc được ứng dụng vào thực tiễn, việc quản lý TT chi tiết bạn đọc cho cán bộ TV rất tiện lợi và hữu ích, tìm kiếm nhanh và chính xác, in và cấp thẻ cho bạn đọc rất tiện lợi, nhan chóng tích hợp với mã vạch được sử
dụng để mượn/trả tài liệu của TV.
2.3.4Quản lý tài sản
Khi áp dụng CNTT vào hoạt động TV một vấn đề mới đã xuất hiện đó là an ninh TV. Công tác an ninh TV ở đây có thể hiểu đó là các hoạt động để bảo vệ tài sản của TV bằng các thiết bị hiện đại. Các thiết bị để đảm bảo cho công tác anh ninh an toàn TV như các cổng từ, thẻ từ, dây từ, hệ thống camera, máy tính,... nhằm hạn chế thất thoát tài liệu, gây hư hỏng tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị của TV. Mặc dù ở cả 2 cơ sở (Sài Gòn và Thủ Đức) TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đều tổ chức kho theo hình thức kho mở nhưng vẫn chưa có một trang thiết bị bảo vệ an ninh an toàn tài liệu nào được sử dụng.
Hệ thống máy lạnh được đầu tư ở cả hai cơ sở, với cơ sở Sài Gòn hệ thống mới lắp đặt đảm bảo điều kiện tốt về nhiệt độ trong bảo quản tài liệu, máy tính nhưng với cơ sở ThủĐức cơ sở nhà cửa xuống cấp, các máy lạnh một cục cũ kỹ, đã hư hỏng nhiều không đảm bảo để bảo quản tài liệu, hệ thống máy tính của TV.
Riêng đối với nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số của TV được lưu trữ và bảo quản trên 2 server đặt tại 2 địa điểm khác nhau (VDC 2, tại TV) ngoài ra còn sử
tồn tại lâu dài và khả năng truy cập liên tục của tài liệu số.
Phân hệ kiểm kê tài liệu của PSCzLis hỗ trợ nhập dữ liệu kiểm kê từ thiết bị đọc mã vạch kiểm kê chuyên dụng, hoặc nhập bằng tay và báo cáo kết quả kiểm kê nhanh chóng đã được TV ứng dụng khá tốt. TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã trang bị 2 thiết bị đọc mã vạch kiểm kê chuyên dụng Cipherlab CPT8000 bộ nhớ
trong 2Mb và chương trình đáp ứng nhu cầu của người sử dụng cung cấp một bộ
công cụ hiện đại và hữu dụng cho việc kiểm kho tài liệu TV.
2.3.5Công tác báo cáo, thống kê
Công tác báo cáo, thống kê trong các hoạt động TT-TV có ý nghĩa quan trọng và tác động lớn đối với quản lý, điều hành, xây dựng chiến lược và chính sách phát triển của mỗi cơ quan TT-TV mặt khác nhằm đánh giá lại các mặt hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ mà một cơ quan TT-TV cung cấp cho NDT.
Với phần mềm PSCzLis phân hệ báo cáo thống kê với hơn 100 mẫu cho phép báo cáo thống kê các hoạt động nghiệp vụ của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM như: Báo cáo công tác bổ sung cho phép truy xuất TT trong quá trình bổ
sung tài liệu từ CSDL của TV như số lượng tài liệu nhập về, nguồn kinh phí bổ
sung, thống kê theo sổđăng ký tổng quát, sổđăng ký cá biệt, theo các tiêu chí khác nhau,... Thống kê chi tiết các hoạt động biên mục tài liệu và các tác động trên CSDL thư mục, CSDL tài liệu điện tử của TV, thống kê tài liệu nhập vào CSDL, thống kê các bộ sưu tập của TV theo các tiêu chí khác nhau,... độc giả, ấn phẩm định kỳ, tài liệu điện tử, thống kê quá trình đăng nhập và các thao tác nghiệp vụ của cán bộ TV trên hệ thống phần mềm và đặc biệt báo cáo hoạt động lưu thông tài liệu đã giải quyết một vấn đề rất lớn trong hoạt động TT-TV. Tất cả các báo cáo thống kê đều cho phép xuất dữ liệu thành file excel hoặc access để lưu trữ và sử dụng sau này.
Tính năng quản trị trên cổng thông tin TV cho phép thống kê các hoạt động biên mục như số người đăng nhập, số biểu ghi được tạo mới, chỉnh sửa, chi tiết các thao tác trên hệ thống; thống kê số trang tài liệu số hóa, danh sách tài liệu số hóa. Ngoài ra cổng thông tin cũng tích hợp tính năng thống kê số lượt truy cập cổng
thông tin, số người đang online. Các ứng dụng thống kê trên web này đã cung cấp cho cán bộ quản lý TV một công cụ hữu ích có thể nắm rõ một số hoạt động nghiệp vụ cơ bản của cơ quan từ xa ở bất cứ nơi đâu có các thiết bị kết nối internet và
đường truyền internet.
2.4 Đánh giá thực trạng ứng dụng CNHĐ tại Trung tâm 2.4.1Ưu điểm 2.4.1Ưu điểm
Về định hướng phát triển TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM, ngay từ ngày
đầu thành lập cho tới ngày nay TV đã được sự quan tâm chỉ đạo và đầu tư cho phát triển TV theo một lộ trình đã được vạch ra của lãnh đạo nhà trường qua các thời kỳ đặc biệt luôn có một Phó Hiệu trưởng phụ trách và trực tiếp chỉ đạo sát sao việc phát triển TV. Với sự quan tâm đầu tư của các cấp lãnh đạo nhà trường trong thời gian qua cơ sở vật chất khang trang (TV Sài Gòn), các trang thiết bị và hạ tầng CNTT, viễn thông trang bị cho TV tương đối đầy đủ đáp ứng bước đầu cho việc tự động hóa các hoạt động TV (Hệ thống mạng, các máy tính, các thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi, các công cụ hỗ trợ khác,...).
Về cơ cấu tổ chức và hoạt động cơ bản TV đã được định hình tương đối phù hợp với quy mô hiện nay và các hoạt động được tổ chức vận hành khá hiệu quả.
Giám đốc Trung tâm có trình độ thạc sỹ kinh tế chuyên ngành quản trị, là giảng viên kiêm chức. Đây cũng là lợi thế lớn trong việc ứng dụng các lý thuyết quản trị hiện đại vào hoạt động của Trung tâm, ngoài ra do có thực tiễn trong giảng dạy nên có khả năng giúp Trung tâm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của giảng viên, sinh viên và bám sát chương trình đào tạo của nhà trường.
Đội ngũ cán bộ TV với số lượng cán bộ TV trẻ chiếm đa số, có trình độ
chuyên môn ở nhiều lĩnh vực đang được tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ về
chuyên môn nghiệp vụ TT-TV cũng như các chuyên ngành về tài chính ngân hàng thông qua các lớp đào tạo chính quy cũng như ngắn hạn. Chuẩn bị nguồn nhân lực chất lượng cao, đây là nguồn nhân lực quan trọng trong thời gian tới giúp Trung tâm phát triển mạnh hơn nữa. Đã tiếp cận với CNHĐ sớm đã qua thời gian làm việc
và tiếp xúc với các trang thiết bị CNHĐ, các hệ thống phần mềm, TT điện tử, TT số
với các yêu cầu đóng gói TT ngày càng cao vì vậy khả năng đào tạo để tiệp nhận, chuyển giao và khai thác công nghệ cũng gặp nhiều thuận lợi.
Nguồn lực TT của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM được phát triển tương
đối phong phú về nội dung, bao gồm khắp các lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu của nhà trường: Kinh tế, tài chính, ngân hàng, kế toán, quản trị kinh doanh, thị trường chứng khoán,... Ngoài ra còn kểđến một phần tài liệu các ngành khoa học khác có liên quan phục vụ cho giáo dục nói chung và các mục đích giải trí. Trong công tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh như: Luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học đã cơ bản đi vào nề nếp, có quy định chặt chẽ đảm bảo tính đầy đủ của nguồn tài liệu này.
CNHĐ, đặc biệt là CNTT đã được quan tâm đầu tư phát triển và ứng dụng trong các khâu xử lý nghiệp vụ, trong lưu hành tài liệu in, tra cứu TT, các hoạt động
đáp ứng nhu cầu của NDT,... và chính vì vậy công tác báo cáo thống kê nhằm định hướng phát triển TV trong thời gian tiếp theo cũng là một thuận lợi lớn đối với hoạt
đông quản lý phát triển TV. Trong đó, TV đã cung cấp cho NDT một số sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt như dịch vụ lưu hành tài liệu dạng bản in, CSDL thư
mục phản ánh tài liệu bản in của TV kết hơp với công cụ mục lục trực tuyến OPAC, CSDL bài trích báo – tạp chí chuyên ngành kinh tế - tài chính - ngân hàng, dịch vụ
gia hạn qua mạng trên trang cá nhân thông qua cổng thông tin TV.
2.4.2Hạn chế
Vềđịnh hướng phát triển TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM chiến lược phát triển TV từ năm 2004 đến 2010 đã được thể hiện khá rõ ràng ở từng giai đoạn. Xong từ năm 2010 đến nay do chưa có được một định hướng tiếp theo mang tính chất lâu dài, cụ thể vì vậy việc đầu tư phát triển TV và các hoạt động của TV phát triển còn hạn chế.
Về cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của TV, Giám đốc Trung tâm là người không có chuyên môn về nghiệp vụ TT-TV, chưa bổ nhiệm chức danh phó giám
đốc trung tâm để hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động cũng là hạn chế lớn đối với sự phát triển của Trung tâm. Trong thời gian qua Trung tâm chủ yếu tập trung hoàn thiện các mãng hoạt động TV, hiện chưa có đội ngũ cán bộ chuyên trách về phát triển TT, mãng TT còn bỏ ngõ nên chưa thể hiện được hết vai trò và đúng với tên gọi của mình. Chưa thành lập được Hội đồng TV trong đó bao gồm các thành viên: Ban Giám hiệu, các trưởng khoa và trưởng bộ môn nhằm góp phần tích cực đẩy mạnh hoạt động khai thác và phục vụ TT cho việc giảng dạy và học tập đạt hiệu