8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ
3.2.1 Tăng cường cơ sở hạ tầng công nghệ
Có thể nói, cơ sở hạ tầng cơng nghệ là thành phần quan trọng của HTTT thực hiện chức năng kết nối tồn bộ hệ thống, tạo mơi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Trên cơ sở đầu tư của dự án, có thể
thấy việc ứng dụng CNHĐ tại thư viện TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học
và CNHĐ, để hoàn thiện và phát triển lên tầm cao mới thì trong giai đoạn tới TV cần chú trọng tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất trang thiết bị, hạ tầng
¾ Hệ thống máy chủ: Phải có khả năng cung cấp đa dạng các dịch vụ: Máy
chủ Web, máy chủ FPT, Mail, các máy chủ sao lưu dữ liệu, bảo trì dữ liệu, máy chủ Firewall (hệ thống tường lửa mạnh để ngăn chặn các truy cập trái phép), máy chủ cho các ứng dụng khác. Hệ thống máy chủ được thiết kế với khả năng phân tải khi bạn đọc truy cập vào các ứng dụng với số lượng lớn, đảm bảo các yêu cầu về an
ninh và an toàn tài nguyên TT. Phải có khả năng mở rộng trong tương lai khi có nhu cầu mở rộng hệ thống. Với số máy chủ hiện nay, các ứng dụng đều được cài đặt trên một máy chủ và một máy để sao lưu dữ liệu đã được trang bị từ năm 2004 đến nay khả năng an toàn và mở rộng gặp nhiều khó khăn do vậy cần thiết phải có kế hoạch cho việc đầu tư mới cho hệ thống máy chủ của TV để đảm bảo cho TV được vận hành tốt và đảm bảo an toàn. Nên sử dụng máy chủ loại cao cấp của các hãng có tên tuổi như HP, IBM, Compac,… với khả năng mở rộng tốt, hoạt động cao, đủ công suất để phục vụ cho thời gian dài không cần thay đổi lớn và nâng cấp dễ dàng.
¾ Hệ thống máy trạm: Bao gồm máy trạm cho cán bộ TV xử lý các khâu
nghiệp vụ và máy trạm cho NDT tra cứu và khai TT. Với hệ thống máy trạm phục vụ cho các cán bộ làm cơng tác số hố, xử lý tài liệu số, biên mục tài liệu, lưu hành
được trang bị với cấu hình tương đối cao và mới được nâng cấp có thể đảm bảo để
thực hiện các công việc hiện tại. Nhưng do đã được trang bị từ khá lâu (2004-2007) nên tính ổn định của hệ thống không cao do tuổi thọ của các thiết bị đã giảm, khả năng nâng cấp khó khăn. Chính vì vậy, trong thời gian tới TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần có kế hoạch đầu tư trang bị mới máy tính cho đội ngủ cán bộ thực
hiện các khâu nghiệp vụ TV.
¾ Thiết bị ngoại vi: Bao gồm các thiết bị hỗ trợ như máy in laser, in kim, in
phun, thiết bị đọc ghi đĩa CD-ROM, DVD,…
¾ Thiết bị an tồn thơng tin: Bao gồm các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo an
toàn HTTT như các thiết bị lưu điện (UPS), các thiết bị sao lưu dữ liệu dạng rời
(USB).
¾ Thiết bị nhập liệu: Bao gồm các thiết bị phục vụ công tác nhập liệu, biên tập
bị như máy đọc mã vạch, thiết bị máy quét (scaner), máy quay phim chụp hình kỹ thuật số, máy chiếu,... kết hợp với các chương trình ứng dụng đi kèm.
Máy quét (scaner): Với hệ thống máy quét hiện tại mang tính chất cá nhân
khơng chun dụng mặc dù loại máy này tương đối dễ sử dụng và giá thành không quá cao nhưng khi sử dụng cho hoạt động số hóa tài liệu dẫn tới cơng tác số hóa tài liệu của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM diễn ra với tiến độ rất chậm. Ngoài ra
để chuyển dạng tài liệu cả một cuốn sách dày, một kho tài liệu, tài liệu đã cũ,... gặp
nhiều khó khăn: phải tháo gáy tài liệu để có từng tờ rời, hoặc chấp nhận hạn chế
tính tồn vẹn của TT hay độ méo nhất định của chữ và hình ảnh do các nếp gấp ở gáy tài liệu và độ nghiêng của trang tài liệu khi thực hiện scan. Chính vì vậy trong thời gian tới TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần đầu tư một hệ thống máy quét hiện đại hơn, chuyên dụng, với những tính năng vượt trội về tốc độ, chất lượng sản phẩm,... hoặc sử dụng các dịch vụ số hóa tài liệu hiện có trên thị trường mà các công ty dịch vụ số hóa thương mại cung cấp.
Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các TV có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR. Đặc biệt là cơng nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan.
¾ Hệ thống an ninh an toàn và quản lý tài liệu:
Một trong những vấn đề mà các TV, cơ quan TT quan tâm hiện nay là an
toàn sách và tài liệu trong thư viên, hạn chế thấp nhất sự thất thoát vốn tài liệu. Cùng với đội ngũ thủ thư và các biện pháp bảo vệ truyền thống khác đã được sử
dụng, một biện pháp hữu hiệu mà các TV hiện đại trong nước và trên thế giới đều
sử dụng đó là ứng dụng Hệ thống an ninh và quản lý tài liệu trong TV, nó góp phần giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát tài liệu trong TV. Sau khi tìm hiểu tình hình sử
dụng hệ thống an toàn sách của một số TV trong và ngoài nước, hầu hết các TTTT- TV trên cả nước đều đã đầu tư trang bị hệ thống an ninh, an toàn tài liệu, cùng với yêu cầu mở rộng quy mô và đối tượng phục vụ, TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần thiết phải trang bị hệ thống này.
Đối với TV cơ sở 39 Hàm Nghi, có khơng gian đẹp, nội thất đồng bộ, đối
tượng chủ yếu là giảng viên, học viên sau đại học của nhà Trường và của các chương trình liên kết đào tạo giữa nhà Trường và Trường Đại học Bolton Vương
Quốc Anh, Trường Đại học Khoa học ứng dụng Tây Bắc Thụy Sĩ. Đội ngũ giảng
viên từ Vương Quốc Anh và Thụy Sĩ thường xuyên tới công tác và giảng dạy tại Trường với thói quen và nhu cầu sử dụng TV hiện đại; học viên của các chương
trình liên kết đào tạo trên (bao gồm chương trình đào tạo đại học và sau đại học) đều phải đóng một khoản chi phí cao hơn so với sinh viên hệ chính quy nên thường
có nhu cầu được phục vụ, tạo điều kiện học tập và nghiên cứu cao hơn. Vì vậy, hoạt
động của TTTT-TV Trường cần phải có sự đầu tư trang thiết bị và đổi mới phương
thức hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi và một môi trường thân thiện, tiên tiến và hiện đại cho các đối tượng này.
Với TV cơ sở 56 Hồng Diệu II Thủ Đức tịa nhà TV mới 3 tầng với tổng
diện tích khoảng 2.600m2 đang thực hiện các hạng mục thi cuối cùng kế hoạch
trong năm 2014 sẽ đưa vào hoạt động. TV được thiết kế và bố trí theo hướng mở
hồn tồn, bố trí kho tài liệu theo khu vực khơng ngăn cách bằng các vách ngăn cố
định, thông suốt từ trên xuống dưới, một cổng kiểm soát ra vào duy nhất thực hiện
các nghiệp vụ lưu thông và tư vấn TT. So với diện tích TV, số lượng NDT và nguồn nhân lực hiện nay, TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề kiểm sốt an ninh an tồn và quản lý tài liệu. Vì vậy, TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần nghiên cứu đầu tư hệ thống này sao cho phù hợp và hoạt động đạt hiệu quả.
Hiện nay, trên thị trường có 3 giải pháp cho hệ thống an ninh và quản lý tài liệu thường được sử dụng:
- Giải pháp EM (Electro-magnetic – Công nghệ điện từ) là công nghệ sử
dụng điện từ của các vật thể mang từ để chống trộm cho vật chứa vật thể đó.
Thơng thường trong công nghệ EM dùng cho TV sẽ được thực hiện như sau: các tem từ có kích thước nhỏ gọn sẽ được dán bên trong tài liệu, khi tài liệu mang trái phép ra khỏi TV (không qua thủ tục mượn với thủ thư) thì cổng từ sẽ phát tín hiệu báo động.
Chức năng duy nhất của công nghệ EM là chống mang tài liệu trái phép ra ngoài TV. Khi muốn nhận dạng, quản lý các tài liệu này thì vẫn phải sử dụng kết hợp với công nghệ barcode (mã số mã vạch) trong các công tác mượn/trả tài liệu, kiểm kê tài liệu,… Cơng nghệ này hiện nay vẫn cịn sử dụng trên thế giới, tuy nhiên so với nhu cầu ngày càng cao của xã hội, sự phát triển mạnh mẽ về kỹ thuật và cơng nghệ cao thì giải pháp này bộc lộ nhiều hạn chế và dần dần lạc hậu.
- Giải pháp RFID (Radio Frequency Identification – Nhận dạng tần số sóng vơ tuyến) là cơng nghệ có tác dụng nhận dạng và quản lý một đối tượng, có thể là
người hoặc một vật thể sử dụng hệ thống truyền sóng tần số radio. RFID sử dụng cho TV với các tính năng chống trộm cho tài liệu; bên cạnh đó một tính năng nổi bật của RFID dùng cho TV là khả năng nhận dạng, quản lý theo dõi q trình lưu thơng, mượn/trả của tài liệu, kiểm kê tài liệu.
- Giải pháp tích hợp giữa RFID và EM là giải pháp này phù hợp với những
TV muốn chuyển đổi từ giải pháp EM qua RFID mà không cần sử lý hồi cố lại
những tài liệu đã dán mã từ trước đó, hoặc những TV có nhiều kho tài liệu muốn sử dụng nhiều giải pháp khác nhau.
Bảng 3.1: So sánh tính năng của EM và RFID
Tiêu chí Công nghệ EM Công nghệ RFID
Nguyên tắc hoạt động
- EM không trực tiếp quản lý tài liệu, muốn quản lý phải kết hợp với mã vạch (bardcode).
- Chỉ mang tính mã hóa ID.
- Muốn kết nối dữ liệu phải thực hiện thơng qua máy tính và CSDL (database).
- Quản lý và vận hành bằng chính chíp RFID.
- Lưu dữ liệu trực tiếp thẻ.
- Kết nối với database thơng qua sóng vơ tuyến.
- Tích hợp 3 tính năng: lưu thơng tài liệu - an ninh tài liệu - kiểm kê tài liệu.
An ninh tài liệu
- Phát hiện và nhận dạng bằng từ tính thơng qua dây tem từ.
- Hệ thống báo động bằng âm thanh và đèn
- Phát hiện và nhận dạng bằng sóng vơ tuyến thơng qua chíp.
- Hệ thống báo động bằng âm thanh và đèn.
Lưu thông tài liệu
- Không quản lý trực tiếp, phải kết hợp với bardcode.
- Tốc độ xử lý chậm (quét từng
tài liệu một.
- Độ chính xác phụ thuộc vào
chất lượng của nhãn bardcode. --> Tốn nhiều thời gian của cán bộ TV.
- Tốc độ xử lý lưu thông tài liệu rất nhanh (Có thể đọc gần như
đồng thời nhiều tài liệu).
- 1 thao tác có thể xử lý cho mượn cùng lúc nhiều tài liệu. --> Tiết kiệm thời gian và giảm tải khối lượng công việc đáng kể cho nhân viên thư viên.
Kiểm kê và quản lý tài liệu
- Đếm từng bản tài liệu một - Kiểm kê tài liệu rất nhanh, quét 1 lượt từ đầu kệ đến cuối kệ để kiểm kê được lượng
sách trên kệ và chi tiết ID từng tài liệu.
được đóng gói trong thùng mà
khơng cần phải mở niêm phong.
- Không thực hiện được - Ngồi việc kiểm kê thơng thường hệ thống cịn có thể phát hiện tài liệu đặt sai vị trí, mất, cho mượn về nhà.
- Không thực hiện được - Phân loại tự động tài liệu
- Mã vạch dể trầy xước, rách xóa,….
- Thẻ RFID bền hơn mã vạch
- Mã vạch chỉ chứa TT cố định, không thay đổi được.
- Thẻ RFID vừa đọc vừa có thể ghi TT.
- Đọc mã vạch cần sự tác động
của con người.
- Đọc thẻ RFID không cần sự
tác động của con người. Xu thế hội
nhập và phát triển
- Công nghệ cũ đang dần bị
thay thế.
- Không kết nối trực tiếp được
với CSDL của nhà trường.
- Hạn chế trong việc phát triển hệ thống mượn trả tự động.
- Cơng nghệ đang có xu hướng
sử dụng rộng rãi trên thế giới và trong nhiều lĩnh vực.
- Đối với những trường có
nhiều cơ sở thì cơng nghệ này giúp kết nối trực tiếp giữa tài liệu và database thuận lợi.
- Phát triển hệ thống mượn trả tự động trong tương lai.
Công nghệ RFID cho phép lưu trữ một số TT đặc trưng của tài liệu vào một microchip (chip RFID) cùng với hệ thống ăng ten (anten). Ăng ten sẽ cho phép chíp truyền những TT nhận dạng tới thiết bị đọc. Thiết bị đọc chuyển đổi sóng radio từ chip RFID thành dạng số và sau đó được đưa vào máy tính để xử lý là một cách truy tìm tới tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống an ninh và quản lý sách sử dụng công nghệ RFID (gọi tắt là hệ thống RFID) phục vụ TV thông qua 2 chức năng: xác định (nhận dạng) và an ninh. Khi sử dụng thẻ RFID cho sách, sẽ không cần việc quét mã như khi sử dụng hệ thống barcode. Hơn nữa, hệ thống RFID cho phép nhận dạng đồng thời nhiều thẻ,
quản lý kho nhanh chóng và tự động.
Đây là hệ thống công nghệ mới tiên tiến được áp dụng cho nhiều hệ thống
TV hiện đại trên thế giới hiện nay, cơng nghệ này có khả năng mở rộng các dịch vụ như đầu tư hệ thống mượn trả tự động (Self check in – check out) NDT tự thực hiện mượn trả mà không cần sự thao tác của cán bộ TV, hệ thống trả ngoài giờ, hệ thống phân loại tự động, kiểm kê tự động,... Chính vì vậy chúng tơi mạnh rạn đề nghị
TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM sử dụng công nghệ RFID. Hệ thống này sẽ được bố trí tại cổng ra vào của TV, và trong thời gian này ưu tiên đầu tư cho TV cơ sở Thủ Đức vì đây là TV phục vụ chính, các loại hình tài liệu đa dạng với số lượng bạn
đọc đông đảo lưu lượng phục vụ mượn/trả cao. (Xem Phụ lục 8: Các thành phần
thiết bị giải pháp RFID)
Mạng truyền thông: Tài nguyên giúp cho các hệ thống trao đổi dữ liệu với nhau. Hạ tầng về mạng và truyền thông của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM được đầu tư tương đối tốt, đảm bảo được sự thông suốt trong trao đổi dữ liệu giữa
các bộ phận, giữa hệ thống máy tính đặt tại 2 cơ sở và máy chủ đặt tại cơ sở cho thuê dịch vụ đặt máy chủ. Mặc dù vậy để trao đổi dữ liệu giữa 2 cơ sở với nhau thì hiện nay mạng truyền của TV cơ sở Thủ Đức vẫn chưa được hòa chung với đường mạng kết nối tốc độ cao của tồn trường. Chính vì vậy, trong thời gian tới TV phải
đẩy nhanh tiến độ thực hiện hòa mạng của cơ sở này với mạng toàn trường.