8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.3 Ứng dụng CNHĐ trong quản lý
2.3.1 Quản lý nhân sự
TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM là đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu và
các hoạt động quản lý nhân sự đều do Phòng tổ chức Cán bộ trường phụ trách.
Nhưng do nhà trường hiện nay vẫn chưa có một phần mềm nào để quản lý nhân sự nên Phòng TCCB quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel, mỗi nhân viên chỉ quản lý những TT mình cần do vậy rất mất thời gian và cơng sức, khó cập nhật và dễ dẫn tới sai sót. Cần có phần mềm để quản lý các công việc như: Quản lý công tác tuyển
dụng, phát triển và đào tạo nhân lực, quản lý quá trình diễn biến TT của người lao
động như nâng lương, điều chuyển công việc, kỉ luật, khen thưởng, hệ thống phòng
TTTT-TV sử dụng một ứng dụng quản lý hoạt động nghiệp vụ của một số bộ phận thông qua phân hệ quản trị hệ thống trong phần mềm quản lý TV PSCzLis. Với hệ thống quản lý được phân chia theo bộ phận và mỗi cán bộ TV đều được cấp phát một tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập và thực hiện các thao tác nghiệp vụ phù hợp trên tính năng của phần mềm.
2.3.2 Quản lý tài chính
TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM khơng phải là đơn vị độc lập về thu chi
tài chính, nguồn kinh phí hoạt động hàng năm đều do nhà trường duyệt cấp vào đầu năm học, nguồn thu của TV từ các sản phẩm và dịch vụ thơng qua phịng Tài chính – Kế tốn là vấn đề mà TV quan tâm. Việc thực hiện chi theo kế hoạch các khoản chi phải được thực hiện hoàn thành đúng tiến độ. Do Phịng Tài chính – Kế tốn
trường hiện tại sử dụng phần mềm MISA chỉ đáp ứng được phần kế toán tổng hợp, việc trao đổi TT giữa phịng TCKT với các đơn vị khác trong đó có TTTT-TV được thực hiện thơng qua văn bản và tập tin Excel, khơng đảm bảo tính kịp thời, dễ gây sai sót, nhầm lẫn. Chính vì vậy việc thực hiện quản lý kinh phí hoạt động của TV
cịn gặp nhiều khó khăn, chưa chủ động trong thực hiện các khoản chi, các kế hoạch thực hiện nếu có thay đổi thì mất rất nhiều thời gian đề nghị, chờ xét duyệt,... Để quản lý nguồn kinh phí hoạt động hiện tại TV chỉ có thể thống kê kinh phí mà TV đã bổ sung tài liệu thơng qua phân hệ thống kê của PSCzLis.
2.3.3 Quản lý người dùng tin
CSDL độc giả là một trong những CSDL quan trọng đối với hoạt động TT-
TV hiện đại, ngay từ ngày đầu ứng dụng phần mềm CSDL độc giả tin đã được
TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM tập trung xây dựng. Với phân hệ quản lý độc giả của PSCzLis cho phép TV quản lý một cách tập trung dữ liệu NDT cho toàn bộ hệ thống TT của TV kể cả các ứng dụng trên cổng thông tin TV như: cập nhật TT cá nhân, tra cứu lịch sử mượn trả qua mạng, gia hạn qua mạng, phản hồi TT. Tất cả các giao tiếp giữa NDT và TV đều được ghi nhận vào phần mềm với các tính năng truy hồi TT lịch sử sử dụng TV. PSCzLis cho phép nhập dữ liệu từ file excel hoặc
trực tiếp từ phần mềm quản lý đào tạo PSC UIS; phân loại độc giả chi tiết theo đối tượng, loại độc giả và loại thẻ; quản lý các file hình ảnh của độc giả và nhập ảnh độc giả hàng loạt; không cần phân biệt độc giả sử dụng tài liệu truyền thống hay tư
liệu số vì phần mềm sử dụng chung bộ biểu ghi - đây là ưu việt của phần mềm PSCzLis; cấp quyền mượn trả chi tiết theo đối tượng, loại độc giả và loại thẻ cho
từng kho; qui trình in thẻ tự động và cho phép xử lý gia hạn hoặc hủy hồ sơ độc giả theo lô.
Phân hệ quản lý độc giả đã được TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM ứng
dụng, khai thác hầu hết các tính năng mà phần mềm mang lại. Mặc dù vậy, TV vẫn chưa thể ứng dụng một cách triệt để các tính năng ưu việt của phần mềm để quản lý
được toàn bộ các đối tượng NDT của TV:
Đối với các đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng chính quy do chưa có sự
kết nối dữ liệu giữa phần mềm TV và phần mềm đào tạo tín chỉ, phần mềm quản lý nhân sự nên dữ liệu hiện nay không thống nhất và khơng có tính cập nhật gây khó khăn trong q trình hoạt động của TV nói riêng và của Trường nói chung. Các
phịng khoa đào tạo (phòng Đào tạo, khoa Tại chức, khoa Sau Đại học), phịng Tổ chức Cán bộ khơng kiểm tra được TT, xác nhận tình trạng mượn trả tài liệu của sinh viên, học viên, cán bộ cơng nhân viên nên khó khăn trong thực hiện các thủ tục hoàn tất nghĩa vụ của độc giả đối với nhà trường khi kết thúc khóa học hoặc kết
thúc hợp đồng, nghỉ việc, thơi việc,... Về phía Trung tâm thì khơng có được những TT cập nhật mới nhất về các sinh viên, học viên, cán bộ công nhân viên, giảng viên trong Trường vì dữ liệu một bên có tính thay đổi liên tục mà dữ liệu TV thì khơng thể cập nhật được những thay đổi này.
Đối tượng NDT là sinh viên chính quy dữ liệu được cung cấp từ phịng đào
tạo bằng file excel vào đầu khóa học, đối với giảng viên, CBCNV dữ liệu được
cung cấp từ phòng Tổ chức Cán bộ bằng file excel và các dữ liệu này được nhập vào phần mềm thơng qua tính năng nhập liệu độc giả bằng file excel. Với các đối tượng khác hiện nay chưa được nhập liệu vào CSDL độc giả hoặc một số do cán bộ
TV tiến hành nhập TT bằng tay, mất nhiều thời gian, công sức và không thể thực hiện các dịch vụ TV thông qua phần mềm hoặc cổng thơng tin.
Với việc sử dụng thẻ sinh viên tích hợp các tính năng của thẻ tín dụng do các ngân hàng kết hợp với nhà trường để phát hành đối với các đối tượng là sinh viên
chính quy. Riêng các đối tượng là giảng viên, CBCNV, thẻ học viên sử dụng cơng nghệ thẻ từ có kết hợp mã vạch và dải từ để lưu trữ TT người dùng. Đây là một
trong những tính năng ưu việt cho phép TV có thể mở rộng và phát triển các sản
phẩm và dịch vụ có tính tiện lợi cao hơn để cung cấp cho NDT trong tương lai. Với tính năng quản lý bạn đọc được ứng dụng vào thực tiễn, việc quản lý TT chi tiết bạn đọc cho cán bộ TV rất tiện lợi và hữu ích, tìm kiếm nhanh và chính xác, in và cấp thẻ cho bạn đọc rất tiện lợi, nhan chóng tích hợp với mã vạch được sử
dụng để mượn/trả tài liệu của TV.
2.3.4 Quản lý tài sản
Khi áp dụng CNTT vào hoạt động TV một vấn đề mới đã xuất hiện đó là an ninh TV. Cơng tác an ninh TV ở đây có thể hiểu đó là các hoạt động để bảo vệ tài sản của TV bằng các thiết bị hiện đại. Các thiết bị để đảm bảo cho cơng tác anh
ninh an tồn TV như các cổng từ, thẻ từ, dây từ, hệ thống camera, máy tính,... nhằm hạn chế thất thốt tài liệu, gây hư hỏng tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị của TV. Mặc dù ở cả 2 cơ sở (Sài Gòn và Thủ Đức) TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đều tổ chức kho theo hình thức kho mở nhưng vẫn chưa có một trang thiết bị bảo vệ an ninh an toàn tài liệu nào được sử dụng.
Hệ thống máy lạnh được đầu tư ở cả hai cơ sở, với cơ sở Sài Gòn hệ thống
mới lắp đặt đảm bảo điều kiện tốt về nhiệt độ trong bảo quản tài liệu, máy tính
nhưng với cơ sở Thủ Đức cơ sở nhà cửa xuống cấp, các máy lạnh một cục cũ kỹ, đã hư hỏng nhiều không đảm bảo để bảo quản tài liệu, hệ thống máy tính của TV.
Riêng đối với nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số của TV được lưu trữ và bảo
quản trên 2 server đặt tại 2 địa điểm khác nhau (VDC 2, tại TV) ngồi ra cịn sử dụng các thiết bị lưu trữ rời (ổ cứng di động) để lưu trữ và bảo quản đảm bảo việc
tồn tại lâu dài và khả năng truy cập liên tục của tài liệu số.
Phân hệ kiểm kê tài liệu của PSCzLis hỗ trợ nhập dữ liệu kiểm kê từ thiết bị
đọc mã vạch kiểm kê chuyên dụng, hoặc nhập bằng tay và báo cáo kết quả kiểm kê
nhanh chóng đã được TV ứng dụng khá tốt. TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM đã trang bị 2 thiết bị đọc mã vạch kiểm kê chuyên dụng Cipherlab CPT8000 bộ nhớ
trong 2Mb và chương trình đáp ứng nhu cầu của người sử dụng cung cấp một bộ
công cụ hiện đại và hữu dụng cho việc kiểm kho tài liệu TV.
2.3.5 Công tác báo cáo, thống kê
Công tác báo cáo, thống kê trong các hoạt động TT-TV có ý nghĩa quan
trọng và tác động lớn đối với quản lý, điều hành, xây dựng chiến lược và chính sách phát triển của mỗi cơ quan TT-TV mặt khác nhằm đánh giá lại các mặt hoạt động,
các sản phẩm và dịch vụ mà một cơ quan TT-TV cung cấp cho NDT.
Với phần mềm PSCzLis phân hệ báo cáo thống kê với hơn 100 mẫu cho phép báo cáo thống kê các hoạt động nghiệp vụ của TTTT-TV trường ĐHNH
Tp.HCM như: Báo cáo công tác bổ sung cho phép truy xuất TT trong quá trình bổ sung tài liệu từ CSDL của TV như số lượng tài liệu nhập về, nguồn kinh phí bổ sung, thống kê theo sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, theo các tiêu chí khác nhau,... Thống kê chi tiết các hoạt động biên mục tài liệu và các tác động trên CSDL thư mục, CSDL tài liệu điện tử của TV, thống kê tài liệu nhập vào CSDL, thống kê các bộ sưu tập của TV theo các tiêu chí khác nhau,... độc giả, ấn phẩm định kỳ, tài liệu điện tử, thống kê quá trình đăng nhập và các thao tác nghiệp vụ của cán bộ TV trên hệ thống phần mềm và đặc biệt báo cáo hoạt động lưu thông tài liệu đã giải
quyết một vấn đề rất lớn trong hoạt động TT-TV. Tất cả các báo cáo thống kê đều cho phép xuất dữ liệu thành file excel hoặc access để lưu trữ và sử dụng sau này.
Tính năng quản trị trên cổng thơng tin TV cho phép thống kê các hoạt động biên mục như số người đăng nhập, số biểu ghi được tạo mới, chỉnh sửa, chi tiết các thao tác trên hệ thống; thống kê số trang tài liệu số hóa, danh sách tài liệu số hóa. Ngồi ra cổng thơng tin cũng tích hợp tính năng thống kê số lượt truy cập cổng
thông tin, số người đang online. Các ứng dụng thống kê trên web này đã cung cấp cho cán bộ quản lý TV một cơng cụ hữu ích có thể nắm rõ một số hoạt động nghiệp vụ cơ bản của cơ quan từ xa ở bất cứ nơi đâu có các thiết bị kết nối internet và đường truyền internet.