8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.4 Đánh giá thực trạng ứng dụng CNHĐ tại Trung tâm
2.4.1 Ưu điểm
Về định hướng phát triển TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM, ngay từ ngày đầu thành lập cho tới ngày nay TV đã được sự quan tâm chỉ đạo và đầu tư cho phát
triển TV theo một lộ trình đã được vạch ra của lãnh đạo nhà trường qua các thời kỳ
đặc biệt ln có một Phó Hiệu trưởng phụ trách và trực tiếp chỉ đạo sát sao việc
phát triển TV. Với sự quan tâm đầu tư của các cấp lãnh đạo nhà trường trong thời gian qua cơ sở vật chất khang trang (TV Sài Gòn), các trang thiết bị và hạ tầng CNTT, viễn thông trang bị cho TV tương đối đầy đủ đáp ứng bước đầu cho việc tự
động hóa các hoạt động TV (Hệ thống mạng, các máy tính, các thiết bị lưu trữ, thiết
bị ngoại vi, các công cụ hỗ trợ khác,...).
Về cơ cấu tổ chức và hoạt động cơ bản TV đã được định hình tương đối phù hợp với quy mơ hiện nay và các hoạt động được tổ chức vận hành khá hiệu quả.
Giám đốc Trung tâm có trình độ thạc sỹ kinh tế chuyên ngành quản trị, là
giảng viên kiêm chức. Đây cũng là lợi thế lớn trong việc ứng dụng các lý thuyết
quản trị hiện đại vào hoạt động của Trung tâm, ngồi ra do có thực tiễn trong giảng dạy nên có khả năng giúp Trung tâm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của giảng viên, sinh viên và bám sát chương trình đào tạo của nhà trường.
Đội ngũ cán bộ TV với số lượng cán bộ TV trẻ chiếm đa số, có trình độ
chun mơn ở nhiều lĩnh vực đang được tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ TT-TV cũng như các chuyên ngành về tài chính ngân hàng thơng qua các lớp đào tạo chính quy cũng như ngắn hạn. Chuẩn bị nguồn nhân lực chất lượng cao, đây là nguồn nhân lực quan trọng trong thời gian tới giúp Trung tâm phát triển mạnh hơn nữa. Đã tiếp cận với CNHĐ sớm đã qua thời gian làm việc
và tiếp xúc với các trang thiết bị CNHĐ, các hệ thống phần mềm, TT điện tử, TT số với các yêu cầu đóng gói TT ngày càng cao vì vậy khả năng đào tạo để tiệp nhận,
chuyển giao và khai thác công nghệ cũng gặp nhiều thuận lợi.
Nguồn lực TT của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM được phát triển tương đối phong phú về nội dung, bao gồm khắp các lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu của
nhà trường: Kinh tế, tài chính, ngân hàng, kế tốn, quản trị kinh doanh, thị trường chứng khốn,... Ngồi ra cịn kể đến một phần tài liệu các ngành khoa học khác có liên quan phục vụ cho giáo dục nói chung và các mục đích giải trí. Trong cơng tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh như: Luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học đã cơ bản đi vào nề nếp, có quy định chặt chẽ đảm bảo tính đầy đủ của nguồn tài liệu này.
CNHĐ, đặc biệt là CNTT đã được quan tâm đầu tư phát triển và ứng dụng
trong các khâu xử lý nghiệp vụ, trong lưu hành tài liệu in, tra cứu TT, các hoạt động
đáp ứng nhu cầu của NDT,... và chính vì vậy cơng tác báo cáo thống kê nhằm định
hướng phát triển TV trong thời gian tiếp theo cũng là một thuận lợi lớn đối với hoạt
đông quản lý phát triển TV. Trong đó, TV đã cung cấp cho NDT một số sản phẩm
và dịch vụ có chất lượng tốt như dịch vụ lưu hành tài liệu dạng bản in, CSDL thư mục phản ánh tài liệu bản in của TV kết hơp với công cụ mục lục trực tuyến OPAC, CSDL bài trích báo – tạp chí chuyên ngành kinh tế - tài chính - ngân hàng, dịch vụ gia hạn qua mạng trên trang cá nhân thông qua cổng thông tin TV.
2.4.2 Hạn chế
Về định hướng phát triển TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM chiến lược phát triển TV từ năm 2004 đến 2010 đã được thể hiện khá rõ ràng ở từng giai đoạn. Xong từ năm 2010 đến nay do chưa có được một định hướng tiếp theo mang tính chất lâu dài, cụ thể vì vậy việc đầu tư phát triển TV và các hoạt động của TV
phát triển còn hạn chế.
Về cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của TV, Giám đốc Trung tâm là người khơng có chun mơn về nghiệp vụ TT-TV, chưa bổ nhiệm chức danh phó giám
đốc trung tâm để hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động cũng là hạn chế lớn đối với
sự phát triển của Trung tâm. Trong thời gian qua Trung tâm chủ yếu tập trung hoàn thiện các mãng hoạt động TV, hiện chưa có đội ngũ cán bộ chuyên trách về phát
triển TT, mãng TT còn bỏ ngõ nên chưa thể hiện được hết vai trị và đúng với tên gọi của mình. Chưa thành lập được Hội đồng TV trong đó bao gồm các thành viên: Ban Giám hiệu, các trưởng khoa và trưởng bộ mơn nhằm góp phần tích cực đẩy
mạnh hoạt động khai thác và phục vụ TT cho việc giảng dạy và học tập đạt hiệu
quả. Đội ngũ cán bộ quản lý hệ thống thông tin (HTTT) chuyên nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Nguồn nhân lực hiện còn thiếu về số lượng và yếu về
chất lượng: Một số bộ phận mới chỉ có 1 cán bộ (TVS, máy tính,…); Số cán bộ
được đào tạo chuyên sâu về thông tin – thư viện chiếm chưa tới 1/2 trong tổng số
cán bộ, phần lớn cán bộ TV còn hạn chế về chuyên mơn nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ và đặc biệt là các nghiệp vụ TT-TV trong môi trường ứng dụng rộng rãi CNHĐ. Đội ngũ cán bộ TV chưa thường xuyên được đào tạo và đào tạo lại để theo kịp sự đổi mới và chuẩn hóa nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị đã xuống cấp, không đồng bộ và chưa phù hợp với chức năng của TTTT-TV, quy mô của nhà trường, đặc biệt HTTT của TV chưa
được kết nối với HTTT chung của toàn trường đáp ứng được nhu cầu hoàn thiện
HTTT trong trường ĐHNH Tp.HCM. TTTT-TV cần được mở rộng diện tích TV.
Kết quả khảo sát NDT đa số đều cho rằng thư viện đang đứng ở mức khá (Rất tốt
5.86%; Tốt 31.79%; Khá 49,02%; Trung bình 11,55%; Yếu 1,78%).
Hạ tầng CNTT cần được nâng cấp, thay thế, trang bị mới các thiết bị, hồn thiện các quy trình hoạt động phát triển TV hiện đại, tăng cường ứng dụng HTTT
trong quản lý và hoạt động.
Về nguồn lực TT trong thời gian qua trung tâm chỉ chủ yếu tập trung phát triển nguồn tài liệu dạng bản in, nguồn lực TT điện tử còn hạn chế về số lượng và chất lượng khai thác. Trong việc thu nhận tài liệu nội sinh (tài liệu xám) cịn chưa có kế hoạch cụ thể, chưa được kiểm soát và chưa được thực hiện triệt để. Các tài
phương thức khai thác, quản lý một hiệu quả. Những giáo trình, tài liệu tham khảo do giảng viên, cán bộ công nhân viên trong trường viết hiện chưa có quy định, chính sách thu nhận nên chưa kiểm soát được nguồn tài liệu này.
Trong các khâu xử lý nghiệp vụ: Phát triển nguồn lực TT, xử lý kỷ thuật tài liệu, xây dựng các sản phẩm TT-TV mặc dù đã ứng dụng phần mềm quản lý TV
nhưng chưa khai thác hết các tính năng của mà phần mềm PSCzLis cung cấp như: tính năng tra trùng, biên mục tự động theo cổng tra cứu z39.50, tra cứu biểu ghi thư mục theo chỉ số ISBN,.. Chính vì vậy mà kết quả của các hoạt động xử lý nghiệp vụ cũng còn nhiều hạn chế cả về mặt quy trình thực hiện cũng như chất lượng các sản phẩm như chất lượng: CSDL thư mục, CSDL tài liệu điện tử,... phần mềm chỉ đáp
ứng ở mức tự động hóa một số khâu nghiệp vụ của TV.
Trong xây dựng các bộ sưu tập số chỉ mới ở bước đầu chưa có một kế hoạch, lộ trình cụ thể hiện chỉ mới dừng lại ở mức tạo lập một số bộ sưu tập riêng lẽ trên phần mềm TVS Greenstone như bộ sưu tập luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học của nhà trường. Mặc dù vậy thì quy trình thực hiện và cơng nghệ lựa chọn chính là sử dụng máy quét không chuyên dụng, sản phẩm là các tài liệu chuyển dạng thành tập tin hình ảnh .pdf với chất lượng không cao, tốn nhiều thời gian, cơng sức cho q trình qt tài liệu. Để phát triển TVS, việc nhận dạng tài liệu đối với tài liệu dạng văn bản giúp NDT có thể tra cứu theo nội dung, tiếp cận tới nội dung của tài liệu một cách rễ ràng là rất quan trọng hiện nay TV vẫn chưa có một cơng cụ nào
để thực hiện điều này. Đối với một trường Đại học CSDL bài giảng, tài liệu tham
khảo, giáo trình mơn học, ngành học dưới nhiều dạng khác nhau đặc biệt là dạng tài liệu điện tử phục vụ cho việc phát triển một trường đại học điện tử đang được NDT quan tâm nhưng hiện nay TV vẫn chưa thể thực hiện được.
Trong phục vụ NDT mặc dù phân hệ lưu hành tài liệu, công cụ tra cứu trực tuyến OPAC đã được sử dụng nhưng nó chỉ mới đáp ứng được hoạt động khai thác nguồn tài liệu in của TV. Đối với nguồn tài liệu số cổng thông tin TV cũng đã được xây dựng xong việc tập hợp một cổng duy nhất để TV phổ biến TT giúp NDT khai
thác các CSDL trực tuyến khác nhau chưa thể thực hiện được, các CSDL quản lý riêng rẽ, khơng tập trung, với các định dạng trình bày khác nhau, công cụ tra cứu, hiển thị khác nhau,... gây khó khăn cho người dùng khi khai thác TT. Việc xây dựng một cổng thơng tin hồn chỉnh, đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong thời
đại phát triển TV số được nhiều đối tượng NDT quan tâm là hết sức cần thiết.
Trong quản lý cịn gặp nhiều khó khăn như quản lý các TT nhân sự, tài chính hiện TV vẫn chưa có sự liên kết về mặt TT, dữ liệu đối với các thành phần trên. Trong quản lý CSDL NDT phần mềm quản lý TV PSCzLis vẫn chưa kết nối được
tới CSDL sinh viên dùng chung của nhà trường, chưa khai thác được tính năng mà hệ thống thẻ từ của nhà trường sử dụng. Trong quản lý tài sản cịn gặp nhiều khó khăn trong cơng tác kiểm kê, lưu trữ và bảo quản tài liệu trong đó đặc biệt là bảo quản nguồn tài liệu điện tử TV chưa có một quy trình hay quy định, thiết bị, công nghệ sử dung chuyên dùng để bảo quản (các thiết bị phần cứng, phần mềm sao lưu tự động,...). Hệ thống an ninh an toàn tài liệu của TV như: hệ thống camera, cổng tử, thẻ từ, dây từ, chíp,... chưa được trang bị nên dễ dẫn tới thất thoát tài liệu trong TV. Quản lý các hoạt động của TV hiện nay thông qua các báo cáo, thống kê mà
phần mềm quản lý TV cung cấp cịn dàn trãi, lan man chưa có tính hệ thống đơi khi số liệu thống kê cịn chưa thất sự chính xác
2.4.3 Nguyên nhân
Sự nhận thức của các cấp lãnh đạo về sự cần thiết phải đầu tư ứng dụng cơng nghệ cho TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cịn hạn chế, chưa coi trọng và coi đâu là công việc cần phải triển khai song hành với quá trình đổi mới đào tạo theo
phương thức tín chỉ. Từ sự hạn chế trong nhận thức về tầm quan trọng của việc hiện
đại hóa TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM dẫn tới việc chưa đưa ra được một chính
sách, chiến lược, kế hoạch cụ thể cho sự đầu tư phát triển một cách đồng bộ, toàn diện và “bài bản” mang tính hệ thống đối với TV nói chung và CNHĐ nói riêng.
Nguồn nhân lực trong TV thiếu, cả về các cấp lãnh đạo TV (chưa có phó giám đốc) cũng như cán bộ TV ở các bộ phận, cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công
việc vừa làm công tác giảng dạy vừa làm công tác quản lý (Giám đốc),... nên phần nào hạn chế đến hiệu quả tổ chức hoạt động TT-TV.
Nguồn kinh phí được phân bổ hàng năm còn thiếu chủ yếu chỉ được phân bổ
để phát triển nguồn lực TT truyền thống, chưa có chính sách về nguồn kinh phí cho đầu tư phát triển công nghệ, phát triển nguồn tài nguyên điện tử và TVS.
Các giải pháp kỹ thuật áp dụng trong hoạt động TTTT-TV trường ĐHNH
Tp.HCM đa số đã lỗi thời, lạc hậu. Việc ứng dụng CNHĐ trong hoạt động TT-TV đã được tiến hành, song cho đến nay vẫn chỉ mới khai thác ở một số khía cạnh hoạt động. Hiện nay chỉ mới có CSDL đơn lẻ, chưa có các ứng dụng đồng bộ để quản lý
các chức năng khác trong hoạt động TT-TV như quản lý bạn đọc, quản lý mượn trả, quản lý bổ sung, thống kê... và quan trọng là các CSDL này phải được tích hợp, liên kết với các hệ CSDL khác trong toàn trường với các CSDL liên kết bên ngồi trường để phát huy được hiệu quả.
Trình độ của số đơng NDT chưa cao, chưa thích ứng được với những
CNHĐ. Một số còn ngại tiếp xúc, sử dụng với máy tính, với các CSDL và với các hệ thống mạng cũng như thói quen sử dụng, khai thác tìm hiểu TT/tài liệu cũng hạn chế, ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu quả tìm kiếm TT phần nào ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM.
Các chương trình hướng dẫn, giới thiệu đào tạo người dùng tin còn thụ động chưa đa dạng cả về nội dung lẫn hình thức, cách thức thực hiện chưa hấp dẫn và gây
được chú ý đối với người dùng tin,... đây là một nguyên nhân mà thư viện cần quan
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ HIỆN
ĐẠI NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG THÔNG
TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM 3.1 Nhóm giải pháp quản lý
3.1.1 Xây dựng chính sách phát triển CNHĐ
Trên quan điểm coi cơ quan TT-TV đại học là một bộ phận hữu cơ của một trường đại học, là thành viên của hệ thống TT-TV quốc gia,... thì chiến lược phát
triển hoạt động TT-TV đại học cũng cần được xây dựng và triển khai trên quan điểm phát triển toàn bộ hệ thống nêu trên. Chiến lược sẽ là kim chỉ nam cho mọi
hoạt động TT-TV trong suốt quá trình phát triển của mình, phải xác định rõ mục
tiêu cần đạt được ở từng giai đoạn nhất định. Trên cơ sở đó xây dựng được các
chương trình, kế hoạch hoạt động cụ thể trong đó có việc xây dựng chính sách nhằm phát triển CNHĐ.
Chính sách phát triển CNHĐ có tác động sâu sắc tới sự phát triển của việc
ứng dụng CNHĐ ở các ngành nghề, lĩnh vực ở mỗi quốc gia (như trên chúng tôi đã
trình bày yếu tố chính sách nhà nước tác động tới việc ứng dụng CNHĐ). Đối với TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM chính sách phát triển CNHĐ chứa đựng các
chính sách khuyến khích ứng dụng CNHĐ, chính sách về đầu tư và huy động nguồn kinh phí cho CNHĐ, chính sách về phát triển đào tạo nguồn nhân lực cho ứng dụng CNHĐ,...
Theo chúng tôi, trong giai đoạn này TTTT-TV trường ĐHNH Tp.HCM cần
củng cố hoạt động TT-TV truyền thống, triển khai hoạt động hỗ trợ đào tạo trực
tuyến, phát triển TV số và triển khai liên kết với các TV đại học, cao đẳng trong cả nước. Hình thành TVĐT, coi việc tổ chức, xây dựng nguồn dữ liệu điện tử là cốt lõi của Thư viện, từ đó có chính sách phù hợp, nhất là về mặt tài chính, để thu thập, xử lý và quản lý thống nhất nguồn tin điện tử. Tập trung xây dựng các bộ sưu tập số để từng bước hình thành TVS giai đoạn này là cần thiết do các tác động sau:
nội dung không chỉ dưới dạng TT văn bản (text) mà đã trở thành các bộ sưu tập số với nhiều thành phần nội dung mới.