Cơ cấu tổ chức trong hoạt động TTQT hợp lý sẽ giúp công việc trôi chảy, tiết kiệm thời gian và chi phí, và quan trọng hơn đảm bảo chất lượng dịch vụ, gia tăng sự hài lòng đối với khách hàng. Một mặt, việc cơ cấu lại sẽ giảm bớt áp lực công việc cho các Giao dịch viên, Kiểm soát viên khi mà họ phải đảm nhiệm nhiều mảng nghiệp vụ khác nhau, mặt khác, hoạt động TTQT sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ trong từng nghiệp vụ cung ứng cho khách hàng. Agribank Tiền Giang cần tổ chức lại các bộ phận và chức năng theo hướng như sau:
- Bộ phận giao dịch được phân chia theo các sản phẩm TTQT: như chương 2 đã đề cập, hoạt động TTQT tại Agribank Tiền Giang gồm các sản phẩm chủ yếu là chi trả kiều hối và chuyển tiền đi nước ngoài phục vụ đối tượng là khách hàng cá nhân; và các sản phẩm TTQT dành cho các doanh nghiệp XNK. Như vậy, cơ cấu tổ chức có thể bao gồm 2 bộ phận là bộ phận phụ trách về khách hàng cá nhân và bộ phận phụ trách khách hàng doanh nghiệp.
- Agribank Tiền Giang nên tận dụng ưu thế mạng lưới rộng khắp các vùng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang để xây dựng kênh phân phối sản phẩm kiều hối và chuyển tiền cá nhân. Việc sở hữu một mạng lưới có số lượng 27 điểm giao dịch là một lợi thế cạnh tranh lớn mà các NHTM khác trên địa bàn không thể có. Hiện tại, các giao dịch chuyển tiền nước ngoài chỉ được thực hiện duy nhất tại một điểm giao dịch là Hội sở Agribank Tiền Giang, tất cả các điểm giao dịch còn lại chỉ thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đến. Khi các khách hàng cá nhân ở vùng nông thôn xa xôi có nhu cầu chuyển tiền quốc tế thì việc họ phải đi lại mất thời gian, công sức. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi, an toàn cho các khách hàng này, Agribank Tiền Giang cần từng bước giao cho các chi nhánh trực thuộc thực hiện nghiệp vụ TTQT dành cho khách hàng cá nhân. Lúc đầu, tại chi nhánh trực thuộc có thể phân công cho
một nhân viên tiếp nhận hồ sơ và chuyển giao trực tiếp nguồn tiền thanh toán và toàn bộ hồ sơ về Hội sở Agribank chi nhánh Tiền Giang. Hội sở sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ với các quy định về quản lý ngoại hối và thực hiện hạch toán chuyển tiền đi nước ngoài. Bên cạnh đó, chi nhánh cần tập huấn các quy trình nghiệp vụ cho các giao dịch viên ở các chi nhánh trực thuộc để họ có thể hướng dẫn cách thức, thủ tục thực hiện một giao dịch TTQT cho khách hàng là đối tượng ở vùng nông thôn với trình độ hạn chế về giao dịch ngân hàng. Cách thức tổ chức TTQT như vậy sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian, chi phí,… và còn giúp Agribank Tiền Giang mở rộng và thu hút thêm nhiều khách hàng hơn, đồng thời gia tăng thêm nguồn thu nhập từ mảng dịch vụ TTQT.
- Nghiên cứu lại việc lưu trữ hồ sơ khách hàng: nhằm tạo điều kiện tiết giảm thủ tục phiền hà do khách hàng phải xuất trình nhiều lần một loại chứng từ giống nhau, công tác lưu trữ hồ sơ cần thực hiện một cách khoa học hơn, để có thể truy xuất được ngay lập tức hồ sơ khi cần thiết. Do đó, trong tương lai khi mà các giao dịch TTQT gia tăng thì việc lưu trữ hồ sơ một cách khoa học là một yêu cầu cấp thiết, nhằm hỗ trợ việc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ khách hàng tốt hơn.
- Bộ phận Marketing và chăm sóc khách hàng: theo kết quả khảo sát ở chương 2, thì Agribank Tiền Giang cần đẩy mạnh hơn nữa việc Marketing và chăm sóc khách hàng. Nên một bộ phận chịu trách nhiệm về Marketing các sản phẩm dịch vụ của Agribank Tiền Giang nói chung và các sản phẩm dịch vụ TTQT nói riêng, và về các chương trình chăm sóc khách hàng cần khẩn trương được thành lập để hỗ trợ việc phát triển các sản phẩm dịch vụ của chi nhánh và trong đó có các sản phẩm dịch vụ TTQT.