Bộ máy quản lý có ảnh hưởng đến kết quả kiểm soát nội bộ của một tổ chức. Một NHTM có tổ chức bộ máy quản lý hợp lý thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành chặt chẽ và đạt kết quả tốt. Do vậy việc nghiên cứu bộ máy quản lý của BIDV – Chi nhánh Đồng Tháp có vai trò quan trọng để đảm bảo tất cả các hoạt động nghiệp vụ.
Bộ máy quản lý của BIDV Đồng Tháp được tổ chức gồm Ban giám đốc và 05 Khối dưới sự quản lý của Ban Giám đốc là Khối quản lý khách hàng gồm các phòng khách hàng doanh nghiệp̣ (KHDN) và khách hàng cá nhân (KHCN), Khối quản lý rủi ro, Khối tác nghiệp, Khối quản lý nội bộ và Khối trực thuộc. Tổ chức bộ máy quản lý được minh họa cụ thể tại hình 2.1 sau đây.
Khối tác nghiệp
Phòng quản trị tín dụng
vPhòng giao dịch khách hàng
Hình 2.1: Mô hình tổ chức quản lý của BIDV – Chi nhánh Đồng Tháp
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Căn cứ Quyết định số 3666/QĐ-BIDV ngày 13/11/2015 của BIDV, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ cấu tổ chức tại hình 2.1 được cụ thể như sau:
Ban Giám đốc :Gồm 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu, điều hành, chịu trách nhiệm trước BIDV và pháp luật về mọi hoạt động của BIDV – Chi nhánh Đồng Tháp. Giám đốc quản lý trực tiếp khối Quản lý rủi ro và khối Quản lý nội bộ. 02 phó giám đốc hỗ trợ giám đốc điều hành chi nhánh, trong đó một Phó giám đốc được phân công quản lý trực tiếp Khối quản lý khách hàng và Khối trực thuộc bao gồm các phòng giao dịch; Phó giám đốc còn lại trực tiếp quản lý Khối tác nghiệp.
Phòng KHDN: Là đầu mối thiết lập, duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng tổ chức, gọi chung là các KHDN, cung cấp, chào bán các sản phẩm dịch vụ đến các KHDN. Phòng KHDN có trách nhiệm trực tiếp đề xuất, cho vay, phát hành bảo lãnh, giám sát sử dụng vốn, thu hồi nợ, huy động vốn, cung cấp nghiệp vụ tài trợ thương mại cho các KHDN.
Phòng KHCN: Có chức năng nhiệm vụ tương tự như phòng KHDN nhưng hướng đến đối tượng khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh, gọi chung là các KHCN. Khối Quản lý Khách hàng Phòng KH Doanh nghiệp Khối Quản lý Rủi ro Phòng KH Cá nhân Phòng Quản lý Rủi ro Khối Tác
nghiệp Khối Quản lý nội bộ Khối Trực thuộc
Phòng Quản trị tín dụng Phòng giao dịch khách hàng Phòng Quản lý và dịch vụ kho quỹ Phòng KH –TC Phòng tổ chức hành chính Ban Giám Đốc Các Phòng giao dịch
khách hàng và khối trực thuộc đối với các KHDN và KHCN có mức dư nợ vay/bảo lãnh, hoặc có giá trị tài sản bảo đảm đạt tới mức quy định phải thẩm định rủi ro. Ngoài ra, phòng quản lý rủi ro còn phối hợp với khối quản lý khách hàng và khối trực thuộc quản lý các khoản nợ xấu, nợ quá hạn, đôn đốc thu hồi nợ quá hạn, nợ xấu…
Phòng Quản trị tín dụng: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ có liên quan đến những khoản giải ngân/bảo lãnh; trực tiếp khởi tạo, quản lý thông tin của khoản vay/bảo lãnh, nhập các thông tin về tài sản bảo đảm trên hệ thống phần mềm quản lý của BIDV.
Phòng (bộ phận) giao dịch khách hàng: Phối hợp với khối quản lý khách hàng, khối trực thuộc và phòng quản trị tín dụng để kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ giấy và các thông tin trên phần mềm quản lý để giải ngân bằng phương thức chuyển khoản, hoặc bằng tiền mặt đối với các khoản giải ngân có giá trị đến 200 triệu đồng.
Phòng (bộ phận) Quản lý và dịch vụ kho quỹ: Đầu mối quản lý tài sản bảo đảm về mặt hiện vật của khách hàng; phối hợp với khối quản lý khách hàng, khối trực thuộc và phòng quản trị tín dụng để giải ngân bằng tiền mặt đối với các khoản giải ngân có giá trị trên 200 triệu đồng.
Phòng Kế hoạch – Tài chính:
+ Bộ phận Kế toán: Hàng ngày thực hiện hậu kiểm và đảm bảo tính khớp đúng, đầy đủ, hợp pháp của các chứng từ giấy với thông tin trên các phần mềm quản lý về các mặt nghiệp vụ cho vay, bảo lãnh
+ Bộ phận Kế hoạch: Thông báo nguồn thanh toán đối với các khoản giải ngân có giá trị lớn (từ trên 50 tỷ đồng), báo cáo tổng hợp về các mặt hoạt động bao gồm cả các báo cáo về hoạt động tín dụng của chi nhánh, dự thảo lãi suất tiền vay.
+ Bộ phận Điện toán: Có chức năng quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị tin học, quản trị mạng, các phần mềm quản lý của BIDV tại BIDV – Chi nhánh Đồng Tháp.
Phòng hành chính tổ chức: Tham mưu cho Ban giám đốc tuyển dụng, bố trí, điều động, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận cán bộ trong phạm vi chi nhánh, chịu trách nhiệm về tổ bảo vệ chi nhánh.
Khối trực thuộc: Gồm các phòng giao dịch tại các huyện, thành phố của tỉnh Đồng Tháp và chịu sự quản lý của hội sở chi nhánh, thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ tương tự các nghiệp vụ tại chi nhánh nhưng bị giới hạn về hạn mức giao dịch, thẩm quyền phán quyết tín dụng.