Qua nghiên cứu cho thấy ứng với mỗi DVHCC thuộc các nhóm thủ tục khác nhau thì trình thực hiện cụ thể đối với mỗi thủ tục là khác nhau và cũng được quy định trong Quyết định số 2795/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2018 của UBND tỉnh Yên Bái. Tuy nhiên qua quá trình thực hiện các dịch vụ, để giúp công dân dễ hiểu và tuân thủ thì với các thủ tục đều có chung quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ như sau:
Bước 1: Công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận phục vụ hành chính công của UBND phường Minh Tân.
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ
Nếu hồ sơ đầy đủ và hoàn toàn hợp lệ, cán bộ tiếp nhận và ghi Phiếu hẹn tiếp nhận và trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ phải hướng dẫn công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Bước 3: Cán bộ tiếp nhận vào sổ tiếp nhận và chuyển hồ sơ tới các Bộ phận chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.
Bước 4 :Bộ phận chuyên môn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tiến hành các bước cần thiết giải quyết hồ sơ cho công dân đảm bảo chuyển kết quả đúng thời hạn quy định.
Trong quá trình thực hiện nếu cần tiền hành xác minh thì đại diện Bộ phận
chuyên môn thông tin kịp thời tới Bộ phận phục vụ hành chính công biết để thông
báo và hẹn lại thời gian trả kết quả cho công dân.
Bước 5:Bộ phận phục vụ hành chính công tiếp nhận kết quả trả cho công dân. Đối với mỗi loại DVHCC khác nhau có các quy định về thời gian hoàn thiện khác nhau tùy thuộc vào tính chất phức tạp, vào độ khó, vào các yếu tố cấu thành khác nhau.
Tuy nhiên, trên thực tế công tác cho thấy, trong quá trình cung ứng DVHCC chưa thật sự bảo đảm, từ việc chưa mở sổ theo dõi đầy đủ 100% DVHCC theo quy định đến một số lĩnh vực chưa có Phiếu hẹn tiếp nhận và trả kết quả nên một số hồ sơ liên thông trễ hạn không được thống kê. Công chức tiếp nhận và trả kết quả chưa xuất Phiếu hướng dẫn hồ sơ, phiếu thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết…
Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa Bộ phận phục vụ hành chính công và các bộ phận chuyên môn khác chưa có tính liên thông, chưa đảm bảo thời gian cung ứng DVHCC.