công tại ủy ban nhân dân cấp xã
1.2.3.1. Những yếu tố bên ngoài ủy ban nhân dân cấp xã
Thứ nhất, các quy định của pháp luật liên quan đến cung ứng dịch vụ hành chính công
DVHCC là phương tiện chuyển tải chính sách, pháp luật của Nhà nước, là cầu nối giữa cơ quan hành chính nhà nước các cấp với người dân. Nếu DVHCC được quy định đơn giản, gọn nhẹ người dân dễ hiểu và dễ thực hiện thì việc phối hợp trong thực hiện DVHCC trong sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác. Còn DVHCC rườm rà, phức tạp thì người dân sẽ khó khăn trong việc hoàn thiện hồ sơ, bộ phận thực hiện dịch vụ cho người dân cũng phải trải qua nhiều bước và mất nhiều thời gian để thực hiện. Vì vậy, hệ thống chính sách pháp luật của Nhà nước đầy đủ, chặt chẽ, hoàn chỉnh thì quá trình cung ứng DVHCC sẽ đơn giản, gọn nhẹ và chất lượng cung cấp dịch vụ cho người dân sẽ được đảm bảo.
Thứ hai, Các nhân tố thuộc về môi trường kinh tế - văn hóa - xã hội
Các nhân tố về môi trường kinh tế - văn hóa – xã hội sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu về loại hình DVHCC của người dân. Đối với nhóm phường thuộc trung tâm các thành phố lớn, các loại hình DVHCC tiêu biểu là lĩnh vực hộ tịch, lĩnh vực chứng thực.
Bên cạnh đó, nhu cầu của người dân về các loại hình DVHCC tại các xã, phường có điều kiện kinh tế phát triển cũng đa dạng và nhiều hơn so với các xã, phường có điều kiện kinh tế thấp hơn.
Thứ ba, Các nhân tố thuộc về người dân - người thụ hưởng DVHCC.
Những đặc điểm cá nhân của "người dân - đối tượng thụ hưởng” DVHCC cũng là một trong những nhân tố có ảnh hưởng đến chất lượng DVHCC.
- Nhận thức của người dân góp phần rất lớn trong việc tạo ra chất lượng DVHCC. Đúng vậy, khi người dân có trình độ văn hóa, có nhận thức cao, am hiểu
về pháp luật, về các nguyên tắc và quy định trong việc thực hiện các TTHC thì việc hoàn thiện hồ sơ ban đầu sẽ dễ dàng, chính xác, nhanh chóng đúng quy định và không mất nhiều thời gian đi lại hoàn thiện hồ sơ. Hoặc khi có nhu cầu về dịch vụ hành chính, khi có các thắc mắc về dịch vụ hành chính thì cũng dễ dàng hiểu được khi có cán bộ hướng dẫn hoặc giải thích. Ngược lại, khi trình độ văn hóa, nhận thức của người dân kém thì việc hoàn thiện hồ sơ sẽ gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian đi lại và đôi khi không hoàn thiện được dẫn tới không đạt kết quả.
- Vì là đối tượng thụ hưởng DVHCC nên cũng thường là người đầu tiên phát hiện ra những lỗ hổng, những khuyết điểm trong chính sách và quy định của nhà nước. Chính vì vậy sự tham gia đánh giá của người dân trong quá trình thực hiện dịch vụ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng DVHCC.
1.2.3.2. Những yếu tố thuộc về ủy ban nhân dân cấp xã
Thứ nhất, năng lực quản lý của cán bộ lãnh đạo của UBND cấp xã
Trong quá trình triển khai thực hiện DVHCC, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo tập trung điều hành với tinh thần đoàn kết, kiên quyết, trách nhiệm cao, chỉ đạo sâu sát, quyết liệt, đảm bảo tốt nhiệm vụ thực hiện DVHCC tại Đơn vị. Năng lực quản lý của Chủ tịch UBND cấp xã thể hiện ở sự năng động, sáng tạo, linh hoạt, giải quyết có hiệu quả các vấn đề cụ thể, đột xuất và bức xúc trong quá trình cung ứng DVHCC. Nếu Chủ tịch UBND cấp xã có năng lực quản lý tốt thì mọi nhiệm vụ đều được giải quyết trôi chảy và đạt kết quả cao còn nếu không công việc sẽ trì trệ, ứ đọng và không đạt kết quả dẫn tới chất lượng DVHCC sẽ bị giảm.
Thứ hai, chất lượng công chức trực tiếp cung ứng DVHCC của UBND cấp xã Đây là những con người trực tiếp, ảnh hưởng lớn nhất quyết định tới chất lượng DVHCC. Là những con người thường xuyên và trực tiếp tiếp xúc với người dân, được người dân biết đến, là cầu nối giữa Nhân dân với chính quyền. Chất lượng DVHCC có được người dân đánh giá tốt hay không cũng phần lớn phụ thuộc vào họ.
Mặt khác, tập thể cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực chuyên môn, có kỹ năng nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu công việc nhưng số lượng cán bộ, công chức thực hiện cung cấp DVHCC lại chưa đủ thì cũng không thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho người dân một cách nhanh chóng, đảm bảo thời gian.
Nên muốn có chất lượng cao trong cung cấp DVHCC tại UBND cấp xã đòi hỏi xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức phải có đủ cả về số lượng và chất lượng tốt.
Thứ ba, sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn, cán bộ, công chức của UBND cấp xã trong cung ứng DVHCC
Bộ máy chính trị nhà nước ở cấp xã là một khối thống nhất, có sự liên kết chặt chẽ giữa các ngành, bộ phận chuyên môn của xã, phường, thị trấn trong thực hiện nhiệm vụ chung. Chính vì vậy, muốn có nâng cao chất lượng DVHCC của UBND cấp xã thì cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các ngành, bộ phận chuyên môn, cán bộ, công chức trong UBND cấp xã.
Thứ tư, hệ thống thông tin và truyền thông về các DVHCC
Thông tin và truyền thông ngày càng chứng tỏ vai trò là bộ phận quan trọng của kết cấu kinh tế - xã hội, là tiền đề quan trọng góp phần nâng cao dân trí, cải thiện chất lượng cuộc sống cho người dân. Ở cấp xã hệ thống thông tin, truyền thông đã đưa các văn bản, hướng dẫn của Trung ương, Thành phố, của xã, phường và các bản tin tuyên truyền pháp luật liên quan tới các DVHCC đến với người dân nhanh hơn. Qua hệ thống thông tin truyền thông người dân phần nào hiểu và nắm rõ được quy trình, cách thức thực hiện, các giấy tờ cần thiết khi hoàn thiện hồ sơ liên quan đến TTHC công giúp người dân chủ động hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và đầy đủ nhất. Từ đó giúp quá trình giải quyết thủ tục cho người dân được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Thứ năm, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác làm việc
Tin học hóa và “chính phủ điện tử” đã được đưa vào vận hành các dịch vụ cơ bản như thư điện tử, các phần mềm ứng dụng tin học hóa quản lý hành chính nhà
nước… Để hệ thống được vận hành thông suốt, để đưa phần mềm ứng dụng tin học vào xử lý thủ tục hành chính công đòi hỏi UBND cấp xã trang bị đầy đủ hệ thống máy tính hiện đại, hệ thống mạng ổn định đáp ứng yêu cầu công việc.
Như vậy, hạ tầng cơ sở là một yếu tố tạo nên chất lượng dịch vụ hành chính và cũng là một nhóm tiêu chí để đánh giá chất lượng dịch vụ này.