Mục đích của việc xác định nhu cầu của người lao là quá trình chỉ ra những nhu cầu nào của người lao động đã được thỏa mãn, đang được thỏa mãn, chưa được thỏa mãn tương ứng với loại lao động nào, ở bộ phận nào. Từ đó, nhà quản trị đưa ra các cách thức tạo động lực cho người lao động thông qua việc đáp ứng các nhu cầu của người lao động.
Việc xác định các nhu cầu của người lao động cần thực hiện thường xuyên vì nhu cầu của người lao động luôn biến đổi, đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt được để điều chỉnh các biện pháp tạo động lực sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Nội dung xác định nhu cầu của người lao động: 1. Các căn cứ xác định nhu cầu cùa người lao động
Năng lực chuyên môn của người lao động: Nếu người lao động thể hiện là người có năng lực chuyên môn thì họ thường có nhu cầu thăng tiến, mong muốn được đào tạo để nâng cao trình độ, thể hiện bản thân.
Thái độ của người lao động: Thể hiện ở việc người lao động có thỏa mãn hay không đối với công việc, đối với tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc.
Tính cách của người lao động: Có rất nhiều cách thức để phân loại tính cách của người lao động. Nếu người lao động có tính hướng ngoại thì thường có những nhu cầu tự chủ trong công việc, mong muốn có cơ hội giao tiếp với người xung quanh, ngược lại nếu người lao động có tính hướng nội thì thường mong muốn có một công việc ổn định, an toàn.
2.Các căn cứ khác: Độ tuổi, giới tính, hoàn cảnh gia đình của người lao động,… 3.Các phương pháp xác định nhu cầu của người lao động
Nhu cầu của người lao động có thể xác định thông qua phương pháp điều tra bằng bảng hỏi với hệ thống các câu hỏi được thiết kế sẵn hoặc thông qua phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động. Trong luận văn tác giả sử dụng phương pháp bảng hỏi để xác định nhu cầu tạo động lực cho người lao động.
Phương pháp bảng hỏi là một phương pháp phỏng vấn viết, được thực hiện cùng một lúc với nhiều người theo một bảng hỏi in sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng theo một quy ước nào đó.
Cấu trúc của bảng hỏi dành cho người lao động trả lời thường gồm các nội dung: Phần mở đầu (gồm: ý nghĩa, vai trò của vấn đề nghiên cứu; hướng dẫn trả lời), nội dung (hệ thống câu hỏi) và lời cảm ơn.
Các loại câu hỏi:
Câu hỏi mở: Là loại câu hỏi không có đáp án trả lời sẵn mà người trả lời phải tự điền ý kiến của mình vào đó.
Câu hỏi đóng: Là loại câu hỏi có đáp án trả lời sẵn mà người trả lời chỉ đọc và đánh dấu vào những ý kiến, mức độ phù hợp với cá nhân.
Phương pháp phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính đến mục đích đặt ra. Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn nêu những câu hỏi theo một chương trình được định sẵn để người lao động trả lời. Sau khi xây dựng được bảng hỏi, tác giả tiến hành phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên của công ty. Có nhiều phương pháp phỏng vấn, trong luận văn tác giả sử dụng phương pháp thảo luận (phỏng vấn nhóm)
Trong thực tế, ngoài các cuộc phỏng vấn cá nhân nhiều doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nên tiến hành phỏng vấn theo từng nhóm người lao động. Nhóm được chọn để phỏng vấn gồm 6 - 10 người, được phỏng vấn dưới hình thức thảo luận các đề tài do người phỏng vấn đưa ra và điều khiển cuộc thảo luận này. Phỏng vấn theo nhóm được tiến hành ở nơi thuận tiện cho người lao động.
Trong khi phỏng vấn, người phỏng vấn không bị giới hạn trong các câu hỏi được soạn sẵn, mà được tự do diễn đạt câu hỏi theo tình huống thực tế. Người phỏng vấn căn cứ vào các chủ đề, vạch ra các nội dung gợi ý trước để dễ dàng điều khiển cuộc thảo luận.
Cuộc phỏng vấn nhóm nên ghi âm để người phỏng vấn không phải ghi chép các chi tiết, mà tập trung điều khiển và quan sát các biểu hiện bằng lời hoặc không bằng lời đối với nhóm được phỏng vấn nhằm khai thác tối đa thông tin có thể thu thập.
Trên cơ sở kết quả thu thập được, doanh nghiệp cần phải xác định xem trong số các nhu cầu của người lao động thì nhu cầu nào đang là nhu cầu cấp thiết nhất của đại bộ phận người lao động và sau đó phải phân loại nhu cầu theo
từng nhóm đối tượng như nhu cầu của lao động quản lý, nhu cầu của công nhân, nhu cầu của lao động nam, nữ. Từ đó, xây dựng kế hoạch tạo động lực một cách hợp lý, thỏa mãn các nhu cầu cấp bách trước, có sự ưu tiên thỏa mãn nhu cầu nào trước, nhu cầu nào sau.