Bố trí và sử dụng nhân lực phù hợp với trình độ, năng lực chuyên môn của nhân viên, sẽ giúp cho họ phát huy được những thế mạnh của bản thân và tính sáng tạo công việc. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất trong công tác bố trí và sử dụng nhân lực của Công ty Ctin là còn một số nhân viên được bố trí công việc chưa phù hợp với trình độ chuyên môn, khả năng của họ. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động này và có thể tạo sự nhiệt tình cho nhân viên trong công việc, Công ty cần bố trí và
Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân lực
Dựa trên chiến lược kinh doanh của Công ty, phòng Tổ chức lao động hành chính sẽ lên kế hoạch nhu cầu về nhân lực theo từng năm. Dự báo nhu cầu nhân lực bao gồm các tiêu chí:
1. Nhu cầu nhân lực về số lượng: dựa vào mục tiêu kinh doanh năm tới của Công ty; số lượng nhân lực bị nghỉ việc trong năm trước.
2. Mô tả công việc và yêu cầu về trình độ, khả năng của nhân lực: Dựa trên việc thực hiện hoạt động phân tích công việc, Công ty sẽ thực hiện dự báo nhu cầu nhân lực cho từng vị trí công việc với các yêu cầu cụ thể và chi tiết hơn. Đây không những sẽ là các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên mới phù hợp mà còn là các tiêu chí tốt trong việc đánh giá và bố trí nhân lực trong Công ty.
Bảng 3. 4. Mẫu bản mô tả công việc
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG VIỄN THÔNG TIN HỌC BƯU ĐIỆN 1. Chức vụ:
2. Phòng/Bộ phận: 3. Nơi làm việc:
4. Báo cáo công việc cho: 5. Điều kiện làm việc:
……… 6. Chế độ lương, thưởng: ……… 7. Nhiệm vụ và trách nhiệm: ……… 8. Phạm vi trách nhiệm: ……… 9. Yêu cầu của công việc:
……… 10. Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
……… Có rất nhiều phương pháp phân tích công việc, tuy nhiên dựa trên điều kiện và loại hình doanh nghiệp thì Ctin có thể áp dụng các bước tiến hành phân tích công việc như sau:
Bước 1: Xác định công việc cần phân tích. Khi xác định nên lựa chọn các công việc tiêu biểu. Đặc biệt là với các công việc gần tương tự như nhau điều này sẽ
giúp tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản. Các thông tin cơ bản là các thông tin như: sơ đồ tổ chức, quy trình thực hiện công việc, bảng mô tả công việc hiện có. Qua các thông tin này, ví dụ như qua sơ đồ tổ chức ta có thể biết được các công việc có liên hệ với nhau như thế nào.
Bước 3: Thu thập các thông tin dùng để phân tích công việc. Việc thu thập này dựa trên các phương pháp như đã nêu ở trên (bảng hỏi, ghi chép lại trong nhật ký, quan sát).
Bước 4: Tiến hành xử lý và kiểm tra lại các thông tin với các lao động đảm nhận công việc đó, với cấp quản lý trực tiếp lao động đó.
Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc sẽ giúp người lao động tập trung vào thực hiện công việc của mình và tránh được đánh giá của những người khó tính (xem mẫu bảng 3.4).
Hộp 3.1. Ví dụ, phân tích công việc với một vị trí trong Ctin - Chuyên viên tiền lương và BHXH
1. Bảnmô tảcông việc
- Chức vụ: Chuyên viên tiền lương và BHXH. - Nơi làm việc: Phòng Kế toán tài chính.
- Mức lương thỏa thuận và các chế độ BHXH, BHYT và BHTN theo quy định của Nhà nước.
- Báo cáo với: Trưởng phòng Kế toán tài chính.
- Các nhiệm vụ: Tham mưu cho Trưởng phòng tài chính kế toán và chịu trách nhiệm thực hiện các vấn đề liên quan đến tiền lương và BHXH cho toàn cán bộ công nhân viên trong Công ty như: thực hiện các cuộc nghiên cứu về tiền lương trên thị trường lao động để xác định mức trả lương hợp lý, chịu trách nhiệm lập thang, bảng trả lương hàng tháng, theo dõi và quản lý các hoạt động về bảo hiểm và hưu trí của người lao động trong Công ty,…
- Điều kiện làm việc:
+ Phòng làm việc: Phòng kép kín, có điều hoà, điều kiện làm việc không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn và bụi bẩn, bảo đảm đủ ánh sáng.
+ Trang thiết bị phục vụ công việc: Máy tính, điện thoại, máy in, máy photo.
+ Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính (8h/ngày, 6ngày/tuần).
2. Bản yêu cầu của công việc
- Kiến thức: Có kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự, nắm rõ các chính sách, các quy định của Nhà nước về chính sách tiền lương, BHXH.
- Kỹ năng: Sử dụng thành thạo tiếng Anh, có khả năng giao tiếp và quan hệ tốt. Có kỹ năng soạn thảo văn bản, và các kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng. Sử dụng thành thạo phương pháp nghiên cứu lao động.
- Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Kinh tế lao động
- Kinh nghiệm: Tối thiểu có 1 năm làm việc trong lĩnh vực về tiền lương. - Sức khoẻ: Có sức khoẻ tốt, chịu được áp lực công việc cao.
3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Thường xuyên theo dõi và thực hiện bảng chấm công cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Lập bản báo cáo chi trả tiền lương hàng tháng để trình Phó Tổng giám đốc phụ trách phê duyệt.
- Các chế độ BHXH phải thực hiện đúng đối tượng. Cập nhật liên tục số lượng lao động trong Công ty, số lượng người nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép. Chịu trách nhiệm việc nộp tiền BHXH cho toàn lao động trong Công ty.
Bước 2: Đánh giá thực trạng nhân lực của Ctin
Phòng Tổ chức nhân sự sẽ rà soát lại toàn bộ cá vị trí làm việc trong Công ty bằng cách tổng hợp lại từng vị trí việc làm đang có, tiến hành xác định việc xem xét kết quả đánh giá của từng cán bộ nhân viên đối với mỗi vị trí đang làm việc. Đồng thời tìm hiểu nhu cầu công việc thực tế của từng nhân viên cũng như đối chiếu với trình độ, năng lực mà mỗi người lao động đang có để làm cơ sở bố trí đúng người, đúng việc.
Nếu những ứng viên trong Ctin đáp ứng được các yêu cầu công việc, Công ty sẽ cân đối nhu cầu nguồn lực bên trong Công ty để có thể điểu chuyển nhân lực qua lại giữa các bộ phận, phòng ban. Nếu nguồn nhân lực bên trong Công ty vẫn không đáp ứng đủ nhu cầu nhân lực, Công ty cần lên kế hoạch tuyển dụng từ nguồn bên ngoài thông qua hoạt động tuyển dụng.
Bước 4: Bố trí và sử dụng nhân lực
Các ứng viên từ hai nguồn bên trong và bên ngoài Công ty sau khi vượt qua các vòng thi tuyển của Công ty sẽ được bố trí vào làm các công việc phù hợp và sẽ có 3 tháng thử việc để kiểm tra năng lực thực tế. Quá trình thử việc chính là quá trình đánh giá năng lực thực sự của các ứng viên, vừa để kiểm tra xem chất lượng công tác tuyển dụng và bố trí nhân lực của Công ty có thực sự hiệu quả hay không.
Bước 5: Kiểmsoát nhânlực saubố trívà sửdụng
Sau khi bố trí nhân lực vào các vị trí theo đúng kế hoạch và lộ trình. Phòng Tổ chức lao động hành chính sẽ thực hiện đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động theo mẫu bảng 3.2 và 3.3 như đã được trình bày trong mục 3.3.2.1. Chu kỳ đánh giá là 6 tháng/lần, riêng đối với nhân viên mới tuyển sẽ là sau 3 tháng thử việc. Nếu kết quả đánh giá hệ số hoàn thành công việc không đạt từ 1 trở lên sẽ bị điều chuyển lại vị trí công việc cũ với những nhân viên được điều chuyển từ phòng ban khác sang, với nhân viên mới tuyển có thể sẽ dừng ký hợp đồng tuyển dụng hoặc được xem xét vào thử việc một vị trí khác thích hợp hơn.
Xây dựng lộ trình công danh cho từng vị trí công việc theo quy trình rõ ràng
Trong thị trường việc làm siêu cạnh tranh ngày nay, lộ trình công danh càng trở nên quan trọng hơn để giữ chân nhân viên lâu dài, nhất là đối với những người có năng lực. Khi được áp dụng đúng cách, lộ trình công danh không chỉ giúp nhân viên nhìn thấy tiềm năng phát triển nghề nghiệp của họ, mà còn đặt ra các cột mốc rõ ràng để tạo động lực cho mỗi người đi trên lộ trình đó.
Chương 2 đã chỉ ra, Ctin chưa xây dựng lộ trình công danh trong Công ty mình khiến người lao động không nắm được các điều kiện cần thiết để phấn đấu. Do đó, Ctin cần sớm xây dựng lộ trình công danh cho từng vị trí công việc theo
trình tự rõ ràng như sau:
Bước 1: Tạo bộ khung về lộ trình thăng tiến
Đó là một sơ đồ minh hoạ cho các thay đổi vị trí tiềm năng, bao gồm cả dọc và ngang với từng công việc cụ thể. Bộ khung này thể hiện cơ hội phát triển nghề nghiệp của người lao động theo chiều dọc, ví dụ: lộ trình thăng tiến từ nhân viên kỹ thuật thi công thành đội trưởng đội thi công.
Bước 2: Mô tả công việc của từng vị trí trong lộ trình
Đối với mỗi vai trò Ctin phải phác thảo và mô tả về nhiệm vụ cốt lõi, kỹ năng và các yêu cầu chung với các thông số kỹ thuật chi tiết, yêu cầu bắt buộc về trình độ ngoại ngữ, giấy phép, chứng chỉ,...
Bước 3: Xác định chuẩn mực hiệu suất
Ctin có thể xác định chuẩn mực hiệu suất thông qua việc quan sát, ghi lại các hành vi và kết quả về năng suất làm việc của những nhân viên hàng đầu trong Công ty và lấy đó làm chuẩn mực cho các vị trí công việc khác.
Bước 4: Kết hợp phát triển với đàotạo ngườilao động
Đào tạo người lao động là rất cần thiết và Ban lãnh đạo Ctin cũng rất quan tâm đến hoạt động này. Song như Chương 2 đã chỉ ra, hoạt động đào tạo tại Ctin chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Vì thế, để hoạt động này tại Ctin thực sự đem lại hiệu quả, trình độ và khả năng người lao động đáp ứng được tối đa yêu cầu công việc cũng như giúp người lao động phát triển nghề nghiệp trong tương lai thì quy trình đào tạo của Ctin cần được hoàn thiện ở các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp, đáp ứng kịp thời những kỹ năng còn thiếu cho người lao động, Công ty cần bổ sung thêm hoạt động xác định nhu cầu đào tạo của chính người lao động vào bước 1 của quy trình đào tạo Công ty. Hoạt động xác định nhu cầu đào tạo của người lao động hay chính là việc lấy ý kiến của họ về các nhu cầu đào tạo được bắt đầu bằng việc xây dựng mẫu phiếu xác định nhu cầu đào tạo cho người lao động được đề xuất như bảng 3.4.
Trước khi lên kế hoạch đào tạo, phòng Kế toán tài chính sẽ tiến hành phát phiếu về các bộ phận để lấy ý kiến, tổng hợp và phân tích thông tin từ phiếu này. Từ các đề xuất này kết hợp với kế hoạch nhân lực của Công ty, phòng Kế toán tài chính sẽ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực trong Công ty.
Như phân tích ở Chương 2, mặc dù Công ty có quỹ đào tạo và phát triển phục vụ riêng cho hoạt động đào tạo song nguồn kinh phí dành cho hoạt động đào tạo còn khá hạn hẹp. Chính vì vậy, quỹ này cần phải được tăng cường thường xuyên giúp cho cán bộ quản lý mạnh dạn hơn trong việc hoạch định và thực hiện phương pháp đào tạo để phát triển chất lượng nhân lực. Nguồn tăng cường cho quỹ này, có thể từ việc tăng trích lợi nhuận của Công ty từ 3% như hiện nay lên 5 % và trích một phần từ quỹ lương. Công ty nên có sự khuyến khích, động viên người lao động tham gia đào tạo dưới hình thức như: Công ty cử người lao động đi học có hỗ trợ về thời gian làm việc, giảm khối lượng công việc trong thời gian học,…
Bảng 3. 5. Phiếu xác định nhu cầu đào tạo cho người lao động trong Công ty PHIẾUXÁC ĐỊNHNHU CẦUĐÀO TẠOCHO CÁNBỘ NHÂN VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG TIN HỌC – BƯU ĐIỆN
Họ tên cán bộ nhân viên: ...
Bộ phận công tác: ...
1. Các kỹ năng và kiến thức cần được đào tạo: ...
...
...
2. Lý do cần thiết đào tạo các kỹ năng trên: ...
...
...
3. Đề xuất thời gian đào tạo phù hợp: ...
...
... Xác nhận của cán bộ nhân viên Xác nhận của Trưởng bộ phận
Thêm nữa, việc sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí đào tạo lại là điều kiện để hoạt động đào tạo được diễn ra thông suốt và có hiệu quả. Muốn vậy, Công ty cần có sự kết hợp hài hòa giữa nhu cầu đào tạo của Công ty và nhu cầu của người lao động để từ đó lập kế hoạch đào tạo cụ thể, hợp lý, tránh sự lãng phí và tránh sự không thỏa mãn do bắt buộc của người được cử đi đào tạo, còn người có nhu cầu thì không được đi đào tạo.
Bước 3: Tổ chức thực hiện đào tạo
thì các cán bộ đã tiến hành tiếp xúc với các cơ sở đào tạo, trung tâm cung cấp dịch vụ đào tạo để xác định kinh phí thực tế và xây dựng chương trình đào tạo. Tuy việc tổ chức thực hiện rất chủ động nhưng tiến độ thực hiện vẫn chậm. Do số lượng các khóa học nhiều, phụ thuộc nhiều vào bên ngoài. Mặt khác, số lượng khoá học lớn nhưng trên Phòng Tổ chức lao động hành chính lại thiếu cán bộ phụ trách mảng đào tạo, các bộ phận nhiều khi thực hiện không theo quy trình và không khoa học nên không chính xác buộc Phòng Tổ chức lao động hành chính phải xem xét và thực hiện lại. Một nguyên nhân nữa là do việc bố trí sắp xếp công việc của cán bộ thực hiện đào tạo còn chậm, không linh hoạt, thiếu khoa học. Để khắc phục, Công ty cần tuyển thêm cán bộ phụ trách đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức cho cán bộ Phòng Tổ chức lao động hành chính để họ thực hiện công việc một cách khoa học và chính xác hơn. Mặt khác, Công ty cũng cần chú trọng tới việc đào tạo nội bộ nhiều hơn thông qua việc cử người đi tiếp thu về phổ biến để tránh phụ thuộc quá nhiều vào bên ngoài và chủ động được thời gian.
Bước 4: Đánh giá kết quả đào tạo
Việc đánh giá hiệu quả đào tạo sẽ được tiến hành sau khi chương trình đào tạo kết thúc. Nó chủ yếu xác định kết quả đào tạo - lượng kiến thức, kỹ năng học viên tiếp thu được từ khoá học, và quan trọng hơn là khả năng và mức độ ứng dụng của các kỹ năng và kiến thức này trong công việc mà học viên đảm nhận. Để việc đánh giá kết quả đào tạo được chính xác, Công ty cần có thêm các biện pháp sau:
(1) Về đánh giá chương trình đào tạo
Công ty nên thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện đào tạo. Các kết quả của hoạt động đào tạo phải được cập nhật và theo dõi bởi bộ phận chuyên trách. Thu thập thông tin phản hồi thông qua các bảng hỏi, các phiếu điều tra hoặc trực tiếp phỏng vấn.
Nên có quản lý phần mềm thống kê đào tạo: Phần mềm này sẽ cho biết số lượng, nội dung các khoá đào tạo, số lượng người và số lượt người đã được đi đào