Theo quyết định số 1166/2012/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 30/5/2012 của Tổng giám đốc ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành Ban hành Quy định về Hệ thống tài khoản kế toán INCAS trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam, tài khoản tiền vay của khách hàng có cấu trúc đầy đủ được lưu trữ thống nhất như sau:
• TK tiền vay của khách hàng gồm 15 ký tự, theo cấu trúc sau: XXX Y Z NNNNNNNNN K
Trong đó:
• XXX: Mã sản phẩm tiền vay (gồm 3 ký tự);
• Y: Loại TK tiền vay (gồm 1 ký tự, trong đó “0” là TK chính; “1” là TK chi tiết; “2” là TK thông thường);
• Z: Loại tiền tệ (gồm 1 ký tự); 1: VNĐ
2: USD 3: EUR
• NNNNNNNNN: Số chạy do hệ thống tự sinh ra (gồm 9 ký tự);
• K: Số kiểm tra của TK do hệ thống tự tính (gồm 1 ký tự).
• Phân loại TK tiền vay:
-TK chính (0): Theo dõi, quản lý các khoản vay có nhiều lịch trả nợ, nhiều mức lãi suất, nhiều loại tiền vay khác nhau. Một TK chính có nhiều TK chi tiết.
- TK chi tiết (1): Theo dõi, quản lý từng khoản vay cụ thể có chung mức lãi suất, chủng loại tiền vay của TK chính. TK chi tiết luôn gắn trực tiếp với TK chính.
- TK thông thường (2): Theo dõi, quản lý các khoản vay có một mức lãi suất, một loại tiền vay duy nhất. TK thông thường không có TK chi tiết.
Theo hướng hiện đại hóa ngân hàng, Vietinbank đã áp dụng hệ thống phần mềm ngân hàng lõi (Core-banking). Core-banking được coi là hạt nhân toàn bộ hệ thống thông tin của hệ thống NHTM hiện đại với khả năng quản lý rủi ro ở tầm vĩ
Khoá luận tốt nghiệp 49 Học viện Ngân hàng
mô, kiểm soát an toàn, xử lý giao dịch tự động nhanh chóng. Phần mềm lõi hiện đại này sẽ giúp Vietinbank cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hoàn chỉnh thông qua nhiều kênh phân phối (mạng ATM, điện thoại, Internet...), mở rộng quy mô hoạt động của NH và xử lí khối lượng công việc hoặc giao dịch lớn nhưng không làm tăng chi phí tài nguyên và cơ sở hạ tầng tương ứng. Đặc điểm của hệ thống TKKT này là:
- Giới hạn số kí tự mã hóa một tài khoản là 9
- Cấu trúc hình cây của một tài khoản phải được tuân thủ gồm: Tài khoản bậc 1
(Head GL), tài khoản bậc 2 (Node GL) và các tài khoản bậc 3 (Leaf GL) mới là nơi thực hiện được các bút toán.
- Có khả năng đa tiền tệ, đa chi nhánh, khả năng thực hiện tự động các bút toán đánh giá lại trên các TKKT.
Bên cạnh việc xây dựng hệ thống TKKT tuân thủ theo chế độ báo cáo tài chính đối với các Tổ chức tín dụng (quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/04/2007 của NHNN), Vietinbank còn căn cứ nhu cầu chiết xuất thông tin từ hệ thống TKKT trong quản lý điều hành hoạt động của ngân hàng như: Thông tin quản trị tài sản, chi phí, thu nhập (theo kỳ hạn, theo từng phòng nghiệp vụ, theo từng mã sản phẩm.). Thông tin theo cách phân loại nợ; Thông tin về rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro tín dụng, rủi ro tác nghiệp.
Hệ thống TKKT mà Vietinbank xây dựng trên Core-banking chỉ sử dụng ký tự đầu tiên chỉ loại tài khoản (từ 1 đến 9) của hệ thống TKKT do NHNN ban hành. Với cách xây dựng hệ thống TKKT của NHNN và có rất nhiều tài nguyên để thực hiện việc thêm/bớt các tài khoản mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị.
Việc quy định tài khoản như trên giúp Chi nhánh có thể quản lý được hàng ngàn tài khoản khách hàng một cách rất khoa học. Nhìn vào số TK GDV có thể biết ngay tài khoản này ứng với loại tiền gì, được mở ra ở đâu. Điều này hữu ích, tạo tiện lợi giúp GDV có thể kiểm tra khi có tình huống phát sinh trong việc khách hàng rút tiền hay gửi tiền tại nơi khác với nơi mở tài khoản.
Khoá luận tốt nghiệp 5 0 Học viện Ngân hàng
Mặt khác, số tài khoản của Chi nhánh do phần mềm kế toán tự động sinh ra, GDV chỉ cần điền thông tin đầy đủ về giao dịch thì hệ thống sẽ tự bung ra số TK và hạch toán cho khách hàng. Việc này giúp hạn chế sai sót phát sinh do GDV nhầm lẫn tài khoản khi hạch toán. Tuy nhiên mức độ chi tiết của các tiểu khoản được thiết lập cũng chưa thực sự đáp ứng được đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản trị. Ngoài mã khách hàng, loại tiền và chi nhánh giao dịch với khách hàng thì những tiểu khoản này vẫn chưa chi tiết được yếu tố lãi suất hay kì hạn của lãi suất mà khách hàng mở tài khoản hay thực hiện giao dịch.