Theo trung tâm kiểm soát và phòng bệnh(CDC), trung tâm kiểm soát và phòng thiếu vi chất dinh dưỡng quốc tế (IMMPaCt), chương trình các hoạt động dinh dưỡng và thể lực, phòng truyền thông Hoa kỳ[78]. Các giai đoạn truyền thông tích cực diễn ra theo 6 bước như sau:
Sơ đồ 1.1. Các giai đoạn truyền thông tích cực
Bước1: Xác định và mô tả vấn đề
Những yếu tố chính trong phần này liên quan đến làm việc với cộng sự(đối tác) trong cách xử sự nhằm:
- Nhận dạng và xác định những vấn đề sức khoẻ sẽ hướng đến trong chương trình can thiệp.
- Xem xét và/ hoặc bố cục những nghiên cứu cần thiết để mô tả những vấn đề.
- Đánh giá các yếu tố và những biến có thể ảnh hưởng đến dự án, bao
Xác định và mô tả vấnđề
Công bố/Phản hồi
Triển khai và lượng giá
Phân tích vấn đề
Nhận dạng và định hình đối tượng
Phát triển chiến lược truyền thông
gồm những điểm mạnh, điểm yếu , các cơ hội và các khó khăn.
Bạn sẽ sẵn sàng để tiếp tục thực hiện kế hoạch truyền thông sức khoẻ nếu bạn:
- Biết được sự khác nhau giữa những gì đang diễn ra và những gì nên diễn ra.
- Có niềm tin rằng chương trình của bạn sẽ hướng đến những vấn đề sức khoẻ hiện tại.
- Có thể mô tả những phần quan trọng của vấn đề.
- Đã đánh giá các biến có thể tác động đến kế hoạch của bạn hoặc những nỗ lực về sức khoẻ của cộng đồng (những nguồn lực có sẵn, hoàn cảnh chính trị…).
Lúc này, bạn có thể in ra những gì đã viết và sử dụng nó để mô tả những vấn đề sức khoẻ và những lí do tác động của bạn hoặc các tổ chức muốn tập trung vào.
Bước 2: Phân tích vấn đề
Những yếu tố chính trong giai đoạn này là cộng tác với các đồng nghiệp nhằm:
- Liệt kê nguyên nhân của mỗi vấn đề mà bạn muốn hướng đến - Phát triển mục tiêu cho mỗi vấn đề.
- Xem xét các thế mạnh, yếu kém, cơ hội, các khó khăn, vấn đề dạo đức của sức khoẻ 1) kỹ thuật sử dụng, 2) truyền thông/giáo dục 3) chính sách/luật lệ, 4) can thiệp chọn lựa của cộng đồng.
Lựa chọn kết hợp những loại can thiệp có thể sử dụng hướng đến các vấn đề.
Hoàn thành giai đoạn 2 nếu đã:
- Đồng ý về những vấn đề mà sẽ hướng đến với sự can thiệp của mình. - Giải thích nguyên nhân của các vấn đề này.
- Xác định, trong quá trình tham gia, những hoạt động phù hợp nhất để sửa chữa những nguyên nhân của các vấn đề.
- Quyết định những thế mạnh, yếu kém, cơ hội, các khó khăn cũng như các vấn đề đạo đức của các can thiệp, và
- Phát triển tinh thần cộng tác sẽ giúp cho việc lập kế hoạh trong tương lai, những can thiệp và đánh giá những nỗ lực liên quan dến chương trình của bạn.
Bước 3: Nhận dạng và định hình đối tượng
Những yếu tố chính trong phần này liên quan đến làm việc với đối tác để:
- Quyết định sự truyền thông là cần thiết như là một sự can thiệp ưu thế và/ hoặc chỉ là sự hỗ trợ cho những can thiệp khác.
+ Nếu truyền thông được sử dụng như một sự can thiệp ưu thế, hãy liệt kê những nhóm hoạt động có thể và những đối tượng.
+ Nếu truyền thông được sử dụng để hỗ trợ các dịch vụ của cộng đồng, các kỹ thuật cần thiết và/ hoặc các chính sách/ các can thiệp bắt buộc, hãy liệt kê các đối tượng có thể tiếp cận để hỗ trợ cho mỗi can thiệp được lựa chọn.
- Hướng dẫn những nhóm họat động cần thiết và đối tượng nghiên cứu để phân loại những nhóm đã dự định.
- Lựa chọn các nhóm và viết truyền thông mục tiêu cho từng nhóm. - Cũng như các nhóm, viết một bản tóm tắt để cung cấp những chỉ dẫn trong việc lựa chọn các khái niệm/ thông điệp , các sắp đặt, các hoạt động và các tài liệu phù hợp.
Sau khi qua các bước trong phần này, bạn đã có hiểu biết tốt về các nhóm mà bạn dự định sẽ làm việc trong quá trình truyền thông. Nó bao gồm các thông tin về cách tiếp cận và đạt được mục tiêu của mình tốt nhất với mỗi nhóm hoạt động. Thông tin này sẽ được sử dụng trong giai đoạn 4 để cung cấp thông tin cho sự phát triển của các hoạt động hoặc các thông điệp và sự thử nghiệm và lựa chọn các bố trí, những hoạt động đặc trưng, và những tài liệu sẽ được sử dụng trong quá trình.
Những yếu tố trong giai đoạn này liên quan đến sự hợp tác với đồng nghiệp bao gồm:
Trong phương pháp có sự tham gia, cần phát triển và thử nghiệm các khái niệm, thông điệp, sự thiết lập các kênh hoạt động đặc hiệu và tài liệu với hoạt động của các nhóm mong muốn.
- Hoàn chỉnh và tóm tắt ngắn gọn những kế hoạch thực hiện truyền thông. Kế hoạch đó nên bao gồm:
+ Nền tảng và sự biện minh bao gồm điểm mạnh, yếu , cơ hội, các khó khăn và phân tích đạo đức.
+ Đối tượng/ nhóm hoạt động. + Truyền thông mục tiêu. + Thông điệp.
+ Sự thiết lập và kênh truyền tải các thông điệp.
+ Những hoạt động(bao gồm phương thức thực hiện, tài liệu và những phương pháp khác.
+ Các đối tác và nguồn sẵn có.
+ Nhiệm vụ và lịch trình (bao gồm trách nhiệm của mỗi người về mỗi nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành, nguồn đòi hỏi cho mỗi nhiệm vụ, thời điểm của quá trình sẽ được kiểm tra).
+ Kế hoạch truyền thông trong và ngoài. + Ngân quỹ.
Sản xuất và phân phối tài liệu.
Sau khi hoàn thành các bước của giai đoạn này, bạn và đối tác sẽ:
- Thoả thuận những hoạt động và những thông điệp chính mà bạn sẽ sử dụng để tiếp cận và gây ảnh hưởng cho mỗi nhóm.
- Biết những hoạt động nào và tài liệu nào sẽ sử dụng cho kế hoạch và ở đâu bạn có kế hoạch tiếp cận với các nhóm đối tượng dự định.
Tóm tắt tất cả những thông tin trong kế hoạch truyền thông bao gồm đặc trưng về vai trò và trách nhiệm trong số đồng nghiệp và đối tác bao gồm:
ai sẽ làm cái gì, khi nào, ở đâu và bao lâu một lần trong thực hiện kế hoạch,và Có kế hoạch và ngân quỹ cho mỗi hoạt động truyền thông.
Bước 5: Kế hoạch phát triển và đánh giá
Trong phương pháp có sự tham gia, xác định nhứng thông tin của đối tác cần:
- Quyết định loại đánh giá nào(ví dụ: Sự thực hiện, tiếp cận, hiệu quả) là cần thiết thoả mãn nhu cầu thông tin đối tác.
- Xác định nguồn thông tin và lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu. - Công thức hoá thiết kế lượng giá nhằm minh hoạ phương pháp nào sẽ được áp dụng để thu nhận được thông tin cậy.
- Phát triển phân tích số liệu và lập kế hoạch báo cáo.
- Hoàn thiện và tóm tắt ngắn gọn kế hoạch thực hiện đánh giá. Kế hoạch gồm:
+ Những câu hỏi của đối tác. + Những chuẩn mực can thiệp.
+ Những phương pháp đánh giá và thiết kế đánh giá. + Phân tích và báo cáo số liệu.
+ Nhiệm vụ và kế hoạch (bao gồm trách nhiệm của mỗi người về mỗi nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành, nguồn đòi hỏi cho mỗi nhiệm vụ, thời điểm của quá trình sẽ được kiểm tra)
+ Kế hoạch truyền thông trong và ngoài.
Các bước trong phần này sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về những điều cần làm để công thức hoá và thực hiện một sự đánh giá tin cậy. Các bước này còn trình bày cho một cách hệ thống và trọng tâm về đánh giá cho những thông tin cần thiết của đối tác. Nó cũng cung cấp hiểu biết sâu sắc về những nhu cầu có thể gặp phải một cách hợp thời, vì thế gia tăng khả năng mà các dự liệu phát sinh bởi sự đánh giá sẽ được sử dụng. Giai đoạn này sẽ tập trung vào những thoả thuận quan trọng thu được để bảo vệ những vấn đề con người. Và bảo đảm họ có thể tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của quá trình
đánh giá. Hoặc trao cho quyền đánh giá, tiếp tục được thông tin và hiểu những vai trò và trách nhiệm khác nhau của họ.
Bước 6: Công bố/Phản hồi.
Yếu tố trong phần này liên quan đến những công việc mà bạn cần hợp tác với đồng nghiệp bao gồm:
- Lồng ghép, nắm bắt, quản lý truyền thông và các kế hoạch đánh giá. - ý kiến phản hồi và những bài học thu được.
- Bổ sung, thay đổi cấu trúc chương trình dựa trên cơ sở những ý kiến phản hồi.
- Thảo luận về những bài học thu được và những số liệu đánh giá với các nhóm đối tác.
Sau khi hoàn thành các bước trong giai đoạn này, bạn nên có kế hoạch lồng ghép mà nó sẽ phác thảo làm thế nào để bạn đứng bên ngoài các hoạt động truyền thông, chỉ đạo đánh giá các hoạt động đó, kiểm soát những nỗ lực mà đảm bảo chắc chắn rằng chúng đang đúng mục tiêu, đúng thời gian, đúng ngân sách. Bạn nên có các cơ chế đúng cho phép bạn dự báo trước, nhận định, đặt ra các khả năng tiềm ẩn có thể có để chương trình của bạn có hiệu quả. Bạn cũng nên có những chiến lược cho sử dụng các số liệu đánh giá để thông báo và cải thiện những nỗ lực của bạn . Quản lý các khả năng dự báo và sử dụng phản hồi đánh giá để cải thiện những nỗ lực của chương trình, đòi hỏi bạn truyền thông hiệu quả với đối tác vì mọi người có thể ý thức và được trở lại với kế hoạch gốc ban đầu.