1.1. Khái quát về khoản mục phải thukhách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo
1.1.4 Kiểm soát nội bộ với khoản mục phải thukhách hàng
KSNB đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong công tác kiểm tra và giám sát hoạt động hàng ngày của từng doanh nghiệp. Khoản nợ phải thu giữa doanh nghiệp và
khách hàng gắn liền với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của hai bên, chính vì vậy KSNB cần được thiết kế và thực hiện một cách chặt chẽ. Chức năng giám sát quản lý của KSNB đối với hoạt động ghi nhận doanh thu và các khoản nợ PTKH cũng được thể hiện qua ba giai đoạn như sau:
- Giai đoạn xuất hiện khoản phải thu khách hàng khi bán hàng (ghi tăng):
• Nghiệp vụ bán hàng phải nhận được sự phê duyệt từ người có nhiệm vụ hoặc thẩm quyền trong doanh nghiệp. Công tác xét duyệt đơn hàng cần có quy trình cụ thể, cẩn thận và kĩ lưỡng, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng đơn hàng nhận được, tránh tối đa các khoản bán hàng tạo nợ xấu khó có thu hồi cũng như các gian lận như ghi khống giao dịch nhằm thu lợi cá nhân của nhân viên. Từ đó, tính có thực của khoản nợ PTKH được sẽ có độ tin cậy cao hơn so với trường hợp không có bất kì quy trình phê duyệt nào.
• Chủ động đánh giá tình hình tài chính, lịch sử thanh toán của khách hàng cũng giúp doanh nghiệp lường trước được khả năng thu hồi đối với các khoản nợ, từ đó đưa ra quyết định về việc có thực hiện giao dịch mua bán hay không, quyết định mức giá bán hàng hóa dịch vụ, thời hạn thanh toán cũng như những khoản giảm giá, chiết khấu cho từng khách hàng khác nhau.
• Việc ghi nhận khoản PTKH phải bắt nguồn từ chứng từ gốc, thực hiện trên sổ sách kế toán của đơn vị và khi kiểm tra lại cũng phải dựa vào những sổ sách và chứng từ này. Việc xây dựng một hệ thống chứng từ có xác minh đầy đủ của những cá nhân có liên quan như con dấu, chữ ký, thời gian,... sẽ minh bạch hóa giấy tờ mua bán của doanh nghiệp.
- Giai đoạn theo dõi khoản phải thu khách hàng:
• Tổ chức phân tách trách nhiệm rõ ràng tại bộ phận kế toán được coi là một chốt kiểm soát thiết yếu. Ví dụ, kế toán ghi nhận khoản PTKH, kế toán tiền và kế toán ghi nhận doanh thu là những cá nhân độc lập nhau; có nhân sự kiểm soát độc lập, đối chiếu sổ sách định kì, tăng cường kiểm tra chéo giữa các kế toán sẽ làm giảm nguy cơ gian lận và làm tăng tính minh bạch cho thông tin được ghi nhận.
Lưu Thanh Vân - 18A4020617 GVHD: ThS. Ngô Quang Tuấn
• Sổ sách kế toán trong doanh nghiệp được đồng bộ hóa cũng tạo thành một chốt kiểm soát hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể chọn lựa hình thức kế toán phù hợp, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh và tương ứng với các hệ thống sổ sách khác nhau để tạo nên chốt kiểm soát hiệu lực. Bên cạnh đó, việc đánh số tham chiếu theo thứ tự các loại giấy tờ, chứng từ mua bán cũng khiến việc ghi nhận khoản PTKH dễ dàng hơn, tránh trùng lặp hoặc thiếu sót.
• Kế toán phải thường xuyên theo dõi tuổi nợ của khách hàng và thực hiện trích lập dự phòng theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Đồng thời doanh nghiệp có thể bố trí nhân sự độc lập gửi thông báo về thời gian đáo hạn khoản nợ tới khách hàng.
• Với các doanh nghiệp có khoản PTKH liên quan tới các giao dịch mua bán có quy mô lớn, hàng tháng kế toán tổng hợp cần lập một bảng cân đối giữa giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã bán, các khoản tiền đã thu, với các khoản nợ phải thu. Bên cạnh đó, công tác đối chiếu, kiểm tra chéo công nợ với khách hàng phải được kế toán thực hiện ít nhất hàng quý, và đặc biệt tại thời điểm cuối năm tài chính để đảm bảo tính trung thực, đầy đủ của số dư khoản mục trên BCTC.
• Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, quan sát được các hoạt động liên quan tới việc vận hành doanh nghiệp nói chung và quy trình mua bán hàng hóa - thu tiền nói riêng. Việc sử dụng kiểm toán nội bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp kiểm soát các cơ sở dẫn liệu như tính hiện hữu/phát sinh, đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, đánh giá và phân bổ, trình bày và công bố. Đặc biệt, kiểm toán nội bộ cũng có thể phát hiện ra các gian lận của ban quản lý - một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp mà có thể các chốt kiểm soát thông thường không hướng tới. Việc tồn tại những gian lận ở những cấp này thường có ảnh hưởng trọng yếu đến các thông tin kế toán trình bày trên BCTC.
- Giai đoạn khách hàng thanh toán nợ (ghi giảm khoản phải thu khách hàng):
• Cần có sự phân tách độc lập giữa kế toán công nợ và thủ quỹ để đề phòng những tiêu cực như thất thu tiền, tiền thu về bị nhân viên chiếm dụng vốn,... Khi việc phân công nhân sự phòng kế toán được thực hiện quy củ, sẽ vừa hạn chế được rủi ro gian lận từ nhân viên vừa tạo ra cơ chế kiểm tra đối chiếu lẫn nhau ở các bước trong chu trình kế toán.
• Không cho phép nhân viên phòng kinh doanh đi thu tiền nợ của khách hàng. Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng phương thức chuyển khoản thông qua các chương trình ưu đãi, chiết khấu đặc biệt.
• Quy trình ghi giảm khoản PTKH cần thông qua một hệ thống chứng từ hợp lệ, có sự giám sát và phê duyệt của nhân sự có thẩm quyền.
Tóm lại, KSNB được thiết kế để kiểm soát quy trình ghi nhận nợ PTKH cần được các nhà quản trị thiết kế phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động, bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Hiểu rõ được KSNB đối với hoạt động ghi nhận khoản mục nợ PTKH sẽ giúp KTV điều chỉnh và tạo ra một quy trình kiểm toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng.