1.3.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện khi tìm hiểu về KSNB của khách hàng với đánh giá ban đầu là có hiệu lực.
a. Mục tiêu của thử nghiệm kiểm soát:
Để xem xét hiệu quả của kiểm soát nội bộ và đánh giá lại rủi ro kiểm soát đối với khoản mục chi phí trả trước.
b. Nội dung thực hiện và các thủ tục kiểm toán áp dụng
Thứ nhất: Khảo sát về sự thiết kế các chính sách kiểm soát đối với CPTT
KTV cần tìm hiểu, nghiên cứu KSNB đối với CPTT bằng việc yêu cầu các nhà quản lý đon vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan, như: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận hay cá nhân trong việc xét duyệt đon đặt hàng, nhập kho, tiêu chuẩn phân bổ chi phí.
Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB của đon vị, cần chú ý đến các khía cạnh: Sự đầy đủ của các quy định cho kiểm soát đối với các khâu, các bước liên quan đến khoản mục CPTT; Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với các vấn đề liên quan đến khoản mục CPTT.
Thứ hai: Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB
KTV khảo sát đánh giá sự vận hành của các quy chế KSNB, cụ thể là sự hiện hữu (hoạt động) và tính thường xuyên, liên tục trong vận hành của quy chế kiểm soát, các bước kiểm soát. Các thủ tục thường được KTV áp dụng:
- Phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đon vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát như phỏng vấn người lập dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ để xem đon vị có tiến hành kiểm soát phê chuẩn với dự toán đã được lập hay không? Phỏng vấn kế toán xem bảng phân bổ chi phí và bảng chi phi trích trước có được xem xét và kiểm soát hay không
- Quan sát công việc của nhân viên thực hiện kiểm soát hồ so, tài liệu.
- Kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động KSNB lưu lại trên các hồ so, tài liệu (Chữ ký của người phê duyệt mua hàng, dấu hiệu của hoàn thiện chứng từ kế toán, chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán.).
Khi đánh giá việc áp dụng các quy chế KSNB cần chú ý các khía cạnh co bản là: Tính hiệu lực, hiệu quả của các quy chế kiểm soát và thực hiện thường xuyên, liên tục các quy chế kiểm soát.
Thứ ba: Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt động KSNB của đơn vị là một công việc có ý nghĩa quan trọng. Có ba nguyên tắc kiểm soát cơ bản đó là: bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm và phê chuẩn, ủy quyền. Các thủ tục khảo sát thường được KTV áp dụng:
- Đọc, tìm hiểu các văn bản, quy chế quy định rõ trách nhiệm, công việc của người tham gia thực hiện công việc (Ví dụ đơn vị có sự đảm bảo sự độc lập cần thiết giữa thủ kho - xuất công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất và kế toán theo dõi phân bổ hay không.)
- Phỏng vấn những người có trách nhiệm và thực thi công việc
- Kiểm tra dấu hiệu kiếm soát lưu trên chứng từ như: Kiểm tra chữ kí của người duyệt thanh toán CPTT có đúng là người được bổ nhiệm hay không..
1.3.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích:
Thủ tục phân tích trong kiểm toán Chi phí trả trước là nhằm phát hiện những biến động bất thường ở những khoản mục Chi phí trả trước. Kết quả thu được sẽ giúp KTV quyết định tăng hay giảm các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với nghiệp vụ và số dư CPTT..
a. Phân tích các thông tin tài chính
Tùy đặc điểm từng doanh nghiệp, mức chi phí kiểm toán và thời gian kiểm toán mà KTV có thể lựa chọn một hoặc kết hợp các phương pháp sau:
- Lập bảng kê nội dung các khoản CPTT trong năm của doanh nghiệp, ghi rõ tên bộ phận phát sinh, số tiền (năm nay, năm trước).
- Phân tích xu hướng:
+ So sánh CPTT của từng đối tượng giữa kỳ này với kỳ trước, giữa các tháng trong kỳ để thấy biến động về CPTT (số dư đầu kỳ- cuối kỳ).
+ So sánh mức CPTT và của kỳ này với kỳ trước (số phát sinh kỳ này với số phát sinh kỳ trước) của từng đối tượng.
• Neu kì này số dư CPTT tăng so với kì trước: doanh nghiệp tăng cường mua các CCDC trong kì => kiểm tra chứng từ mua và tập trung vào thủ tục tính toán lại số phân bổ trong năm.
• Nếu kì này số dư CPTT giảm so với kì trước: doanh nghiệp thanh lý nhiều CCDC hoặc hạn chế mua thêm CCDC trong năm => tập trung tính toán lại số phân bổ trong năm và kiểm tra chứng từ thanh lý CCDC.
- Phân tích tỉ suất: Phân tích chỉ tiêu Chi phí trả trước trên tổng tài sản, xem khoản mục Chi phí trả trước chiếm bao nhiêu phần trăm tổng tài sản.
b. Phân tích các thông tin phi tài chính
- Tình hình thông tin chung về ngành và lĩnh vực hoạt động của công ty KH - Các chính sách, quy định có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của KH
=> Khi thực hiện các phân tích, KTV cần làm rõ những tác động của các yếu tố gây sự biến động đương nhiên đối với CPTT và chỉ ra nghi ngờ về sai phạm có thể có. Những tác động của yếu tố đương nhiên không gây ra sai phạm, KTV loại trừ tác động của các yếu tố này để đưa ra các nghi ngờ về khả năng sai phạm trong khoản mục Chi phí trả trước.
1.3.2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Mục đích thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Thủ tục kiểm tra chi tiết được thực hiện để đạt được mục tiêu kiểm toán khoản mục CPTT, được thực hiện thông qua kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và kiểm tra chi tiết số dư tài khoản.
Nội dung thực hiện và các thủ tục kiểm toán áp dụng
Khi thực hiện kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ chi phí trả trước, KTV thường tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm toán. Trong quá trình chọn mẫu KTV thường đặc biệt
chú ý đến các nghiệp vụ có giá trị lớn , không có tiêu thức phân bổ chi phí trả trước và chi phí kinh doanh, không có hợp đồng thương mại, hóa đơn mua bán...
Kiểm tra chi tiết chủ yếu là kiểm tra các nghiệp vụ đã ghi nhận trên sổ hạch toán trong quá trình kế toán liệu rằng có đảm bảo các CSDL cụ thể hay không. Các CSDL đó cũng chính là mục tiêu mà kiểm toán mà kiểm toán viên có trách nhiệm thu thập bằng chứng kiểm toán. Dưới đây là các mục tiêu kiểm toán (Cơ sở dẫn liệu) cụ thể và các thủ tục kiểm toán được thực hiện để đạt được mục tiêu tương ứng.
- Tính hiện hữu: Nghiệp vụ ghi nhận chi phí trả trước đã xảy ra và liên quan đến đơn vị. Thủ tục kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra chọn mẫu 1 số nghiệp vụ chi phí trả trước phát sinh trong kì đối chiếu với các chứng từ liên quan, đảm bảo các nghiệp vụ được ghi trong sổ kế toán đều thực sự phát sinh.
+ Kiểm tra các chứng từ liên quan như: hợp đồng mua bán, hóa đơn VAT
+ Kiểm tra việc chuyển các TSCĐ có giá trị < 30 triệu đồng sang CCDC, kiểm tra giá trị còn lại của các TSCĐ khi chuyển.
- Tính chính xác: Nghiệp vụ CPTT được tính toán, đánh giá dúng đắn hợp lý hay không. Thủ tục kiểm tra:
+ Kiểm tra trên các hóa đơn mua hàng, xem xét việc tính toán chính xác trên các hóa đơn. Kiểm tra việc tính toán GTCL của TSCĐ trước khi chuyển sang CCDC.
- Tính hạch toán đầy đủ: Nghiệp vụ CPTT đã ghi sổ kế toán phải được hạch toán đầy đủ, không trùng hay bỏ sót. Thủ tục kiểm tra:
+ Tiến hành kiểm kê CCDC, đảm bảo rằng không có CCDC nào có mặt tại kho mà không được ghi chép.
- Tính phân loại: các nghiệp vụ CPTT phải được phân loại và ghi nhận đúng kì kế toán, đúng quan hệ đối ứng tài khoản, chính xác về số liệu tương ứng đã ghi trên chứng từ. Thủ tục kiểm tra
+ Kiểm tra chọn mẫu về việc hạch toán đúng đắn của các tài khoản, đảm bảo không có sự hạch toán nhầm giữa CPTT và TSCĐ, các chi phí phát sinh trong kỳ.
- Tính đúng kì: Nghiệp vụ CPTT phải được hạch toán kịp thời, đảm bảo phát sinh trong kì nào phải được ghi nhận đúng kì đó. Thủ tục kiểm tra:
+ Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ xung quang ngày khóa sổ, xem xét liệu có nghiệp vụ nào phát sinh kì sau mà được ghi nhận kì này không và ngược lại.
Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết với số dư của khoản mục CPTT trên BCTC
❖ Đối với số dư đầu kỳ:
Việc xem xét số dư đầu kỳ của khoản mục CPTT được tiến hành tùy thuộc vào DN được tiến hành kiểm toán lần đầu hay từ lần thứ hai trở đi.
- Nếu việc kiểm toán năm trước được thực hiện bởi chính công ty kiểm toán đang thực hiện kiểm toán BCTC năm nay và số dư đầu kỳ đã được xác định là đúng thì không cần thiết phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung.
- Nếu việc kiểm toán năm trước được thực hiện bởi công ty kiểm toán khác, KTV phải xem xét Báo cáo kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán năm trước, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến các khoản CPTT, nếu có thể tin cậy được thì KTV cũng có thể chấp nhận kết quả kiểm toán năm trước mà không cần thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung.
Trong các trường hợp này KTV chỉ cần xem xét để đảm bảo số dư cuối năm tài chính trước được kết chuyển chính xác hoặc được phân loại một cách phù hợp trên Báo cáo tài chính năm nay.
- Nếu chưa được kiểm toán năm trước (kiểm toán lần đầu), hoặc việc kiểm toán năm trước được thực hiện bởi công ty kiểm toán khác và KTV không tin tưởng vào kết quả kiểm toán năm trước hoặc Báo cáo kiểm toán năm trước không chấp nhận toàn phần đối với số dư khoản mục CPTT, thì KTV phải xem xét đến các nguyên nhân không chấp nhận toàn phần. Trong các trường hợp này, KTV phải áp dụng các thủ tục kiểm toán bổ sung như: Kiểm tra các chứng từ chứng minh cho số dư đầu năm, bảng tổng hợp công cụ dụng cụ, bảng phân bổ chi phí trả trước...
Trên cơ sở kết quả kiểm toán số dư đầu kỳ và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, kiểm toán viên cần kết hợp với thủ tục kiểm tra chi tiết về số dư khoản mục CPTT cuối kỳ. Các mục tiêu kiểm toán (cơ sở dẫn liệu cần xác minh) và thủ tục kiểm toán chủ yếu phổ biến như sau:
- Sự hiện hữu: Khoản mục CPTT trên sổ kế toán là thực tế đang tồn tại.
Thủ tục kiểm tra: Đối với CPTT là công cụ dụng cụ thì thực hiện kiểm kê CCDC, đảm bảo rằng các CCDC được ghi nhận thực tế đang hiện hữu; Kiểm tra danh sách và xin xác nhận từ bên thứ ba,...
- Sự tính toán, đánh giá: Các khoản CPTT được tính toán đánh giá đúng đắn, chính xác.
Thủ tục kiểm tra: KTV cần xem xét đánh giá tính hợp lý của thời gian phân bổ các khoản CPTT xem có phù hợp với các quy định kế toán hay không? Sau đó thực hiện kiểm tra lại tính toán của bảng phân bổ và đánh giá tính hợp lý của việc phân bổ CPTT vào các tài khoản chi phí liên quan.
- Sự tổng hợp và cộng dồn: Các khoản Chi phí trả trước được tổng hợp- cộng dồn đầy đủ, chính xác.
Thủ tục kiểm tra: Kiểm tra việc tổng hợp cộng dồn trên sổ kế toán, đảm bảo chính xác.
- Sự trình bày và công bố: Các khoản Chi phí trả trước được trình bày trên Báo cáo tài chính phù hợp với quy định của chế độ kế toán và nhất quán với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị.
Thủ tục kiểm tra: Kiểm tra việc trình bày khoản mục Chi phí trả trước trên Báo cáo tài chính xem có được trình bày đúng chỉ tiêu, đúng giá trị theo quy định của chuẩn mực kế toán về lập và trình bày BCTC.