Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là yếu tố quan trọng đem lại sự thành công cho Công ty. Công ty đã nghiên cứu và xây dựng một cơ chế quản lí phù hợp, hoàn chỉnh nhằm đảm bảo tính hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trong quá trình hoạt động. Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín tổ chức bộ máy quản lý hoạt động theo mô hình sau:
Sơ đồ 2.1. Bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín
* Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: Ban Giám đốc:
- Giám đốc: Điều hành hoạt động chung của Công ty, hoạch định chiến lược
kinh doanh. Giám đốc là người đại diện cho doanh nghiệp trước pháp luật. Phân công nhiệm vụ quản lý cho giám đốc. Chịu trách nhiệm những nhiệm vụ phân công cho Phó giám đốc.
- Phó giám đốc: Cùng Giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh của công
ty. Trực tiếp điều hành, quản lý các công việc được phân công,... Phòng Hành chính - nhân sự:
- Chuẩn bị các công tác liên quan đến nhân sự, chính sách nhân sự, chịu trách nhiệm quản lí tiền lương của nhân viên các phòng ban, thực hiện công tác làm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Thiết lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân sự phù hợp với yêu
cầu của công ty, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên.
- Quản lý văn bản, giấy tờ sổ sách hành chính, hồ sơ lao động, công tác bảo
vệ
nội bộ, an ninh trật tự, công tác quản lý sử dụng tài sản, hành chính phục vụ hoạt động của công ty.
Phòng kỹ thuật
- Thiết kế bản vẽ kiến trúc, lập hồ sơ thiết kế và dự toán công trình, đưa ra kế hoạch về kĩ thuật công trình, tham mưu cho Giám đốc các kế hoạch xây dựng của công ty
- Trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị theo dõi, giám sát về mặt kỹ thuật,
tiến độ, chất lượng đối với các công trình và hạng mục công trình thi công thuộc các dự án do Công ty đầu tư hoặc tại các gói thầu do Công ty ký kết hợp đồng.
Phòng Kinh doanh - dự án
- Lập kế hoạch và định hướng chiến lược kinh doanh, tham mưu cho giám đốc
trong việc phê duyệt các dự án kinh doanh, đề xuất các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
- Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng
trong lĩnh vực xây dựng. Cập nhật các thông tin dự án mới trong nước. Phòng Ke hoạch - vật tư
- Xây dựng kế hoạch đấu thầu và hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu do Công
ty làm nhà thầu. Thực hiện việc soạn thảo các Hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng các phương án giá theo kế hoạch, chuẩn bị cho Giám đốc giao kế hoạch và xét duyệt kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất giải quyết. Ngoài ra còn quan hệ tìm kiếm đối tác, thu thập thông tin để chuẩn bị công tác đấu thầu và dự thầu.
- Lập kế hoạch vật tư, thiết bị, công cụ lao động theo kế hoạch hàng năm, để
- Thực hiện việc quản lý vật tư của Công ty theo đúng quy chế. Có trách nhiệm kiểm tra tình hình sử dụng vật tư ở tất cả các bộ phận trong Công ty, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Phòng Tài chính - Ke toán
- Quản lý nguồn vốn, nguồn tài chính của Công ty. Thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ kế toán - tài chính theo quy định của nhà nước, cụ thể:
- Xây dựng hệ thống tổ chức kế toán đon vị ngày một hoàn chỉnh, phù hợp với
yêu cầu kinh doanh và chế độ tài chính, chế độ kế toán hiện hành. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định.
- Phát hiện, phản ánh kịp thời những vi phạm tài sản, chế độ thu chi tài chính.
Cung cấp kịp thời, chính xác số liệu tài chính cho Giám đốc để lập kế hoạch kinh doanh đúng đắn.
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín
Doanh thu của Công ty Cổ Phần Thưong mại và Xây dựng Trọng Tín chủ yếu đến từ hoạt động cung cấp dịch vụ xây dựng, viễn thông và y tế. Trong đó hoạt động thi công công trình xây dựng chiếm tỉ trọng lớn nhất.
Do hoạt động xây dựng có tính chất đặc thù riêng, nên sẽ ảnh hưởng không ít đến quá trình ghi nhận doanh thu:
- Các sản phẩm thi công thường có giá trị lớn, thời gian xây dựng kéo dài và
chịu nhiều yếu tố tác động bên ngoài như: nắng, mưa, bão ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công. Khi chất lượng hoặc tiến độ thi công không đảm bảo, sẽ làm giảm giá trị hợp đồng và ảnh hưởng đến doanh thu của đon vị.
- Thời gian thi công thường dài nên vốn đầu tư dễ bị ứ đọng, dễ gặp rủi ro khi
giá cả biến động làm ảnh hưởng đến dự toán và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Các hợp đồng thi công thường diễn ra trong thời gian dài, có thể kéo dài từ năm này qua năm sau, bởi vậy kế toán phải xác định ghi nhận doanh thu theo tỉ lệ hoàn thành.
- Đối tượng của các doanh nghiệp ngành xây dựng thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi công dài, kỳ tính giá sản phẩm không phải là hàng tháng như các loại hình doanh nghiệp khác, mà được xác định tùy theo đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phưong thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu và khách
hàng. Vì thời gian sản xuất dài, và thường khách hàng chỉ tạm ứng một phần số tiền của công trình thi công nên các doanh nghiệp xây dựng cần vốn dài hạn với khối lượng lớn. Điều này mang lại nhiều rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Việc vay dài hạn khiến chi phí sử dụng vốn lớn hơn. Hơn nữa, việc chỉ được thanh toán sau khi công trình hoàn thành cũng làm giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong giai đoạn sản xuất sản phàm. Thêm vào đó, thời gian thi công dài cũng có tác động đến rủi ro mất vốn của doanh nghiệp do phải chịu ảnh hưởng của hao mòn TSCĐ hữu hình và vô hình.
2.1.5. Bộ máy kế toán tại Công ty
2.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây
dựng Trọng Tín
Bộ máy kế toán có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bất kì doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn hay nhỏ đều cần xây dựng cho mình một bộ máy kế toán chuyên nghiệp, hiệu quả để có thế quản lí tốt và kịp thời phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra bước đi hợp lí cho doanh nghiệp của mình.
Tại Công ty Trọng Tín, bộ máy nhân viên kế toán khá đồng đều. Trong năm 2020 có tống cộng 4 nhân viên kế toán, trong đó cả 4 nhân viên đều có trình độ Đại học, bao gồm Kế toán trưởng và các nhân viên khác. Theo quy định trong tuyến dụng kế toán tại Công ty, các nhân viên kế toán được tuyến có trình độ ít nhất là bậc Cao đẳng.
Bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với quy mô đặc điếm của công ty, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả.
Hình thức tố chức công tác kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức tố chức công tác kế toán tập trung. Với hình thức kế toán này, công ty chỉ thành lập một phòng kế toán tập trung, tất cả công việc kế toán từ việc thu nhận, xử lí, hệ thống hóa thông tin đến cung cấp thông tin kinh tế đều được tập trung ở phòng.
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín
Kế toán trưởng: là người quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Tài chính Ke toán; có trách nhiệm tố chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng Tài chính kế toán theo đúng quy định hiện hành và điều lệ của công ty; là người hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận kế toán khác, kiểm tra báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; đưa ra những tham mưu về tình hình tài chính của công ty; tham gia ý kiến với tống giám đốc về việc tuyển dụng, các chính sách khác của công ty, báo cáo bằng văn bản cho cấp trên khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty.
Kế toán viên: hạch toán doanh thu, chi phí, theo dõi công nợ với khách hàng
và nhà cung cấp, giám sát các khoản phải thu, phải trả và báo cáo với kế toán trưởng và ban lãnh đạo về các khoản nợ đến hạn để kịp thời xử lí; theo dõi tình hình TSCĐ và thực hiện trích khấu hao hàng kì; tiến hành lập bảng tính iuo`ng dựa trên bảng chấm công và xác định các khoản trích theo lưong, phụ cấp, thưởng cho nhân viên và nộp cho kế toán trưởng phê duyệt; theo dõi quá trình thu, chi tiền của công ty;.. và các công việc kế toán khác dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của kế toán trưởng.
Mặc dù mỗi nhân viên có nhiệm vụ khác nhau, song mọi công việc kế toán đều được tiến hành theo một quy định thống nhất, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau dưới sự điều hành của kế toán trưởng.
2.1.5.2. Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín
❖
Chế độ kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC của Bộ Tài chính được ban hành ngày 22/12/2014.
Kì kế toán:
Niên độ kế toán thực hiện từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hằng năm theo đúng năm dương lịch.
* ...A ..
Đơn vị tiền tệ
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép, báo cáo kế toán là Việt Nam đồng
Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ phát sinh được quy đối sang đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh của ngân hàng nhà nước công bố trong ngày
❖
Phương pháp kê khai và tính thuế
Hình thức ghi sổ kể toán
Hiện nay hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Trọng Tín là “Sổ nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp nhất trong điều kiện công tác hạch toán kinh tế tài chính phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ kết quả giữa các đối tượng kế toán.
Hệ thống sổ được kế toán dụng tại Công ty Sổ nhật ký chung.
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết liên quan
Sơ đồ 2.3. Hình thức sổ Nhật kí Chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: k
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ =►
Quan hệ đối chiếu ■«---■>
❖
Phần mềm kế toán
Để đơn giản hóa công tác hạch toán kế toán Công ty Cổ Phần kỹ thuật công trình việt nam đã áp dụng phần mềm kế toán SIVIP. Phần mềm kế toán SIVIP giúp nhân viên
kế toán nhập chứng từ, thực hiện ghi chép sổ sách một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy kế toán.
Giao diện phần mềm kế toán
Hình 2.1. Giao diện màn hình phần mềm kế toán Sivip
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TRỌNGTÍN
2.2.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
❖
Nội dung doanh thu tại Công ty CP Thương mại và Xây dựng Trọng Tín
Tại Công ty Trọng Tín nguồn doanh thu chính tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp đến từ hoạt động cung cấp các dịch vụ xây dựng, viễn thông và y tế; công ty có phát sinh một số ít nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể, nguồn thu tạo nên từ các dự án sau sẽ chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của đơn vị:
- Thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;
- Thi công sửa chữa cải tạo, gia công sản xuất, lắp dựng nội thất các công trình
dân dụng;
- Thi công xây dựng, sửa chữa cải tạo các công trình hạ tầng viễn thông;
- Lắp đặt thiết bị viễn thông, mạng truyền dẫn.
Bởi vậy Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ là một trong những khoản mục quan trọng nhất tại doanh nghiệp.
❖
Doanh thu của công ty là toàn bộ giá trị tiền đã nhận về hoặc có thể thu về trong tương lai (không bao gồm thuế GTGT) do đáp ứng nhu cầu mua sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, các hoạt động đầu tư tài chính và một số hoạt động không thường xuyên khác. Nguyên tắc xác định các khoản doanh thu và thu nhập này được dựa trên Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 14 - “Doanh thu và thu nhập khác” ban hành kèm Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố bốn (04) chuẩn mực kế toán Việt Nam. Bên cạnh đó, để cập nhật quy định mới nhất về ghi nhận doanh thu, công ty còn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Riêng đối với hợp đồng thi công xây dựng, Công ty CP Thương mại và Xây dựng Trọng Tín ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực VAS 15 và áp dụng phương pháp ghi nhận theo giá trị khối lượng thực hiện. Theo đó, doanh thu của HĐXD được xác định tương ứng với phần công việc đã hoàn thành khi kết quả thực hiện Hợp đồng có thể ước tính một cách đáng tin cậy. Tùy thuộc vào điều khoản Hợp đồng quy định, sau khi hoàn thành từng giai đoạn nhất định (hoặc cả dự án), hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành và căn cứ vào Biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành được xác nhận từ phía khách hàng, công ty sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu.
■Nếu trong hợp đồng quy định dự án được nghiệm thu toàn bộ một lần sau khi
hoàn tất việc xây dựng, doanh thu sẽ được ghi nhận và xuất hóa đơn tại thời điểm hoàn thành công trình (có kèm theo chứng từ liên quan)
■Nếu trong hợp đồng quy định dự án được nghiệm thu nhiều lần trong quá
trình cung ứng dịch vụ, thì sẽ xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu theo từng lần sau khi có biên bản nghiệm thu từng lần đi kèm.
Như vậy, việc xác định doanh thu theo khối lượng công việc thực hiện tương đối chắc chắn. Căn cứ vào giá trị hợp đồng, giá trị xây dựng dự toán và biên bản nghiệm thu khối lượng công việc được hai bên xác nhận làm cơ sở tính toán doanh thu trong kỳ. Việc đánh giá phần công việc hoàn thành được dựa trên xét đoán mang tính chuyên môn kỹ thuật của đoàn nghiệm thu công trình. Dựa trên tiến độ về mặt vật chất, các kĩ sư giám sát thi công và chuyên gia sẽ quan sát các hoạt động và dựa trên phán xét của họ về khối lượng công việc hoàn thành để đưa ra quyết định về giá trị doanh thu được ghi nhận trong kì.