Chương 1 Cơ sở lý luận về quản trị mối quan hệ khách hàng
2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của Công ty
Dựa trên thông tin thu thập được từ Phòng Hành chính - Nhân sự, dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác.
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty HEXAGON
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban trong Công ty là:
a. Ban giám đốc
Ban giám đốc của Công ty Hexagon gồm có: giám đốc điều hành, giám đốc sáng tạo và giám đốc kinh doanh. Trong đó:
Giám đốc điều hành Nguyễn Tuấn Việt - người đại diện theo pháp luật của Công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc có nhiệm vụ quyết định các vấn đề - văn bản, quy chế quản lý liên quan đến hoạt động chung trong các phòng ban, bộ phận bên dưới. Thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng doanh nghiệp - công trình công nghiệp, thương mại hay khách hàng cá nhân; quản lý tài chính của Công ty Hexagon. Bên cạnh đó, ông cũng là người trực tiếp quản lý các hoạt động, nhân sự trong lĩnh vực truyền thông - sự kiện của Công ty.
Giám đốc kinh doanh Nguyễn Xuân Trường - xây dựng chiến lược và phát triển hoạt động kinh doanh; xây dựng quy trình thực hiện, lập kế hoạch thúc đẩy các bộ phận thực hiện công việc theo kế hoạch đã định và theo hướng phát triển chung của Công ty. Quản lý và giám sát việc thực hiện, đánh giá báo cáo kết quả kinh doanh của các phòng. Tìm kiếm đối tác cho doanh nghiệp: khách hàng thương mại
hoặc cá nhân - tìm kiếm, xây dựng hồ sơ, tổ chức và tham gia làm hồ sơ dự thầu với bộ phận phát triển dự án; nhà cung cấp - tìm kiếm, lập kế hoạch triển khai, ký kết các hợp đồng, đảm nhiệm các hoạt động liên quan sản xuất, phục vụ cho các dự án. Ngoài xây dựng còn duy trì, đảm bảo mối quan hệ với các khách hàng; xây dựng các kế hoạch marketing truyền thông. Quản lý mảng thiết kế và trang trí nội thất bán lẻ trong HEXAGON.
Giám đốc sáng tạo là ông Lưu Việt Thắng - quản lý các phòng ban thiết kế (của thiết kế và thiết kế Homie). Điều phối nhân viên vào các dự án; theo dõi giám sát quá trình thực hiện và điều chỉnh, duyệt thiết kế đảm bảo chúng đạt tiến độ cũng như đáp ứng nhu cầu khách hàng. Cùng tham gia vào xây dựng kế hoạch, lên ý tưởng thiết kế. Tìm kiếm, đào tạo, xây dựng đội ngũ thiết kế. Ngoài ra, quản lý các xưởng, nhà máy sản xuất trực tiếp.
b. Phòng hành chính - nhân sự
Phòng (tại trụ sở chính) gồm có: 1 trưởng phòng, 1 chuyên viên nhân sự, 3 nhân viên kỹ thuật, 2 lái xe
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý nhân sự Công ty. Thông qua công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành để đánh giá thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính cũng đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ nhân sự theo yêu cầu của Công ty. Cụ thể hơn, trưởng phòng hành chính là người xây dựng quy chế lương thưởng cho cán bộ công nhân viên Công ty; giám sát bộ phận tính công; giám sát công tác thực hiện nghiệp vụ liên quan đến BHXH; và tổ chức các cuộc họp và các sự kiện cho Công ty.
Cùng với đó, chuyên viên nhân sự quản lý những văn kiện, bưu thư đến và đi cho các phòng ban; sắp xếp xe phục vụ cho công việc của nhân viên Công ty.
c. Phòng kế toán
Phòng gồm có: 1 trưởng phòng kế toán - kế toán trưởng, 1 phó phòng, 7 kế toán viên. Với hai bộ phận là kế toán nội bộ và kế toán thuế.
Phòng có chức năng đảm nhận thực hiện, kiểm soát và chịu trách nhiệm trước Công ty về toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán. Trong
đó, kế toán nội bộ thực hiện các hoạt động về tình hình tài chính nội bộ theo tháng, quý, năm; các khoản thanh toán lương cho đội ngũ nhân viên. Kế toán thuế đảm nhiệm các giao dịch với cơ quan Thuế, cơ quan BHXH và các đối tác như Ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp. Trưởng phòng kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức, quản lý các hoạt động của Phòng kế toán và trực tiếp báo cáo tình hình cho Ban giám đốc. Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các kế toán viên trong việc lập báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban Giám đốc, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo tháng/quý/năm. Xử lý các báo cáo của kế toán tổng hợp, kế toán viên về các vấn đề nghiệp vụ kế toán. Phê duyệt các khoản thanh toán do các bộ phận, phòng ban khác trong Công ty đề nghị, các bảng tiền lương do kế toán tổng hợp lập, các báo cáo xử lý chênh lệch hàng tồn kho cho khách hàng, các báo cáo thuế trước khi gửi cơ quan Thuế.
d. Phòng phát triển dự án
Phòng phát triển dự án (hay còn gọi là PDD - Project Development Department) gồm có: bộ phận Quản lý dự án và Thiết kế dự án.
- Quản lý dự án chia thành ba mảng: dự án, chuỗi và hãng. Với hai phòng ban nhỏ - 1 trưởng phòng và 8 đến 10 nhân viên; đều quản lý những nhóm khách hàng riêng, bao gồm cả B2B và B2C thuộc ba mảng kể trên.
Tổ chức thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, thực hiện các kế hoạch kinh doanh được ban giám đốc duyệt theo quy trình quản lý khách hàng và công tác chăm sóc khách hàng sau khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ và đấu thầu cho Công ty đã được xây dựng. Cụ thể hơn về quy trình quản lý dự án: Nhận thông tin dự án từ trưởng phòng; liên hệ trực tiếp với khách hàng để nắm rõ yêu cầu; khảo sát, làm việc với bộ phận thiết kế lên bản vẽ; làm báo giá; duyệt bản vẽ kỹ thuật và dự toán công trình; tiến hành ký kết Hợp đồng và tạm ứng với khách hàng; chuẩn bị thi công và sản xuất, giám sát và triển khai; nghiệm thu, thanh lý, thanh - quyết toán công trình với khách hàng. Trong quá trình này, các phòng phát triển dự án luôn có sự phối hợp với các phòng ban khác (gồm: phòng thiết kế, phòng mua, phòng kỹ thuật và giám sát, phòng kế toán, nhà máy và xưởng) với các nghiệp vụ tương ứng. Ngoài ra, cung cấp các chính sách hậu mãi, tiếp nhận và xử lý những phản hồi của
khách hàng, chăm sóc khách hàng cũ, khách hàng tiềm năng, duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp. Trưởng phòng - người trực tiếp quản lý bộ phận liên hệ với các đối tác, khách hàng, bàn giao thông tin dự án cho nhân viên; giám sát và đánh giá quá trình thực hiện công tác quản lý dự án; hỗ trợ giải quyết các khúc mắc, khó khăn, báo cáo kết quả cho Giám đốc; chịu trách nhiệm về doanh thu. Hoạt động chủ yếu của hai phòng PDD là:
+ Phòng PDD 1: Thực hiện các công trình thương mại, công nghiệp như: Showroom ôtô, điện thoại, nội thất văn phòng, nhà hàng, gian hàng triển lãm,... + Phòng PDD 2: Thực hiện các dự án hãng, chuỗi về điện tử, gia dụng, cửa hàng
thời trang,... - Thiết kế dự án
Gồm 4 phòng ban: Thiết kế concept 3D, Thiết kế kỹ thuật 2D, Thiết kế kiến trúc, Thiết kế đồ họa. Mỗi phòng đều có 1 trưởng phòng và 5 đến 7 nhân viên. Phòng ban thiết kế có chức năng tư vấn thiết kế các công trình mà các phòng phát triển dự án đảm nhiệm, từ các công trình công nghiệp, thương mại đến các công trình ngoại cảnh. Đến lên các ý tưởng; thiết kế dựa trên những nhu cầu khách hàng đưa ra, xây dựng phối cảnh, các bản vẽ cần thiết cho quá trình thi công, sản xuất, lắp đặt, chọn vật liệu. Kiểm tra, điều chỉnh hình ảnh mặt bằng 2D/3D, vật liệu sử dụng theo yêu cầu của khách hàng và phê duyệt bản vẽ, duyệt mẫu, duyệt vật liệu. Cùng sự phối hợp với bộ phận tư vấn kỹ thuật - giám sát, nhận kết quả sau khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, mặt bằng hiện trạng phục vụ cho việc thiết kế. Đứng đầu mỗi phòng thiết kế là trưởng phòng; đảm nhiệm việc quản lý, sắp xếp, phân chia nhân viên trong phòng mình vào các dự án, công trình; phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng tiến trình thực hiện dự án. Ngoài ra, các phòng thiết kế cũng thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty.
e. Phòng mua
Phòng gồm có: 1 trưởng phòng và 3 nhân viên.
Chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ vật tư và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để phục vụ cho các hoạt động thi công của doanh nghiệp, đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận khác thực hiện dự án công trình. Ngoài ra, phòng thực hiện tìm
kiếm, đặt hàng theo yêu cầu của bộ phận dự án. Làm việc với các nhà cung cấp, quản lý hàng xuất nhập về, cập nhật, nắm bắt tình trạng, giá cả của các vật liệu cần thiết trên thị trường. Đảm bảo sự phối hợp giữa các bên nhà máy, nhà xưởng, bộ phận kho hàng và bộ phận quản lý dự án.
f. Homie
Gồm có Phòng quản lý Homie và Phòng thiết kế Homie.
- Phòng quản lý Homie: đảm nhiệm các dự án, công trình nhà dân - đối tượng khách hàng B2C.
- Phòng Thiết kế Homie: gồm Thiết kế 3D và Bóc tách kỹ thuật.
g. Phòng kỹ thuật và giám sát
Gồm có: Kiểm soát thiết kế và tư vấn kỹ thuật, Giám sát nội - ngoại thất, Giám sát xây dựng và Bảo hành, bảo trì.
- Kiểm soát thiết kế và tư vấn kỹ thuật: 1 trưởng phòng và 19 nhân viên.
- Dựa trên bản vẽ của đội thiết kế, đội ngũ kiểm soát thiết kế tiến hành kiểm tra so sánh giữa bản vẽ và hiện trạng về các yếu tố của công trình như: kết cấu, nguyên vật liệu; và yêu cầu bên thiết kế chỉnh sửa nếu cần. Cụ thể, trước giai đoạn thi công, tiến hành kiểm tra trên ba loại bản vẽ: Kiểm soát nội - ngoại thất, Kiểm soát MEI, Kiểm soát xây dựng, Sau khi thi công, khảo sát dựa trên bản vẽ hoàn công.
- Giám sát nội - ngoại thất và giám sát xây dựng: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 10 giám sát viên
Thực hiện theo dõi tại công trình từ giai đoạn chuẩn bị vật tư đến nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư. Phối hợp với bộ phận thi công để kiểm tra, giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Với các công việc cụ thể như sau: Khảo sát địa chất, địa hình và mặt bằng hiện trạng công trình phục vụ cho quá trình lên bản vẽ thiết kế. Kiểm tra chất lượng vật tư, quá trình bàn giao vật tư vào công trình. Tiến hành giám sát, theo dõi hoạt động thi công tại công trường, đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn xây dựng, tiến dộ triển khai và hoàn thành các giai đoạn trong dự án, chất lượng theo hồ sơ thiết kế - bản vẽ đã duyệt với bộ phận thiết kế và chủ đầu tư. Cùng với phòng ban phát triển dự án, hoàn thành biên
bản bàn giao và nghiệm thu theo khối lượng thực tế; hoàn thành hồ sơ thanh toán, thanh lý hợp đồng, quyết toán công trình với phía chủ đầu tư.
Bảo hành, Bảo trì:
Trực tiếp nhận thông tin yêu cầu và thực hiện quy trình bảo hành sản phẩm cho khách hàng.
Bên cạnh đó, còn đảm nhiệm yếu tố an toàn cho người lao động tại công trình. Trưởng
phòng dự án có trách nhiệm quản lý, phân bổ sắp xếp nhân sự thực hiện nghiệp vụ giám
sát cho các dự án, theo yêu cầu của ban dự án. Ngoài ra, phòng giám sát - tư vấn kỹ thuật
cũng thực hiện các công việc theo sự phân công của cấp trên.
h. Truyền thông - PR
Phòng PR - Truyền thông gồm có: 1 trưởng phòng và 9 nhân viên. Phòng có chức năng thực hiện các công việc trong lĩnh vực Truyền thông, quảng cáo; cung cấp các dịch vụ PR - Truyền thông theo yêu cầu, mong muốn mà khách hàng đặt ra. 4 dịch vụ chính được cung cấp gồm: giải pháp PR, Sáng tạo nội dung, Digital Marketing, Truyền thông - Marketing tích hợp. Với dịch vụ cung cấp giải pháp PR, các nhân sự thực hiện sản xuất nội dung PR; tư vấn và điều phối các hoạt động PR chuyên biệt; tổ chức các buổi họp mặt, họp báo... Với dịch vụ sáng tạo nội dung - các câu chuyện riêng về doanh nghiệp sẽ được viết lại qua những lời kể sáng tạo, ấn tượng riêng. Phòng cũng thực hiện xây dựng Marketing số; xây dựng các chiến lược truyền thông theo ngành hoạt động từ theo từng giai đoạn cụ thể đến tổng thể cho khách hàng.
i. Phòng sự kiện
Thực hiện các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện gồm có 4 phòng ban: Phòng quản lý sự kiện, phòng thiết kế concept, phòng cung cấp sản xuất, phòng bóc tách. Mỗi phòng gồm có 1 trưởng phòng và 12 đến 15 nhân viên. Các phòng ban phối hợp, tổ chức các sự kiện như: lễ hội văn hóa, lễ hội ẩm thực, lễ hội âm nhạc, hội chợ, sự kiện triển lãm, hội nghị. Nắm bắt nhu cầu của khách hàng, đưa ra các
Chỉ tiêu 2018Năm Năm2019 Năm2020 Chênh lệch 2019/2018
Chênh lệch 2020/ 2019
j. Nhà máy sản xuất trực tiếp và xưởng
Hexagon hiện có 4 nhà máy sản xuất và xưởng: 2 ở Hà Nội, 1 ở Đà Nang và 1 ở Hồ Chí Minh. Mỗi nhà máy đều có 2 quản lý xưởng nhà máy và khoảng 36 nhân công.
Nhà máy của Công ty được đầu tư, trang bị dây truyền sản xuất tự động hóa; sở hữu máy cắt gỗ hiện đại bậc nhất trên thị trường hàng công nghiệp. Xưởng in và Phòng sơn hiện đại, nâng cấp và cập nhật thường xuyên những công nghệ tân tiến; đáp ứng tốt hơn các yêu cầu ngày càng cao mà khách hàng đưa ra về thời gian sản xuất, chất lượng sản phẩm, cũng như độ an toàn vệ sinh và bảo vệ môi trường. Thực hiện sản xuất, thi công, lắp đặt các hạng mục nội ngoại thất của các dự án/ công trình, dựa trên bản vẽ thiết kế, các yêu cầu vật liệu, chất lượng mà bộ phận dự án đặt hàng, chuyển xuống xưởng, sau khi đã duyệt với khách hàng.
Nhận xét: Ngoài Ban giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng về nội quy, quy chế quản lý bộ máy Công ty, chiến lược hoạt động. Các phòng ban trong Công ty cũng có trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc, góp phần làm nên một bộ máy công ty hoàn chỉnh, hoạt động đạt hiệu quả nhất có thể. Mặc dù, Công ty được chia thành các phòng ban nhưng giữa các phòng ban đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được sự chỉ đạo thống nhất, tập trung của cấp trên để cùng nhau thực hiện chiến lược công ty và đạt được lợi nhuận đã đặt ra. Các phòng luôn có sự chủ động trong việc giải quyết công việc được phân công, tuân thủ đúng quyền hạn và chức năng; có trách nhiệm phối hợp, hợp tác với các phòng khác để tránh sự trùng lặp giữa và rút ngắn thời gian thực hiện. Hiện tại, Công ty đã có một cơ cấu nhân sự hợp lý, tinh gọn với mối quan hệ tốt giữa các phòng và giữa các cán bộ công nhân viên. Không khí làm việc tại đây thân thiện, thoải mái, giúp mọi người thấy rõ trách nhiệm và quyền hạn của bản thân; cùng nhau thực hiện chiến lược công ty và đạt một cách tốt nhất kế hoạch, mục tiêu đã đề ra.