Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu
2.2. Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH JHTech
2.2.3. Thực trạng quy trình quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH JH
Hiện nay không có mô hình quản trị HTK nào được Công ty TNHH JH Tech áp dụng. Số lượng đơn đặt hàng cũng như nghiên cứu các yêu cầu của thị trường là cơ sở chủ yếu để công ty quyết định về mức tồn kho hàng hóa. Quy trình quản trị HTK tại Công ty TNHH JH Tech bao gồm các bước được thể hiện qua Sơ đồ 2.2 dưới đây:
Sơ đồ 2.2: Quy trình quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH JH Tech
Xuất k
• Quản trị mua hàng
Biến động về nhu cầu mua trên thị trường và khả năng đáp ứng của công ty là cơ sở để các nhân viên của phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra, rà soát lượng tồn kho nguyên vật liệu cũng như thành phẩm trong kho sau đó sẽ tổng hợp và báo cáo lên Giám đốc để Giám đốc có được những đánh giá sơ lược về tình trạng các sản phẩm. Khi nhận thấy cầu hàng hóa của khách hàng tăng lên, hàng hóa sản xuất trong kho không đủ để đáp ứng, phòng Kinh doanh sẽ đề xuất số lượng nhập hàng rồi lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu, sau đó sẽ chuyển cho Giám đốc điều chỉnh lại số lượng theo khả năng vốn công ty hiện có và ký duyệt. Công ty TNHH JH Tech có thể tiến hành đặt mua hàng qua hai hình thức đó là điện thoại hoặc đơn đặt hàng.
Hình thức đặt hàng qua điện thoại di động là hình thức có thể giao tiếp qua tin nhắn hoặc email điện tử. Đây là hình thức đặt hàng giảm thiểu được chi phí và thời gian của của công ty. Tuy nhiên, vì không có các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng. nên có thể phát sinh không ít rủi ro như nguyên vật liệu nhập về không không đúng yêu cầu về nguyên liệu, mẫu mã, chất lượng. Để hạn chế, giảm thiểu những tình huống phát sinh này, công ty chỉ tiến hành sử dụng hình thức đặt hàng này đối với các nhà cung cấp là đối tác hợp tác lâu năm với công ty, có độ tin cậy cao.
Đối với hình thức đơn đặt hàng được lập và gửi cho nhà cung cấp, phòng Kinh doanh sẽ thực hiện công tác lập đơn khi nhận thấy công ty có nhu cầu cần mua nguyên vật liệu. Trong đơn đặt hàng phải ghi rõ và cụ thể mẫu mã chủng loại sản phẩm, số lượng của mỗi mặt hàng, giá cả sau khi thương lượng, phương thức giao hàng, hình thức thanh toán, thời gian và địa chỉ nhận hàng. Giám đốc sẽ xem xét, điều chỉnh lại đơn đặt hàng sao cho thích hợp mới ký duyệt. Sẽ có hai bản đơn đặt hàng được lập, một bản gửi tới các đại lý, phòng Kinh doanh sẽ lưu bản còn lại. Nguyên vật liệu sẽ được nhà cung cấp vận chuyển đến địa điểm và theo đúng thời hạn trong hợp đồng cho công ty.
• Quản trị hoạt động nhập kho
+ Nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sẽ được nhà cung cấp vận chuyển
giao tới tận kho của công ty. Sau đó, Thủ kho sẽ thực hiện xem xét đánh giá chất lượng và đối chiếu số lượng với phiếu mua hàng và chỉ nhận hàng khi mà nguyên vật liệu được giao đúng thỏa thuận rồi mới tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, lập phiếu
nhập kho ghi rõ ngày nhập kho, cuối cùng chuyển giao các chứng từ cho kế toán hạch toán.
+ Nhập kho thành phẩm: Thành phẩm của công ty là các linh kiện điện tử, sau khi được sản xuất sẽ được chuyển đến bộ phận kho, sau đó sẽ được tiến hành nhập kho thành phẩm bởi thủ kho. Phiếu bàn giao thành phẩm sẽ được thủ kho ký và lưu lại 1 bản tại kho, còn Phân xưởng sản xuất sẽ lưu bản còn lại.
+ Lưu trữ, bảo quản hàng hóa tại kho
Sau khi nguyên vật liệu được nhập và linh kiện điện tử được sản xuất thì sẽ được tiến hành lưu trữ, bảo quản để khi được phân phối, vận chuyển cho khách hàng thì sản phẩm có thể giữ được chất lượng. Các linh kiện điện tử được chia theo từng loại hàng riêng biệt như linh kiện quang điện tử, linh kiện cơ điện tử, linh kiện bảo vệ... để có thể dễ dàng kiểm đếm và lưu trữ. Hàng tháng, mỗi mặt hàng sẽ được đảm bảo kiểm đếm ít nhất 3 lần, mỗi lần là một người thực hiện khác nhau để đảm bảo tính khách quan, không vụ lợi. Sau khi thực hiện kiểm kê, người thực hiện phải lập báo cáo kiểm kho, trong đó có ghi rõ ngày tháng năm thực hiện, tên loại hàng, tên người thực hiện, tình trạng thừa thiếu hay đủ của loại hàng đó so với trong hoạch toán của công ty. Việc làm này công ty nắm được cụ thể số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho, tránh và giảm thiểu các trường hợp thiếu hụt hàng hóa.
Linh kiện điện tử là loại hàng hóa đòi hỏi phải có bảo quản cao vì rất dễ xảy ra hỏng hóc hay cháy nổ. Công ty JH Tech đã bảo quản bằng cách sử dụng các loại hộp kín để đựng linh kiện để tránh tác động từ bên ngoài, mỗi hộp kín đựng một số lượng vừa đủ các linh kiện vì nếu quá nhiều linh kiện được đặt trong một hộp nhỏ kín sẽ gây va chạm từ đó có thể có hiện tượng cháy nổ. Công ty cũng đầu tư vào các kệ có chiều cao chỉ từ 1m5-1m7 để đặt các hộp chứa linh kiện điện tử, tránh rủi ro việc khi lấy hàng có thể rơi đổ rất nguy hiểm. Có thể thấy, quá trình lưu trữ hàng hó" của công ty được thực hiện khá tốt, đảm bảo chất lượng cho linh kiện điện tử.
• Quản trị hoạt động xuất kho
+ Xuất kho sản xuất
Sau khi nguyên vật liệu được nhập vào, Giám đốc sẽ ký duyệt đơn đề nghị xuất kho do Phó giám đốc sản xuất đề nghị khi nhận thấy có nhu cầu. Căn cứ theo đơn đề nghị, thủ kho tiến hành xuất kho cho phân xưởng sản xuất để tạo ra thành phẩm là linh kiện điện tử phân phối cho khách hàng. Quy trình để sản xuất một sản phẩm được thể hiện ở Sơ đồ 2.3 dưới đây:
Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH JH Tech
Qua Sơ đồ 2.3, ta thấy để có thể sản xuất ra được sản phẩm, hàng hóa cuối cùng để phân phối cho khách hàng, thì phải trải qua một quá trình sản xuất khá là vất vả với nhiều công đoạn. Vì sản phẩm chính của công ty là linh kiện điện tử, nên đòi hỏi phải có sự chính xác, tỉ mỉ rất cao nên mới có nhiều công đoạn được thực hiện thì mới tạo ra được hàng hóa, thành phẩm cuối cùng để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể khiến công ty tốn thêm chi phí sản xuất, nhưng để có được một sản phẩm chất lượng cao đến khách hàng cuối cùng thì điều này hoàn toàn dễ hiểu. Hơn nữa, công ty cũng có chính sách giảm đi phần nào chi phí bằng cách tái chế lại những phế phẩm, phế liệu, điều này giúp tiết kiệm được nguyên vật liệu cũng như bảo vệ môi trường khi tận dụng được phế phẩm phế liệu thừa chứ không xả thải ra môi trường.
+ Xuất kho bán hàng hóa cho khách hàng
Công ty có 2 hình thức phân phối hàng hóa cho khách hàng đó là xuất bán hàng trực tiếp đối với các khách hàng mua trực tiếp và đối với các khách ở xa mua hàng online thì công ty tiến hành xuất bán gửi hàng qua các dịch vụ giao hàng.
Nhóm sản phẩm Doanh thu thuần (đồng) Giá trị bình quân hàng tồn Giá vốn hàng bán (đồng) Vòng quay Số ngày tồn kho
Đối với những người mua trực tiếp, đây là lượng giao dịch chiếm phần lớn các giao dịch vì tính chất của loại hàng này, khách hàng muốn đến kiểm chứng chất lượng của linh kiện điện tử trước khi ra quyết định. Khi khách hàng quyết định mua hàng, nhân viên sẽ nhập mã, số lượng linh kiện khách đặt mua để hạch toán và in hóa đơn gửi khách hàng khi kết thúc giao dịch. Nếu như khách hàng là các doanh nghiệp đặt mua với khối lượng giao dịch lớn, Công ty JH Tech có các phương tiện sẽ vận chuyển hàng hóa đến tận tay các doanh nghiệp đó, nhằm giảm bớt thiệt hại xảy ra trong quá trình lưu thông.
Còn đối với các khách hàng đặt mua hàng online từ xa thông qua trang web của công ty, sau khi họ quyết định mua hàng thì loại hàng hóa đã được đặt mua sẽ được nhân viên nhập lên hệ thống, sau đó liên hệ đến đơn vị phân phối là Giao hàng tiết kiệm tới lấy hàng để tiến hàng vận chuyển đến khách hàng. Hàng hóa sẽ được gói cẩn thận, ngoài bao bì có dán thêm dòng chữ "hàng tránh va đập" để người vận chuyển tránh đi những rủi ro khi giao hàng. Nhân viên sẽ chụp lại ảnh hàng trước và sau khi gói hàng để đảm bảo có bằng chứng để chứng minh khi xảy ra những tình huống, những sự cố như mất hàng, nhầm hàng... Nhân viên cũng sẽ nhắn mã vận đơn cho người mua để họ có thể theo dõi quá trình vận chuyển. Để tiện theo dõi các đơn hàng online này, các thông tin của tất cả các đơn hàng sẽ được lưu trữ trên file excel online của công ty. Quy trình bán hàng này chỉ kết thúc số tiền thu hộ do hãng phân phối hàng hóa hoàn trả về tài khoản Công ty.
+ Xuất chuyển kho
Hiện nay Công ty TNHH JH Tech đang có kho hàng hóa, một là ở Bắc Giang, cái còn lại là ở chi nhánh Bắc Ninh. Khi có nhu cầu chuyển kho, bộ phận đó sẽ tiến hành lập đơn đề nghị chuyển kho. Đơn đề nghị sẽ được Giám đốc xem xét và phê duyệt. Đơn đề nghị chuyển kho sau khi được phê duyệt sẽ được đưa cho kế toán để thực hiện in phiếu xuất kho và các bên có liên quan sẽ được lấy xác nhận. Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất chuyển kho. Việc chuyển hàng hóa qua lại giữa hai kho sẽ sử dụng các phương tiện vận tải của công ty nên chi phí lưu thông sẽ được giảm đi.