3.2.5.1Biện pháp nâng cao chất lượng hoạt động điều phương tiện vận chuyển
- Việc điều xe trong mùa du lịch cao điểm là rất khó vì vậy trước khi vào mua cao điểm bộ phận đặt xe phải lên kế hoạch để có thể dự tính được số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ từ đó đưa ra kế hoạch đặt xe phù hợp với mỗi đoàn khách du lịch
- Để có thể giảm thiểu việc gặp phải những lái xe với thái độ không đúng mực với khách hàng, hướng dẫn viên, bộ phận đặt xe phải chọn lọc những nhà cung cấp dịch vụ đưa đón có uy tín với đội ngũ lái xe tay nghề cao, giờ giấc chuẩn chỉnh và có một thái độ phục vụ niềm nở với khách hàng
3.2.5.2 Biện pháp nâng cao chất lượng hoạt động đặt dịch vụ lưu trú, ăn uống
Dịch vụ ăn uống và lưu trú phụ thuộc rất lớn vào các nhà cung cấp, do vậy ban quản lý của công ty nên lập kế hoạch cụ thể, chi tiết để hạn chế được tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong thời gian diễn ra tour du lịch:
❖Lập kế hoạch thực hiện đặt dịch vụ lưu trú
- Đặt phòng: cần nắm rõ xem đoàn sẽ ở khách sạn nào? Các ngày check in - check out? Loại phòng? Số lượng phòng? Chế độ free of charge? Phương thức thanh toán, giữ chỗ và các dịch vụ bao gồm trong giá tiền phòng?
- Mọi thông tin đều nên cụ thể hoá bằng văn bản và số liệu, tránh tình trạng xác nhận qua điện thoại, email sẽ khó khăn cho việc tìm lại sau này điển hình là những đoàn với số lượng thành viên tham gia lớn thì bên công ty càng cần phải lưu ý để tránh tình trạng hao hụt về số lượng vì sai sót của nhà cung cấp dịch vụ
❖Lập kế hoạch thực hiện đặt dịch vụ ăn uống
- Lựa chọn các nhà hàng phù hợp với nhu cầu của từng đoàn. Với khách hàng từ trung lưu trở lên thì nên chọn những nhà hàng có view đẹp, rộng dãi, món ăn trang trí đẹp, ngon miệng, nhân viên phục vụ nhiệt tình niềm nở. Còn đối với đối tượng khách đoàn là những công nhân viên thì nên chọn nhà hàng với giá cả bình dân trở lên nhưng phải đảm bảo được an toàn thực phẩm do nếu không may bị ngộ độc thực phẩm thì sẽ vô cùng nguy hiểm vì số lượng khách khá lớn. Công ty cũng
cần phải chú ý đến phương thức thanh toán và các chế độ free of charge (miễn phí huỷ)
- Những lưu ý khi đặt dịch vụ ăn uống: tránh tình trạng đặt qua điện thoại, mọi thông tin cũng phải được cụ thể bằng văn bản; đặt đồ ăn đúng yêu cầu của khách hàng, lưu ý những khách hàng có chế độ ăn kiêng ăn kiêng và ăn chay; nắm rõ thời gian hoạt động của các nhà hàng, phòng ăn. Tìm hiểu qua phòng vệ sinh, không gian nhà hàng để khách hàng cảm thấy xứng đáng với số tiền mà họ đã bỏ ra
- Bộ phận đặt dịch vụ lưu trú và ăn uống nên chọn ra những địa điểm ăn, nghỉ đã có được lòng tin của thị trường và đã có nhiều năm hoạt động, hành nghề để đồng hành cùng, tránh việc vì cái lợi trước mắt là giảm bớt chi phí mà đánh mất đi sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty
3.2.5.3 Biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hướng dẫn
- Với những hướng dẫn viên bán thời gian đang là cộng tác viên của công ty cần phải kiểm tra chất lượng trình độ chuyên môn nghiệp vụ thông qua bài kiểm tra nghiệp vụ, kiến thức trước lúc giao cho người đó phụ trách chuyến đi
- Các hướng dẫn viên được giao trọng trách phải là người có chuyên môn, nghiệp vụ tốt, tốt nghiệp ra từ các trường đào tạo về du lịch, lữ hành. Các kỹ năng mềm của họ phải linh hoạt, khả năng xử lý tình huống bất ngờ tốt cộng với khả năng giao tiếp tốt. Do khách hàng mục tiêu mà công ty nhắm tới là những người nước ngoài sang du lịch Việt Nam đa dạng về văn hóa, tuổi tác,... nên hướng dẫn viên cần phải có đầy đủ các kỹ năng cần có của một hướng dẫn viên dẫn đoàn du khách nước ngoài để đáp ứng được các nhu cầu của du khách
- Công ty nên phát phiếu khảo sát để du khách có thể đánh giá một cách khách quan về chất lượng phục vụ của người dẫn tour: các nghiệp vụ chuyên môn và kiến thức đã đủ chưa? Khả năng giao tiếp đã khéo léo chưa? Xử lý tình huống đã linh hoạt hay chưa? Thái độ phục vụ với khách hàng ra sao? Có lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ mọi người hay không