Để thực hiện tốt công tác quản lý, thu hồi nợ thuế, hạn chế mức thấp nhất phát sinh nợ mới. Hằng năm, Chi cục đã xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác xử lý nợ thuế và thu hồi nợ đọng thuế với mục đích yêu cầu là phấn đấu thu hồi hết các khoản nợ có khả năng; không để phát sinh nợ mới; xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi theo quy định của Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi một số điều của Luật quản lý thuế, các văn bản của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan về xử lý nợ thuế; rà soát, đánh giá tình trạng DN để đưa ra biện pháp xử lý nợ đối với các khoản nợ khó thu của từng DN.
Để thu hồi nợ thuế có hiệu quả thì phải thực hiện tốt công tác phân loại nợ thuế theo quy trình quản lý nợ thuế:
Sơ đồ 3.2: Quy trình phân loại nợ và lập hồ sơ theo dõi NNT có nợ tại Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội
(Nguồn: Quyết định số 1503/QĐ-TCHQ ngày 18/5/2018)
- Bước 1: Lập danh sách nợ thuế
Công chức hải quan được phân công nhiệm vụ quản lý nợ thuế thuộc đội Quản lý thuế của Chi cục thực hiện khai thác dữ liệu tại chương trình KTTT về danh sách nợ thuế theo tờ khai của từng NNT có nợ. Theo quy định thì đây là công việc công chức hải quan thực hiện hàng ngày để kiểm tra số nợ thuế sắp hết thời gian ân hạn hoặc mới phát sinh để kịp thời nhắc nhở DN; nhưng do số lượng DN nhiều, khối lượng tờ khai xuất nhập khẩu lớn, số lượng hồ sơ nợ thuế tồn đọng từ những năm trước cao và hạn chế về nhân lực nên việc này không được thực hiện thường xuyên mà được thực hiện sau khi Chi cục khóa sổ kế toán hàng tháng.
Hiện nay, việc rà soát nợ thuế chỉ dựa vào phần mềm KTTT hải quan là chưa đầy đủ bởi vì chỉ có những tờ khai có thuế mới đồng bộ được với hệ thống kế
Bước 1: Lập danh sách nợ thuế
Bước 2: Thu thập, xác minh thông tin của NNT
Bước 3: Phân loại các khoản nợ
Bước 4: Lập hồ sơ theo dõi NNT có nợ
Nợ chờ xử lý Nợ có khả năng thu
toán. Còn những tờ khai chưa phải chịu thuế theo quy định của Nhà nước, ví dụ hàng sản xuất xuất khẩu không phải tính thuế giá trị gia tăng khi nhập khẩu và không có thuế nhập khẩu, thì không kiểm soát được trên hệ thống. Đến thời hạn thanh khoản hợp đồng mà DN không đến CQHQ làm thủ tục thanh khoản, cũng không đến làm thủ tục thay đổi mục đích sử dụng đối với nguyên liệu sản xuất còn thừa (phải tính thêm thuế giá trị gia tăng) thì cũng không bị cưỡng chế trên hệ thống kế toán. Vấn đề này gây khó khăn cho cán bộ theo dõi nợ thuế vì việc theo dõi và tính thuế cho những tờ khai như vậy hoàn toàn phải làm thủ công. Đây là một khối lượng công việc đồ sộ đòi hỏi nhân lực và thời gian mà đôi khi thực hiện không đúng tiến độ hoặc cũng còn bị bỏ sót. (Nguồn: Quyết định số 1503/QĐ-TCHQ ngày 18/5/2018)
- Bước 2: Thu thập, xác minh thông tin của NNT
Sau khi lập danh sách các tờ khai nợ thuế, công chức sắp xếp tờ khai có nợ theo từng công ty với các tiêu chí: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, số tờ khai, loại hình tờ khai, ngày đăng ký, số thuế nợ. Nếu DN nào chưa tìm được địa chỉ, số điện thoại công chức sẽ tra cứu trên mạng internet hoặc website của Tổng cục thuế. Sau đó công chức thực hiện liên hệ bằng cách gọi điện thoại đến công ty để xác minh, nhắc nhở nộp thuế. Nếu trong trường hợp DN có khiếu nại về khoản thuế nợ bị nhắc nhở, công chức sẽ kiểm tra và thông báo lại cho DN. Sau khi kiểm tra tính chính xác của các khoản nợ, trường hợp nếu cần thu thập thêm thông tin từ các cơ quan quản lý và/hoặc từ các nguồn thông tin khác thì công chức lập phiếu đề xuất, báo cáo lãnh đạo Đội, lãnh đạo Chi cục và thực hiện tổ chức thu thập thông tin. Những thông tin cơ bản cần phải được xác minh bao gồm: Tên NNT có nợ; địa chỉ; điện thoại, fax; tên người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Công ty; tài khoản nộp thuế nội địa tại Cục thuế và Chi cục thuế địa phương; các ngân hàng thực hiện giao dịch; các số tài khoản tiền gửi; số dư tiền gửi; tình trạng của NNT. Các thông tin này sẽ được cập nhật thường xuyên trong hồ sơ nhằm đảm bảo việc phân loại nợ thuế, đồng thời thông tin sẽ được chuyển cho bộ phận QLRR của Chi cục để cập nhật, bổ sung vào hồ sơ DN trên hệ thống QLRR. (Nguồn: Quyết định số
1503/QĐ-TCHQ ngày 18/5/2018)
- Bước 3: Phân loại các khoản nợ
Sau khi lập danh sách nợ và xác minh thông tin NNT, công chức thực hiện phân loại bước đầu từng NNT có nợ theo tiêu chí: nhóm nợ có khả năng thu, nợ chờ xử lý và nhóm nợ khó thu.
Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội có số lượng DN đến làm thủ tục đông, chủ yếu là những DN kinh doanh, DN có vốn đầu tư nước ngoài, DN sản xuất xuất khẩu, DN gia công, trong đó có hơn 70% DN là khách hàng thường xuyên. Đặc điểm của những DN này đều là những DN có vốn đầu tư lớn, được xếp vào danh sách rủi ro thấp. Thông thường các khoản nợ của những DN có vốn đầu tư lớn sẽ được xếp vào nợ có khả năng thu. Còn hầu hết các khoản nợ khó thu đều thuộc về các DN có vốn đầu tư thấp, có DN chỉ nhập khẩu hàng 1 lần thì ngừng hoạt động do thua lỗ; hoặc những DN ở các tỉnh khác như thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bắc Ninh, Thái Nguyên là những nơi Chi cục khó quản lý và xác minh thông tin. (Nguồn: Quyết định số 1503/QĐ-TCHQ ngày 18/5/2018)
- Bước 4: Lập hồ sơ theo dõi NNT có nợ
Sau khi phân loại nợ thuế, công chức tiến hành lập hồ sơ theo dõi đối tượng nợ thuế. Hồ sơ gồm:
+ TKHQ, chứng từ thanh toán. Riêng đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, sử dụng TKHQ in từ hệ thống thông quan điện tử và hợp đồng gia công, hợp đồng sản xuất xuất khẩu DN đã đăng ký trên hệ thống.
+ Các chứng từ ghi số thuế phải thu: Quyết định ấn định thuế, Quyết định truy thu thuế, bảng tra cứu TKHQ nợ thuế, chi tiết TKHQ nợ thuế,..;
+ Các văn bản xác minh của các cơ quan liên quan (cơ quan thuế, sở kế hoạch đầu tư,…) xác nhận tình trạng hoạt động của NNT;
+ Văn bản đối chiếu công nợ và/hoặc văn bản đôn đốc thu hồi nợ;
+ Các chứng từ khác liên quan đến hồ sơ nợ thuế như: Quyết định trích tiền từ tài khoản, Quyết định kê biên tài sản, Quyết định dừng làm thủ tục hải quan (nếu có)
thác được từ website của các cơ quan chức năng liên quan, công chức phụ trách quản lý nợ thuế in màn hình kết quả tra cứu trên trang web, ký tên, đóng dấu công chức và lưu hồ sơ theo dõi nợ.
Bước lập hồ sơ theo dõi đối tượng nợ thuế được công chức phụ trách cập nhật thường xuyên, đầy đủ và chính xác vì đây được coi là nhật ký ghi lại quá trình thu hồi nợ thuế, là bằng chứng trước pháp luật nếu xảy ra tr ường hợp DN khiếu nại, khởi kiện. (Nguồn: Quyết định số 1503/QĐ-TCHQ ngày 18/5/2018)