5. Kết cấu của đề tài
1.3.4. Quyết toán kinh phí đầu tư, mua sắm TSNN trong cơ quan KBNN
1.3.4.1. Quyết toán vốn đầu tư và kinh phí mua sắm hàng năm
Quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và kinh phí mua sắm hàng năm là tập hợp các khoản chi phí hợp lệ, hợp pháp và các bản thuyết minh báo cáo của dự án do cơ quan kho bạc Nhà nước lập sau khi kết thúc niên độ ngân sách.
Quyết toán vốn đầu tư và kinh phí mua sắm hàng năm là công việc bắt buộc của cơ quan kho bạc Nhà nước nhằm giúp cho cơ quan kho bạc nhà nước cấp trên tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động và phát triển đơn vị thông qua chỉ tiêu đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản; đồng thời là căn cứ quan trọng để lập dự toán (kế hoạch vốn) và tổ chức thực hiện dự toán của năm tiếp theo.
Khi kết thúc niên độ ngân sách, Kho bạc nhà nước Trung ương thực hiện việc lập báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm trình Bộ Tài chính để xem xét phê duyệt quyết định.
“Quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm bao gồm: Vốn đầu tư
thuộc kế hoạch năm trước được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho phép chuyển nguồn sang năm sau tiếp tục thực hiện và thanh quyết toán vào năm sau và vốn đầu tư theo kế hoạch giao hàng năm. Đối với kế hoạch vốn xây dựng cơ bản được cơ quan có thẩm quyền cho phép ứng trước dự toán ngân sách nhà nước năm sau thì không lập báo cáo quyết toán năm nay, nhưng phải tổng hợp báo cáo Kho bạc nhà
nước cấp trên theo dõi”.
Quyết toán kinh phí mua sắm tài sản được tổng hợp và thực hiện cùng với kinh phí thường xuyên của KBNN.
Thời gian khoá sổ, để lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư và kinh phí mua sắm tài sản của KBNN các cấp được thực hiện sau thời gian chỉnh lý ngân sách. Trường hợp được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho phép kéo dài thời hạn thanh toán NS sang năm sau, thì vốn thanh toán kéo dài được quyết toán vào NSNN năm sau.
1.3.4.2. Quyết toán vốn đầu tư xây dựng hoàn thành
hợp lệ, hợp pháp nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư và các bản thuyết minh báo cáo của dự án được tổng hợp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Khi dự án đầu dư xây dựng trụ sở làm việc, nhà phụ trợ hoặc vật kiến trúc…hoàn thành đưa vào sử dụng, cơ quan Kho bạc Nhà nước (hoặc Ban quản lý dự án) có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư gửi Kho bạc Nhà nước Trung ương thẩm định, sau đó trình người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán công trình. Việc quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành là công việc bắt buộc đối với chủ đầu tư, nhằm phản ánh tình hình vốn ngân sách nhà nước được đầu tư thực tế vào công trình, đánh giá hiệu quả vốn đầu tư, công khai quyết toán công trình cho cán bộ, công chức Kho bạc Nhà nước biết; thực hiện tất toán tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ngân sách của Kho bạc Nhà nước.
Ban quản lý dự án(KBNN) phối hợp với nhà thầu thực hiện tập hợp chi phí hợp lý, hợp pháp theo dự toán đã phê duyệt cả phần điều chỉnh, bổ sung, đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp các quy định của pháp luật. Tập hợp chi phí đầu tư đề nghị quyết toán như: chi phí xây dựng; bồi thường giải phóng mặt bằng; chi phí tư vấn; chi phí quản lý dự án; thiết bị; chi phí khác…được tổng hợp theo từng hạng mục công trình hoặc khoản mục chi phí đầu tư. Với các dự án xây dựng cơ bản có nhiều hạng mục công trình có thể thực hiện quyết toán theo từng hạng mục công trình hoặc từng gói thầu độc lập ngay sau khi hạng mục công trình hoàn thành hoặc gói thầu hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng.
Thẩm quyền phê duyệt quyết toán dự án XDCB thực hiện theo phân cấp quản lý. Sau khi thẩm tra xong báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, hồ sơ dự án được tập hợp trình người có thẩm quyền phê duyệt. Căn cứ quyết định phê duyệt quyết toán, cơ quan KBNN (Ban quản lý) gửi hồ sơ tài liệu có liên quan đến Phòng Kiểm soát chi của cơ quan KBNN làm thủ tục quyết toán dự án.
- Nếu số vốn được quyết toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán cho dự án, thì chủ đầu tư có trách nhiệm thu hồi vốn của nhà thầu để hoàn trả cho Nhà nước;
- Nếu số vốn quyết toán lớn hơn số vốn đã thanh toán, chủ đầu tư có trách nhiệm thanh toán tiếp cho nhà thầu.
1.3.4.3. Cách xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình
- Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế phải trả + Các khoản thuế +
Các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ
vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm TSCĐ như chi phí vận chuyển, chi phí nâng cấp; bốc dỡ; chi phí lắp đặt, chạy thử; lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác.
- Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế Nguyên giá
TSCĐ =
Giá thành thực tế xây
dựng hoặc tự chế +
Các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
- Nguyên giá TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng: Nguyên giá
TSCĐ =
Giá quyết toán công trình xây dựng hoàn thành đưa
vào sử dụng
+ Các chi phí liên quan trực
tiếp khác nếu có - Nguyên giá TSCĐ hữu hình được tài trợ, được biếu, được tặng
Nguyên giá
TSCĐ =
Giá trị thực tế của tài sản
được Hội đồng đánh giá tài sản định giá - Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cấp; được điều chuyển đến Nguyên
giá TSCĐ =
Giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ kế toán hoặc Hội đồng đánh
giá lại tài sản định giá
+
Các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ
vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
1.3.5. Quản lý tài sản nhà nước tại Kho bạc nhà nước
Quá trình khai thác và sử dụng TSNN là khâu quan trọng nhất trong việc phát huy công dụng TSNN. Quản lý TSNN trong quá trình này là thực hiện quản lý tài sản theo tiêu chuẩn, định mức, mục đích quản lý quá trình thu hồi, điều chuyển, bán tài sản từ đơn vị này sang đơn vị khác; việc quản lý bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo tài sản để duy trì hoạt động nhằm sử dụng TSNN có hiệu quả, tiết kiệm phục vụ nhiệm vụ của cơ quan KBNN.
1.3.5.1. Xây dựng tiêu chuẩn, định mức TSNN để trang bị
Để quản lý và sử dụng TSNN tại các cơ quan KBNN đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thì Nhà nước phải xây dựng tiêu chuẩn, định mức trang bị tài sản đối với từng chức danh, và từng loại hình cán bộ công chức cụ thể. Chế độ tiêu chuẩn, định mức là công cụ quan trọng và là căn cứ để lập dự toán, chấp hành dự toán và kiểm tra, giám sát quá trình quản lý và sử dụng TSNN.
Về hệ thống tiêu chuẩn, định mức sử dụng TSNN tại các cơ quan KBNN như sau:
+ Trụ sở làm việc: Diện tích nhà làm việc của cơ quan Kho bạc Nhà nước bao gồm: Diện tích làm việc cho công chức là diện tích của Phòng giao dịch khách hàng; phòng làm việc chuyên môn được xác định trên cơ sở số lượng công chức trong biên chế và hợp đồng không có thời hạn của cơ quan Kho bạc Nhà nước theo quy định của Nhà nước.
Diện tích bộ phận phục vụ và bộ phận kỹ thuật bao gồm: Diện tích phòng khách, phòng họp, phòng tiếp dân, bộ phận văn thư, phòng truyền thống, phòng tổng đài điện thoại, phòng quản trị hệ thống máy tính, kho lưu trữ, ...
Diện tích bộ phận phụ trợ bao gồm: Diện tích các sảnh chính, gầm sảnh và hành lang, nhà thường trực bảo vệ, khu vệ sinh, bếp, kho vật tư thiết bị, kho văn phòng phẩm...
Diện tích bộ phận phụ trợ khác bao gồm: Diện tích cầu thang, diện tích nhà để xe, phòng hội nghị và phòng hội trường…
+ Xe ôtô phục vụ công tác và ôtô chuyên dùng: Tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô phục vụ công tác các cơ quan hành chính bao gồm: Xe phục vụ chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe riêng và xe phục vụ công tác chung; xe chuyên dùng của các cơ quan, đơn vị từ Trung ương đến địa phương.
+ Điện thoại công vụ: Điện thoại công vụ cố định trang bị tại nhà riêng và điện thoại di động là tài sản nhà nước trang bị cho cán bộ lãnh đạo Kho bạc Nhà nước để sử dụng cho các hoạt động công vụ. Mỗi phòng làm việc được trang bị 01 máy điện thoại cố định thông thường.
+ Các tài sản, phương tiện làm việc khác: là tản sản của cơ quan Kho bạc Nhà nước trang bị cho cán bộ, công chức làm việc bao gồm: Bàn, ghế, tủ hồ sơ
tài liệu, máy tính, máy in, quạt điện… Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan Kho bạc Nhà nước được tính trên cán bộ, công chức của đơn vị.
1.3.5.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản nhà nước thông qua đầu tư, mua sắm theo từng loại hình tài sản: Tài sản cố định và công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng và các tài sản khác
Tài sản sử dụng trong các cơ quan Kho bạc Nhà nước bao gồm:
(1). Tài sản cố định: Là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Trong Tài sản cố định được phân loại thành Tài sản cố định hữu hình và Tài sản cố định vô hình.
+ Tài sản cố định hữu hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định và phải thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn: Có thời gian sử dụng lâu dài (ví dụ từ 01 năm trở lên) và có giá trị lớn” (ví dụ nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên)
+ Tài sản cố định vô hình là tài sản không mang hình thái vật chất cụ thể mà đơn vị phải đầu tư chi phí cho việc tạo lập: Giá trị quyền sử dụng đất, bằng phát minh sáng chế, phần mền máy vi tính, bản quyền tác giả...thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn qui định như TSCĐ hữu hình
Việc quản lý TSCĐ phải theo nguyên giá (nguyên giá TSCĐ được xác định trên cơ sở giá thực tế hình thành TSCĐ) và hàng năm phải thực hiện tính khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định.
(2). Tài sản là công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng và các tài sản khác.
Bên cạnh TSCĐ còn có nhiều loại tài sản mà khi sử dụng cho các hoạt động chuyên môn của đơn vị có thể tiêu hao hết hoặc không tiêu hao hết nhưng có giá trị nhỏ hoặc dễ vỡ đó là công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng, vật tư, văn phòng phẩm… được gọi là tài sản tiêu dùng thường xuyên.
Việc quản lý các tài sản tiêu dùng thường xuyên cần căn cứ vào từng loại tài sản để qui định cụ thể quá trình quản lý, sử dụng một cách chặt chẽ và tiết kiệm. Cụ thể như sau:
+ Đối với những tài sản không tiêu hao trực tiếp là những tài sản có giá trị nhỏ thời gian sử dụng tương đối dài nên việc quản lý thường được tiến hành từ khi đưa tài sản vào sử dụng cho đến khi báo hỏng. Việc quản lý những tài sản là những công cụ, dụng cụ cần phải mở sổ sách theo dõi để cấp phát theo định mức, theo dõi thời gian sử dụng ở từng bộ phận.
+ Đối với những tài sản tiêu hao trực tiếp như giấy, mực, đồ dùng văn phòng phẩm, việc quản lý thường căn cứ vào định mức tiêu hao cụ thể của từng loại để tiến hành cấp phát hoặc giao khoán cho người sử dụng.
1.3.5.3. Giao tài sản cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng
Tài sản nhà nước được giao cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng thông thường thể hiện dưới 02 hình thức:
- Đối với tài sản nhà nước được đầu tư XDCB: Cơ quan KBNN cấp trên làm chủ đầu tư, trực tiếp quản lý đầu tư XDCB cho đến hoàn thành, bàn giao công trình cho đơn vị cấp dưới trực tiếp quản lý và sử dụng.
- Đối với tài sản nhà nước được đầu tư dưới hình thức mua sắm tập trung, sau khi tổ chức thực hiện xong công tác mua sắm, thì chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trực tiếp quản lý và sử dụng.
Việc mua sắm tài sản nhà nước theo hình thức tập trung bảo đảm sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả và theo tiêu chuẩn, định mức quy định. Tài sản nhà nước được mua sắm bảo đảm đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nội dung hoạt động và quá trình cải cách nền hành chính nhà nước, cải cách tài chính công, nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong các hoạt động của cơ quan Kho bạc Nhà nước.
“Mua sắm Tài sản nhà nước theo hình thức tập trung được áp dụng đối với
các loại tài sản nhà nước có số lượng mua sắm nhiều, tổng giá trị mua sắm lớn và có yêu cầu được trang bị đồng bộ, hiện đại như: xe ô tô và phương tiện vận tải; trang thiết bị tin học (máy vi tính, máy in, máy chủ,...), máy photo-copy, máy fax, máy
huỷ giấy, điều hoà nhiệt độ, thiết bị âm thanh, máy chiếu và các trang thiết bị khác”.
1.3.5.4.Mở sổ sách kế toán, thực hiện chế độ kê khai, đăng ký, báo cáo, kiểm kê đột suất và định kỳ tài sản nhà nước
toán theo dõi tài sản, thực hiện chế độ kê khai, đăng ký, báo cáo, kiểm kê đột xuất và định kỳ tài sản nhà nước theo chế độ quy định.
Hạch toán kế toán, kê khai, đăng ký, báo cáo kiểm kê tình hình biến động tài sản cố định, cán bộ Kho bạc Nhà nước phải phản ánh theo nguyên giá. Cụ thể như sau:
+ Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng hiện hành.
+ “Nguyên giá tài sản cố định được hình thành từ mua sắm: Là giá ghi trên hoá
đơn trừ đi các khoản chiết khấu hoặc giảm giá cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ,
chi phí lắp đặt, chạy thử…đưa tài sản cố định vào sử dụng”.
+ “Nguyên giá tài sản cố định điều chuyển, cấp đến: Là giá trị tài sản được
ghi trong biên bản bàn giao tài sản cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí
lắp đặt, chạy thử”...
Để theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, kế toán sử dụng tài khoản “tài sản cố định hữu hình”, tài khoản “Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản”, tài khoản “Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định”. Hàng năm các cơ quan Kho bạc Nhà nước thực hiện tính khấu hao tài sản cố định theo tỷ lệ quy định.
1.3.5.5. Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước
Để quản lý, sử dụng tài sản nhà nước một cách có hiệu quả, cơ quan Kho bạc Nhà nước cần thiết phải xây dựng nội quy, quy chế quản lý và sử dụng tài sản nhà nước.
- Nguyên tắc xây dựng nội quy, quy chế quản lý và sử dựng tài sản nhà nước: Các loại TSNN do Kho bạc Nhà nước quản lý và sử dụng, phải được quản lý