5. Bố cục của luận văn
4.2.3. Nâng cao hiệu suất, hiệu quả tương tác giữa BQLDA, đơn vị Tư vấn giám
sát, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước
Quá trình quản lý tiến độ thi công công trình của BQLDA là một nội dung của hoạt động quản lý nước, được thực hiện liên tục, thường xuyên và xuyên suốt
quả trình thực thi dự án. Trong đó, hiệu quả của hoạt động quản lý phụ thuộc rất lớn vào sự luân chuyển thông tin giữa các bên: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý và bên thứ ba. Theo lý luận về quản lý, thông tin là cơ sở ban đầu mà các nhà quản lý cần thu thập để thực hiện mục tiêu quản lý, các thông tin cần đảm bảo độ chính xác cao, đáng tin cậy và đa chiều.
Tại Dự án, quá trình thu thập thông tin để quản lý đi kèm với tần suất, mức độ và hiệu quả tương tác giữa BQLDA, đơn vị Tư vấn - giám sát, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước. Từ các kết quả khảo sát về tần suất, hiệu suất tương tác phối hợp giữa các bên trong quá trình thực thi dự án, có những vấn đề mà BQLDA cần quan tâm, giải quyết như sau:
*Nâng cao tần suất, hiệu suất công tác kiểm tra, giám sát công tác chuẩn bị
của các nhà thầu trước khi thi công
Sự chuẩn bị tốt về trang thiết bị, máy móc, nhân lực, vật lực, tài chính, dự phòng,…trước khi thi công có ý nghĩa rất quan trọng, là tiền đề để công tác thi công nhanh chóng đi vào thực thi và diễn ra liên tục. Nếu công tác chuẩn bị không được thực hiện tốt, khi đi vào thi công thực tế, các nhà thầu dễ gặp phải tình trạng thiếu trang thiết bị, nhân lực, hay tài chính để thực hiện thi công. Thực tế khảo sát cho thấy, không nhiều nhà thầu có ý thức cũng như khả năng Tác giả công tác chuẩn bị, do đó cần thiết BQLDA, đơn vị Tư vấn - giám sát phải tham gia vào quá trình chuẩn bị của nhà thầu thông qua việc khảo sát, giám sát. Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, BQLDA và đơn vị Tư vấn - giám sát có quyền yêu cầu nhà thầu thi công giải trình, thực hiện các công tác chuẩn bị chặt chẽ, đầy đủ hơn, nhẵm hỗ trợ tốt hơn việc thi công sau này, đảm bảo tiến độ thi công không bị ảnh hưởng bởi những hạn chế của công tác chuẩn bị.
*Nâng cao tần suất thực hiện giám sát tiến độ của các đơn vị liên quan Theo chức năng, nhiệm vụ phân công, đơn vị Tư vấn - giám sát là đơn vị có trách nhiệm giám sát toàn diện đối với toàn bộ dự án cũng như tiến độ thi công công trình. Kết quả khảo sát cũng chỉ ra đơn vị Tư vấn - giám sát đã thực hiện đầy đủ
công việc theo phân cấp, thông tin giám sát do đơn vị Tư vấn - giám sát thu thập được gửi đến BQLDA để tổng hợp và xử lý đạt mức 100%. Các đơn vị có liên quan khác như BQLDA, nhà thầu và cơ quan quản lý nhà nước cũng góp phần thực hiện giám sát nhưng với tuần suất chưa cao. Đặc biệt, trong đó mức độ giám sát do BQLDA thực hiện tuy đạt 82% nhưng vẫn chưa thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm cao nhất trong thực hiện quản lý tiến độ. Cá nhân BQLDA dự án cần nâng cao hơn nữa tần suất giám sát trực tiếp để đảm bảo sự đa chiều của các thông tin thu thập, nhằm kiểm soát toàn diện và liên tục. Bên cạnh đó, một chủ thể thực hiện giám sát khác cũng cần thiết phải nâng cao tần suất giám sát là các nhà thầu thi công. So với các chủ thể khác, nhà thầu thi công là đơn vị có khả năng giám sát trực tiếp nhất, toàn diện nhất đối với mọi vấn đề liên quan đến tiến độ thi công công trình. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy các nhà thầu thi công mới chỉ thực hiện tự giám sát ở mức 59%, các thông tin sơ cấp theo đó mới chỉ đảm bảo cung cấp khoảng 59% tới BQLDA. Các nhà thầu cần thiết phải nâng cao trách nhiệm và ý thức tự giám sát cao hơn nữa để hỗ trợ nhiều hơn cho công tác quản lý tiến độ thi công của BQLDA.
* Thực hiện giám sát toàn diện, đối với tất cả các nội dung công việc trong
quá trình thi công
Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ giám sát một phần và không giám sát đối với các công việc trong quá trình thi công vẫn là khá cao. Ngoài nội dung tiến độ thi công, các công việc khác vẫn chưa được BQLDA quan tâm giám sát chặt chẽ, trong khi trên thực tế, các công việc này đều có tác độn trực tiếp hoặc gián tiếp tới quá trình thi công, gây ảnh hưởng nhất định tới tiến độ thi công công trình. Ví dụ như giám sát công trình theo bản thiết kế thi công, nếu quá trình giám sát không được thực hiện đầy đủ, toàn diện thì có khả năng phát sinh rủi ro công trình không đạt được các tiêu chuẩn như thiết kế, mức độ sai lệch quá nhiều sẽ phải thi công lại để đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệm thu, gây chậm trễ về tiến độ. Do đó, BQLDA và đơn vị Tư vấn - giám sát cần thiết phải thực hiện giám sát toàn diện đối với mọi công việc trong quá trình thi công để đảm bảo giám sát, kiểm soát được tiến độ thi công.
* Nâng cao tần suất áp dụng các công cụ giám sát hỗ trợ quá trình thu thập
thông tin
Thông thường, các công cụ giám sát được sử dụng để giám sát tiến độ thi công công trình xây dựng bao gồm nhật ký thi công, tổng hợp báo cáo tiến độ tuần,
tháng, quý, và theo chu kỳ thỏa thuận.Mỗi công cụ giám sát có giá trị khác nhau, cung cấp thông tin với tầng ý nghĩa riêng biệt và được xử lý theo phân cấp.
- Nhật ký thi công công trình là các dữ liệu thông tin sơ cấp, do đơn vị Tư vấn - giám sát thu thập trực tiếp từ hiện trường thi công. Các thông tin đa phần đều là dữ liệu thô chưa qua xử lý, giá trị thông tin chưa phục vụ nhiều cho quá trình quản lý của chủ thể. Tuy nhiên, các thông tin này cần thiết phải được thu thập đầy đủ và chi tiết để đảm bảo nguồn nguyên liệu cho quá trình xử lý thông tin cấp cao hơn.
- Các báo cáo tổng hợp tiến độ tuần, tháng, quý và theo kỳ thỏa thuận
Đây là các dữ liệu thông tin đã qua xử lý, có giá trị khác nhau và được gửi tới các cấp quản lý để xin ý kiến.Theo khảo sát, tiến độ báo cáo quý trình UBND tỉnh được lập đúng, đủ theo quy trình, đảm bảo cung cấp đủ thông tin lên cơ quan chủ quản để xin ý kiến chỉ đạo. Tuy nhiên, các báo cáo tổng hợp tuần, tháng lại không bám sát tần suất thực hiện của nhật ký thi công nên có thể có khả năng các thông tin về tiến độ thi công luân chuyển không kịp thời, dẫn đến chậm trễ trong quá trình ra quyết định của BQLDA.
Do đó, để nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, xử lý thông tin, một mặt, BQLDA cần giữ vững tần suất thực hiện nhật ký thi công và báo cáo cơ quan chủ quản, mặt khác, cần chỉ đạo các bộ phận, đơn vị quản lý thứ cấp nâng cao tần suất báo cáo, hiệu suất xử lý thông tin để hỗ trợ tốt hơn cho BQLDA trong quản lý.
* Nâng cao khả năng kiểm soát, điều chỉnh của các chủ thể quản lý
Trong quá trình thực hiện dự án hay quá trình thi công, sai lệch là điều không thể tránh khỏi do quá trình này chịu ảnh hưởng từ rất nhiều yếu tố. Sai lệch tiến độ tổng thể thường bắt đầu từ sai lệch tiến độ mốc thời gian, tích lũy dần thành sai lệch gói thầu và gây chậm tiến độ toàn dự án. Do đó, việc phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch có ý nghĩa rất quan trọng, mang tính phòng ngữa hơn là chữa trị đối với sai lệch tiến độ tổng thể dự án.
Theo khảo sát, khả năng phát hiện sai lệch của các chủ thể quản lý cao nhất là đơn vị Tư vấn - giám sát, theo sau đó là BQLDA, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, hiệu quả xử lý sai lệch không cao do chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa các bên. Qua quá trình kiểm soát có thể thấy các nguyên nhân gây sai
lệch đều không quá phức tạp, tuy nhiên sai lệch phát sinh thường liên quan tới rất nhiều đơn vị nên quá trình xử lý thiếu đồng bộ khiến cho quy trình xử lý vô hình chung đẩy hậu quả sai lệch đi xa hơn so với thực tế, khiến việc xử lý sai lệch gặp nhiều khó khăn. Do đó, việc nâng cao khả năng kiểm soát, điều chỉnh sai lệch của các chủ thể quản lý là rất cần thiết, có tác động trực tiếp tới hiệu quả công tác quản lý tiến độ thi công công trình.