Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ
4.2.6. Về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư
Xây dựng các thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án
Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Ban quản lý đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo.
Với việc xây dựng thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong q trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các cơng việc bị chồng chéo, gây khó khăn cho cơng tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, cơng tác quản
lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thơng tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án.
Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án: * Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng …
Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Ban quản lý đã hoàn thành hoặc chưa hồn thành, đảm bảo cơng tác cập nhật thơng tin và thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện.
Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm:
+ Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Ban quản lý phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
+ Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên.
+ Các biểu mẫu trong q trình giám sát thực hiện cơng trình; + Các bản ghi nhớ;
+ Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện cơng trình;
+ Các báo biểu;
+ Cập nhật các lịch biểu; + Các cấu trúc phân việc. * Xây dựng sổ tay dự án:
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án.
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện
- Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục
- Thông tin về các bên liên quan của dự án
- Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án…
Với tác dụng như một bộ nhớ ngồi, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lơgíc để người xem có thể tìm kiếm thơng tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thơng tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý.
Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện với thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót xơng việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư.