5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.2.Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ trong vòng một năm, nếu có nhu cầu nhập khẩu công ty khách hàng sẽ cung cấp cho phòng xuất nhập khẩu – nhân viên chứng từ công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt một bộ hồ sơ qua email bao gồm các chứng từ sau:
Bill of Lading (1 original), Packing List (1 orginal), Comercial Invoice (1 orginal), Purchase Order (1 orginal), Certificate of Analysis (1 orginal)
Lưu ý:
Ngoài những chứng từ cơ bản nêu trên thì phần lớn bộ chứng từ cần có giấy chứng nhận xuất xứ C/O rõ ràng.
Khi nhận bộ chứng từ, anh Phát sẽ chuyển cho anh Thiên - nhân viên giao nhận kí xác nhận cho chủ hàng: xác nhận rằng (số lượng chứng từ, bao nhiêu bản gốc, bản sao, ngày tháng năm)
Sau đó anh thiên - nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
o Kiểm tra B/L (vận đơn đường biển) sao cho khớp với P/O (hợp đồng) những thông tin cơ bản sau: Tên công ty xuất khẩu, Tên công ty nhập khẩu, Cảng xếp/ dỡ hàng, Ngày giao hàng, Nơi giao hàng, Tên hàng.
o Kiểm tra INVOICE (Hóa đơn thương mại)
Với hợp đồng những thông tin sau: Số hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng, Giá/ đơn vị sản phẩm, Tổng giá trị lô hàng, Điều khoản thanh toán
Với B/L những thông tin sau: Gross weight, Net weight
o Kiểm tra P/L so với B/L: Gross weight, Net weight, Tên hàng
o Kiểm tra hợp đồng P/O: Số hợp đồng, Tên người xuất khẩu, Tên người nhập khẩu, Ngày ký kết, Tên hàng, Số lượng hàng, Giá trị lô hàng, Phương thức giao hàng, Phương thức thanh toán. Đối chiếu những thông tin trên trong B/L, hóa đơn, phiếu đóng gói.
o Kiểm tra COA: Tên hàng, Số hợp đồng, ngày ký kết, Thành phần cấu tạo hàng hóa.
o Kiểm tra C/O: C/O form gì, có được hưởng ưu đãi thuế quan hay không, Nơi xuất xứ, Tên hàng, Số lượng hàng.
Lưu ý:
Nếu có vấn đề xảy ra đối với bộ chứng từ thì nhân viên chứng từ - anh Nguyễn Tấn Phát phải thông báo ngay cho bên khách hàng để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung bằng cách gởi email qua cho phòng xuất nhập khẩu công ty khách hàng. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung kịp thời thì mọi chi phí phát sinh do đại lý hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Nếu mọi thông tin trên chứng từ đã trùng khớp thì anh Lâm Quốc Thuận Thiên – nhân viên giao nhận phải in bộ chứng từ thành những bản sao có nhứng nhận (nếu có). Có thể là chủ hàng đóng dấu “sao y bản chính” và dấu của doanh nghiệp.