5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.10. Thực hiện thanh toán, quyết toán và lưu hồ sơ
Chịu trách nhiệm công việc:
Nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên Nhân viên kế toán – chị Trương Thị Hiển
Khi đã hoàn thành nhiệm vụ nhận hàng và giao hàng cho khách hàng, anh Lâm Quốc Thuận Thiên - nhân viên giao nhận làm “ bảng hoàn ứng” bao gồm hóa đơn chi hộ bản gốc (công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt làm đại lý Hải Quan), hóa đơn chi hộ photo (2 bản), tờ khai gốc, tờ khai photo (2 bản), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chuyển qua phòng kế toán.
Phòng kế toán (nhân viên kế toán chị Trương Thị Hiển) sẽ kiểm tra bộ chứng từ trên và nhập hoàn ứng vào phần mềm. Nếu kiểm tra đúng thì tiến hành làm giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho giám đốc duyệt. Còn nếu có sai sót thì yêu cầu anh Thiên xem lại và sửa chữa. Kế toán làm file excel phiếu đề nghị thanh toán cho khách hàng (bao gồm phần chi hộ và dịch vụ). Gởi file mềm cho khách hàng (kèm theo giấy tờ), công ty khách hàng xác nhận qua email. Kế toán xuất hóa đơn, giao chứng từ (bộ chứng từ bàn giao bao gồm: debit note, hóa đơn dịch vụ bản gốc, tờ khai gốc, bản kê tổng hợp).
Khách hàng sẽ ký nhận trên bản kê tổng hợp, ghi thời gian cụ thể và gởi về cho phòng kế toán lưu lại. Như thường lệ tập hợp khoản 10 lô hàng nhập khẩu trở lên trong 1 tháng thì mới lập 1 bảng kê tổng hợp. Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt không thu tiền dịch vụ của khách hàng theo từng lô hàng lẻ. Hạn thanh toán 30 ngày sau kể từ ngày nhận hóa đơn bản gốc, công ty khách hàng chuyển khoản trả tiền cho công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt. Sau khi nhận được tiền thanh toán công ty sẽ ghi giảm công nợ cho khách hàng.
Bộ chứng từ lưu lại: Invoice, Bill of Lading, D/O, Packing list, Tờ khai Hải quan (bản lưu người khai Hải Quan), Hóa đơn liên quan, Biên bản bàn giao hàng hóa, Giấy chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm, Hợp đồng, Giấy báo hàng đến.