5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.4. Làm thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu:
2.2.2.4.1. Lập hồ sơ Hải quan:
Nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên tập hợp các chứng từ cần thiết thông thường để lập thành bộ hồ sơ Hải quan hoàn chỉnh cho lô hàng và sắp xếp các chứng từ theo thứ tự sau:
Giấy giới thiệu (Letter of Recommendation) của Công ty khách hàng cấp - 01 bản chính, Hợp đồng (purchase Order) - 01 bản sao y, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - 01 bản chính và 01 bản sao y, Phiếu đóng gói (Packing list – P/L) - 01 bản chính và 01 bản sao y, Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) - 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc bản chính của các bản vận tải đơn có chữ copy, Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - 01 bản chính, Giấy phép nhập khẩu tự động - 01 bản chính
2.2.2.4.2. Các bước lập tờ khai Hải quan điện tử :
Chịu trách nhiệm khai Hải Quan điện tử: nhân viên chứng từ anh Nguyễn Tấn Phát
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm khai Hải quan điện tử sử dụng phần mềm khai khai Hải quan ECUS-VNACCS (ECUS – K5)
Chọn doanh nghiệp khai báo (Thông tin doanh nghiệp khách hàng): Dựa vào danh sách khách hàng có áp mã số doanh nghiệp, bấm chọn sẽ hiện lên bảng thông tin về doanh nghiệp khai báo thể hiện:
o Mã DN, Tên DN, Địa chỉ, Điện thoại/fax
o Chương trình sẽ hỏi chọn đơn vị Hải quan, người khai Hải Quan sẽ chọn đơn vị khai Hải Quan sao cho thuận tiện nhất đối với công ty Khách hàng trong việc hoàn tất các thủ tục thông quan hoặc tuân theo quy định của pháp luật.
Bắt đầu khai: Để nhập tờ khai nhập khẩu mới cần theo các bước sau đây:
o Bước 1: Vào menu của chương trình và chọn chức năng sau đây: “tờ khai xuất nhập khẩu” sau đó chọn “ đăng kí mới tờ khai xuất nhập khẩu” hoặc đối với những lô hàng đã khai trước đó rồi thì có thể chọn “tìm tờ khai nhập khẩu đã có” có thể copy, thêm, sửa thông tin trên tờ khai đã có sẵn đảm bảo tiết kiệm thời gian.
Lưu ý:
Các ô có màu xám không cần nhập mà những ô dữ liệu này sẽ lấy từ các chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về.
o Bước 2: nhập thông tin theo yêu cầu
Nhập thông tin vào sheet 1: bấm vào nút THÔNG TIN CHUNG 1) Nhập thông tin mục NHÓM LOẠI HÌNH:
- Chọn loại hình: mục đích nhập khẩu lô hàng.
- Mã loại hình là ký hiệu để phân biệt loại hình nêu trên. - Mã HQ: nhập mã chi cục Hải quan làm thủ tục
- Tên HQ
2) Nhập thông tin vào mục ĐƠN VỊ XUẤT NHẬP KHẨU:
- Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, hoặc là doanh nghiệp nhập khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với mô hình đại lý. Người nhận là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu.
- Người xuất khẩu
3) Nhập thông tin vào mục VẬN ĐƠN: Số vận đơn, Số lượng kiện, Tổng trọng lượng hàng, Địa điểm lưu kho, Địa điểm dỡ hàng, Địa điểm xếp hàng, Phương tiện vận chuyển, Ngày hàng đến
Nhập thông tin vào sheet 2: bấm vào nút THÔNG TIN CHUNG 2 4) Nhập thông tin vào mục HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI
- Số hóa đơn, Ngày phát hành, Phương thức thanh toán, Tổng giá trị hóa đơn, Tổng giá tính thuế, Tổng hệ số phân bổ trị giá
5) Nhập thông tin vào mục THÔNG TIN HỢP ĐỒNG - Số hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng
Nhập thông tin tên hàng, nhấn vào sheet 3, bấm vào nút DANH SÁCH HÀNG - Tên hàng, Mã HS, Xuất xứ, Lượng, Đơn giá hóa đơn, Trị giá hóa đơn
o Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo: Chọn tab KHAI BÁO FILE ĐÍNH KÈM
Sau đó chọn sheet THÔNG TIN CHỨNG TỪ KÈM THEO
Chọn file muốn đính kèm (có thể là file list container hoặc file danh sách nguyên phụ liệu cung ứng). Lưu ý tổng dung lượng các file không vượt quá 2MB.
o Bước 4: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Bấm chọn nút “khai trước thông tin tờ khai (IDA)” chương trình sẽ gửi tờ khai đến hải quan chi cục. Khi khai báo áp dụng chữ ký số mà chúng ta đã thiết lập sẵn trong mục hệ thống, chương trình sẽ đưa ra thông báo: “ Bạn có muốn áp dụng chữ ký số hay không ?”. Chọn -> “yes”. Cửa sổ nhập mã bin sẽ hiện ra, sau khi được doanh nghiệp đồng ý ký và gửi trả chứng từ, tờ khai sẽ có yêu cầu xác nhận “Muốn khai báo tờ khai chứng từ này với Hải quan không ?” -> “yes” để khai báo. Nếu không có lỗi gì chương trình sẽ tự động thông báo kết quả giao dịch trạng thái:
“khai báo thành công” và thông báo số tiếp nhận cho tờ khai. Tờ khai đã được cấp số (gồm 12 chữ số).
o Bước 5: Lấy phản hồi từ Hải quan
Sau đó hệ thống Hải Quan sẽ trả tờ khai đã khai báo trước về cho người khai kiểm tra lại một lần nữa. Sau đó tiến hành khai báo chính thức và lấy thông tin tờ khai nhấn vào nút “lấy thông tin tờ khai từ Hải Quan”. Hệ thống Hải Quan thông báo lô hàng trên được phân luồng (đỏ, vàng, xanh), kèm theo các chứng từ cần thiết đó là Chứng từ ghi số lệ phí phải thu và thông báo thuế.
Luồng xanh: chấp nhận thông tin khai tờ khai Hải quan điện tử cho phép “Thông quan” hoặc “giải phóng hàng” hoặc “ đưa hàng hóa về bảo quản” Luồng vàng: nộp xuất trình chứng từ giấy thuộc hồ sơ Hải quan điện tử để
kiểm tra
Luồng đỏ: nộp, xuất trình chứng từ giấy thuộc hồ sơ Hải quan điện tử và hàng hóa để kiểm tra.
2.2.2.4.3. So sánh sự khác nhau giữa phần mềm khai Hải Quan điện tử ECUS-K4 và ECUS-K5 (ECUS VNACCS) điện tử ECUS-K4 và ECUS-K5 (ECUS VNACCS)
Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt sử dụng phần mềm khai Hải Quan điện tử ECUS-K4 từ lúc quy định ban hành cho tới tháng 5/2014. Và từ tháng 6/ 2014 thay đổi sử dụng khai báo Hải Quan qua phần mềm ECUS-K5 (VNACCS). Bảng 2.5: So sánh sự khác nhau trong quy trình khai báo Hải Quan điện tử đối với 2 phần mềm ECUS-k4 và ECUS VNACCS
ECUS-K4 ECUS-K5 (VNACCS)
- Trên tờ khai phải khai báo phần trị giá tính thuế, khai báo CO, …
- Không cần khai báo
- Phần mềm không khai chi tiết thông tin về tên hàng, thông tin vận tải trên cùng một sheet
- Khai báo thông tin trên cùng một sheet - Nếu muốn khai báo CO, hoặc thông tin
bất kỳ gì đó thì phải tạo thêm một file excel/ PDF, … đính kèm vào khi tiến hành khai
- Khi khai báo sử dụng tài khoản của doanh nghiệp
- Phải sử dụng USB (chữ ký số) để khai báo
- Các tờ khai có mã loại hình là kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công thì sẽ được khai báo trên 3 phần mềm khác nhau.
- Trên phần mềm này có thông tin tài khoản người sử dụng để khai hải quan - Có thực hiện theo văn bản mới đó là
các tờ khai theo loại hình kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công, cùng khai trên một phần mềm
- Số tờ khai trên phần mềm ECUS-K4 sẽ nhảy tùy ý và không cố định
- Số tờ khai trên phần mềm Vnaccs sẽ được quy định 12 số, trong đó số thứ 12 sẽ được thay đổi sau mỗi lần thay đổi, truyền sửa (số thay đổi gọi là nhánh)
- Số tờ khai được quy định cho hàng nhập khẩu bắt đầu bằng số 1 và 10 số tiếp theo
- Số tờ khai xuất khẩu được quy định cho hàng xuất khẩu bắt đầu bằng số 3 và 10 số kế tiếp
- Tờ khai chỉ tính 11 số, không tính số thứ tự thứ 12
- Theo form trên Ecus-K4 thì trên tờ khai có khung ghi rõ chỗ để hải quan ký, đóng dấu lên đúng vị trí đó
- Tờ khai theo form (phần mềm ecus vnaccs) mới thì không có ô sẵn , và chỉ đóng dấu vào vị trí góc trên bên phải của tờ khai
- Tờ khai cũ chia ra làm 3 loại:
+ Tờ khai luồng xanh + Tờ khai luồng vàng + Tờ khai luồng đỏ
- Tờ khai mới thì cũng được phân luồng xanh, vàng, đỏ nhưng sẽ ghi là số 1, 2, 3 tương ứng.
- Tờ khai khi sai và được truyền sửa thì số tờ khai sẽ không thay đổi và giữ nguyên số cũ
- Khi truyền sửa thì số tờ khai không đổi 11 số đầu tiên, số thứ 12 sẽ thay đổi từ 1 tới 9 tương ứng cho mỗi lần điều chỉnh.
2.2.2.4.4. Quy trình thủ tục Hải quan đối với lô hàng nhập khẩu tại chi cục Hải Quan nơi khai báo: tại chi cục Hải Quan nơi khai báo:
Sơ đồ 2.3: Quy trình thông quan hàng nhập khẩu (Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt)
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, đăng kí và phân luồng tờ khai: Chịu trách nhiệm công việc: nhân viên chứng từ - anh Nguyễn Tấn Phát
Tạo thông tin khai Hải quan điện tử trên máy tính (trình bày phần trước). Sau đó gửi thông tin sang công ty khách hàng ký chữ ký số và chấp nhận cho bộ phận chứng từ bên công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt khai những thông tin đó trên tờ khai Hải quan là hợp lý.
Gửi tờ khai Hải quan điện tử đến cơ quan Hải quan
Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan tự động tiếp nhận, kiểm tra, cấp số, đăng kí, phân luồng tờ khai Hải quan điện tử.
o Nếu thông tin khai của anh Phát gửi đến chưa phù hợp (chuẩn dữ liệu, tỷ giá tính thuế…) hệ thống sẽ tự động phản hồi cho người khai Hải quan “thông báo từ chối tờ khai Hải quan điện tử” trong đó hướng dẫn người khai Hải quan những nội dung cần điều chỉnh, bổ sung hoặc từ chối đăng kí, nêu rõ lý do. Sau đó nhân viên chứng từ - anh Nguyễn Tấn Phát sẽ tiến hành rà soát lại và sửa chữa theo yêu cầu phía bên công chức Hải Quan giám sát yêu cầu.
o Nếu những thông tin đó hoàn toàn phù hợp. Hệ thống sẽ tự động phản hồi “Thông báo hướng dẫn làm thủ tục Hải quan điện tử” cho người khai báo gồm: chỉ dẫn làm thủ tục Hải quan và kết quả phân luồng tờ khai.
Tờ khai phải xuất trình chứng từ, đề nghị doanh nghiệp mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị hải quan.
Thông quan hàng nhập khẩu Hàng nhập miễn kiểm
Mở tờ khai Kiểm tra chi tiết hồ sơ,
tính giá thuế Đóng dấu thông quan, thu lệ phí và trả tờ khai
Phục tập hồ sơ
Hàng nhập kiểm hóa Mở tờ khai
Kiểm tra chi tiết hồ sơ, tính giá thuế
Kiểm hóa
Đóng dấu thông quan, thu lệ phí và trả tờ khai
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá thuế Hải quan điện tử:
Chịu trách nhiệm công việc: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên
Sau khi đã có phản hồi từ Hải Quan nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ giấy đến Hải Quan nơi đăng ký tờ khai để tiến hành thủ tục mở tờ khai. Gồm có các chứng từ như sau:
o Giấy giới thiệu, Tờ khai có đóng dấu của công ty khách hàng, Invoice bản chính, Vận đơn bản sao, Hợp đồng thương mại bản sao, Packing list bản chính, C/O bản chính, D/O bản chính.
Viên chức Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, nội dung của các chứng từ trong bộ hồ sơ, kiểm tra việc kê khai có phù hợp với các chứng từ thuộc hồ sơ hay không, xem lô hàng được áp mã số HS có phù hợp hay không.
o Nếu kiểm tra hồ sơ phát hiện có sai lệch, chưa phù hợp giữa chứng từ thuộc bộ hồ sơ Hải quan và thông tin khai, khai không đầy đủ các thông tin chi tiết và đặc trưng của hàng hóa và cần phải điều chỉnh thì công chức kiểm tra hồ sơ yêu cầu người khai Hải quan sửa đổi bổ sung. Công đoạn này sẽ do anh Nguyễn Tấn Phát đảm nhiệm. Nếu có nghi vấn, công chức đề xuất chi cục trưởng quyết định thay đổi hình thức, mức độ kiểm tra.
o Nếu kết quả kiểm tra bộ chứng từ không có sai sót gì thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu xác nhận vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy và chuyển hồ sơ sang cho bộ phận tính giá thuế.
Bộ tờ khai chuyển sang bộ phận tính giá theo quy định.
Sau khi tính giá xong, hải quan sẽ chuyển bộ chứng từ sang tính thuế: nhân viên tính thuế sẽ một lần nữa kiểm tra mã số thuế của công ty có phù hợp hay chưa, cách tính thuế. Nếu có thay đổi ở phần tính thuế thì đã thay đổi trong chứng từ chưa. Kiểm tra lại một lần nữa không có sai sót gì thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu xác nhận vào “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”.
o Công ty khách hàng có trách nhiệm phải nộp số tiền thuế tại bộ phận thu thuế của cơ quan Hải Quan (nơi đăng kí khai Hải Quan) hoặc nộp vài tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (nơi đăng kí khai Hải Quan).
o Ngoài ra, công ty khách hàng còn phải nộp Lệ phí làm thủ tục Hải Quan số tiền theo quy định trong thời hạn quy định tại bộ phận thu thuế của cơ quan Hải Quan nơi đăng ký tờ khai hoặc nộp vào tài khoản kho bạc Nhà nước (nơi đăng ký khai Hải Quan).
Kết thúc việc kiểm tra hồ sơ giấy, công chức Hải Quan in phiếu kết quả kiểm tra hồ sơ, cùng ký với đại diện người khai Hải Quan.
Nếu là tờ khai được phân luồng vàng thì chuẩn bị sang bước 4
Nếu là tờ khai được phân luồng đỏ thì bước tiếp theo là phải kiểm tra thực tế hàng hóa
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Nếu lô hàng được Hải Quan phân luồng đỏ thì bộ tờ khai được chuyển xếp phân luồng kiểm hóa. Sau khi phân luồng nhân viên giao nhận sẽ mang bộ tờ khai xuống cảng để kiểm hóa. Trước đó nhân viên giao nhận phải sắp xếp chuyển bãi hàng hóa để có thể chuyển bãi một cách nhanh nhất.
Kiểm tra thực tế hàng hóa: kiểm tra bao nhiêu phần trăm là còn tùy thuộc vào từng loại hàng hóa theo quy định pháp luật.
Trước khi kiểm hóa: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên theo dõi bảng phân công kiểm hóa để biết cán bộ Hải quan nào sẽ thực hiện kiểm hóa cho lô hàng này. Sau khi biết được cán bộ kiểm hóa, nhân viên giao nhận nắm thông tin công chức Hải quan kiểm hóa và chủ động liên lạc với họ để xác nhận lại chính xác thời gian kiểm hóa.
Cảng phải chuyển bãi kiểm hóa nên người giao nhận phải đem 1 D/O đến “Phòng thương vụ cảng” đóng phí chuyển bãi và việc chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hóa mất khoảng thời gian từ 2h - 6h.
Mang phiếu cắt seal đến phòng điều độ để bộ phận này ký tên vào vị trí “người điều động” đồng thời mua 2 “seal lá” bấm cửa container lại để tránh thiếu hụt, mất trộm, mất cắp hàng sau khi cắt seal kiểm hóa. Anh Thiên sẽ liên hệ với công nhân cắt seal và tìm vị trí container. Tại Cảng ta có thể dùng máy tính tại thương vụ cảng để tìm vị trí container một cách dễ dàng. Trong quá trình kiểm hóa, người giao nhận, công nhân cắt seal và cán bộ Hải quan kiểm hóa đối chiếu số container và số seal. Khi số container và số seal thực tế đúng với Lệnh giao hàng thì Công chức kiểm hóa sẽ cho phép công nhân cắt seal, mở cửa container.
Công chức Hải Quan kiểm hóa sẽ kiểm tra đối chiếu giữa thực tế khai báo của doanh nghiệp về: Tên hàng, Xuất xứ, Tính chất hàng hóa, Ký mã hiệu trên bao bì, Tình trạng bao bì, Số lượng trong 1 kiện hàng, Số kiện trong