5. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Tổ chức quản lý thông tin kiểm toán tại KTNN khu vực VII
3.2.2.1. Trước khi thực hiện kiểm toán
- KTNN khu vực VII đã tổ chức triển khai giao cho phòng Tổng hợp là đầu mối để thu thập số liệu, cập nhật các thông tin về tình hình quản lý và sử dụng CTMTQG của 06 tỉnh trên địa bàn kiểm toán. Trước khi thực hiện kiểm toán gửi văn bản yêu cầu đơn vị cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện CTMTQG của địa phương để phục vụ cho công tác lập kế hoạch, khảo sát trước khi thực hiện kiểm toán nhằm rút ngắn thời gian khảo sát.
- KTNN khu vực VII đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ kiểm toán, trong đó có việc lập, thẩm định và quản lý hồ sơ kiểm toán. Đội ngũ công chức khi tham gia kiểm toán đã nắm được những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý thông tin, hồ sơ kiểm toán theo yêu cầu nhiệm vụ.
- Ban hành một số văn bản phù hợp với điều kiện thực tế tại KTNN khu vực VII như: Văn bản hướng dẫn dẫn quy định thời gian từng khâu trong khảo sát lập kế hoạch kiểm toán, thẩm định, xét duyệt và phát hành Báo cáo kiểm toán của tổ, đoàn kiểm toán, Quy định về báo cáo trong quá trình thực hiện kiểm toán áp dụng cho các đoàn kiểm toán tại KTNN khu vực VII...các bản bản trên thực tế đã phát huy tác dụng tốt, qui định rõ một số công việc và trách nhiệm của Kiểm toán viên, của Tổ, Đoàn kiểm toán và của KTNN khu vực VII trong thực hiện nhiệm vụ kiểm toán trong đó có nội dung quản lý lưu nộp hồ sơ kiểm toán.
3.2.2.2. Trong quá trình thực hiện kiểm toán
- Công chức tham gia kiểm toán đã có ý thức trách nhiệm trong tổ chức thông tin và quản lý hồ sơ kiểm toán, hàng ngày các kiểm toán viên thực hiện tốt công tác viết nhật ký online trên chương trình ứng dụng nhật ký kiểm toán.
- Các tổ kiểm toán, đoàn kiểm toán tổ chức giao nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện báo cáo thông tin định kỳ đột xuất theo quy định của KTNN và của KTNN khu vực VII đảm bảo kịp thời, giúp cho Lãnh đạo KTNN, lãnh đạo KTNN khu vực, trưởng đoàn kiểm toán nắm bắt được thông tin kịp thời để. Việc lập hồ sơ kiểm toán cơ bản đã tuân thủ các quy định của KTNN.
3.2.2.3. Sau khi kết thúc kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán tại Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán, tại phòng Tổng hợp và tại KTNN khu vực VII cơ bản được lập, quản lý, bảo quản, khai thác theo đúng các qui định của Nhà nước.
- Kiểm toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ kiểm toán quản lý tại KTNN khu vực theo chức năng, nhiệm vụ được quy định, Trưởng
phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hồ sơ kiểm toán của các cuộc kiểm toán trong thời gian quản lý tại KTNN khu vực trong thời hạn 24 tháng, tính từ ngày 31/12 năm phát hành báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán và bàn giao cho Văn phòng KTNN khu vực khi hết thời hạn quản lý tại phòng Tổng hợp. Văn phòng KTNN khu vực chịu trách nhiệm trực tiếp lưu trữ quản lý hồ sơ kiểm toán của các cuộc kiểm toán.
- Hồ sơ lưu trữ tại phòng Tổng hợp đã được quản lý theo từng cuộc (từng Đoàn) kiểm toán, Hồ sơ từng cuộc kiểm toán đã được phân loại gồm 03 nhóm: hồ sơ kiểm toán chung, hồ sơ kiểm toán chi tiết và hồ sơ kiểm toán sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán. Chi tiết hồ sơ kiểm toán đã được lập theo danh mục qui định của KTNN.
Hạn chế: Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán còn tiến hành theo phương thức thủ công là chủ yếu, có 85% KTV được hỏi cho rằng chưa có sự ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này.