Với kết quả khảo sát cho thấy 100% công ty không ban hành chính sách tuyển du ̣ng cu ̣ thể phổ biến và rô ̣ng rãi. Quá trình xét duyê ̣t hồ sơ tuyển du ̣ng nhân sự không khách quan, vẫn còn hiê ̣n tượng ưu tiên những ứng viên có quen biết gửi gắm. Điều này có thể dẫn đến viê ̣c tuyển du ̣ng không hiê ̣u quả, bỏ sót những ứng viên thực sự có năng lực và tiềm năng, cũng như phẩm chất tốt.
Ta ̣i công ty 70% ý kiến của đối tượng khảo sát ta ̣i công ty chính sách kỷ luâ ̣t được xây dựng khá tốt, phân công nhân viên giám sát và theo dõi tình hình nhân viên trong công ty về mă ̣t kỷ luâ ̣t. Nhưng bên ca ̣nh đó, viê ̣c đánh giá tính kỷ luâ ̣t cũng còn xuất phát từ quan điểm chủ quan, vẫn còn viê ̣c xử lý vi pha ̣m theo cảm tính và vi ̣ nể.
Tuy nhiên đối với những cán bô ̣ nhân viên có những đóng góp giúp phát triển hoa ̣t đô ̣ng của công ty thì các nhà quản tri ̣ luôn có những chính sách khen thưởng, đô ̣ng viên sự góp ý.
4.3 ĐÁNH GIÁ RỦI RO
4.3.1 Nhận da ̣ng rủi ro và các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính
Doanh thu chủ yếu của công ty là phần lãi phát sinh khi tiến hành các nghiê ̣p vu ̣ cho thuê tài chính với khách, các phần chênh lê ̣ch tỷ giá khi có các nghiê ̣p vu ̣ cho thuê tài chính phát sinh liên quan đến ngoa ̣i tê ̣.
Các nguyên nhân có thể dẫn đến những rủi ro trong hoạt động cho thuê tài chính
- Từ phía khách hàng
- Từ phía nhà cung cấp
Cung ứng những sản phẩm không đúng tiêu chuẩn và chất lượng như đã thỏa thuâ ̣n. Nhà cung ứng chiếm du ̣ng vốn không chi ̣u thực hiê ̣n đúng tiến đô ̣ như đã cam kết. - Từ phía công ty
Không đủ nguồn vốn cung ứng khi có nghiê ̣p vu ̣ cho thuê tài chính phát sinh.
Viê ̣c không thu hồi được nợ từ phía khách hàng làm ảnh hưởng nghiêm tro ̣ng đến tình hình tài chính của công ty.
Nhân viên thẩm đi ̣nh có kết quản thẩm đi ̣nh không đúng hoă ̣c chưa có cở sở thỏa đáng đối với các điều kiê ̣n cho thuê tài chính với khách hàng.
Viê ̣c thông đồng giữa nhân viên và khách hàng làm cho các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính.
4.3.2 Đá nh giá
Những thiê ̣t ha ̣i trên khi xảy ra không những làm ảnh hưởng nghiêm tro ̣ng đến tình hình doanh thu của công ty mà còn có thể khiến cho công ty có tình tra ̣ng nợ xấu tăng cao, gây mất uy tín của công ty. Do là hoa ̣t đô ̣ng chủ yếu mang đến nguồn thu quan tro ̣ng cho công ty nên viê ̣c khách hàng không thanh toán nợ rất sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoa ̣ch và chiến lược của công ty khi nguồn thu thất thoát mà nguồn chi thì tăng do các khoản chi phí phải thanh toán trong quá trình thực hiê ̣n cho thuê tài chính.
4.3.3 Biện pháp
Các biê ̣n pháp mà công ty tiến hành như sau:
- Thiết lâ ̣p hê ̣ thống kiểm soát chă ̣t chẽ từ viê ̣c xét duyê ̣t hồ sơ đến giai đoa ̣n tìm hiểu nhà cung ứng, quá trình giải ngân, và cuối cùng là quá trình thanh toán tất toán hợp đồng cho thuê tài chính.
- Thực hiê ̣n viê ̣c mở rô ̣ng hợp tác với các công ty bảo hiểm, nhằm mang la ̣i cho khách hàng những sản phẩm di ̣ch vu ̣ tốt nhất ở khắp mo ̣i nơi.
- Thiết lâ ̣p rõ ràng các điều lê ̣ cũng như quy đi ̣nh đối với viê ̣c thanh toán nợ trong quá trình cho thuê tài chính trong hợp đồng đã kí với khách hàng, truyền tải thông tin mô ̣t cách cu ̣ thể đến với khách hàng.
4.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
4.4.1 Cá c thủ tu ̣c kiểm soát chung 4.4.1.1 Phân chia trách nhiê ̣m
Qua khảo sát cho thấy, hầu hết các bô ̣ phâ ̣n đền phân chia nhiê ̣m vu ̣ và trách nhiê ̣m cho mỗi thành viên, không có hiê ̣n tượng mô ̣t cá nhân nắm giữ nhiều công viê ̣c nhiều bước trong mô ̣t quy trình cho thuê tài chính. Thông quan khảo sát các trưởng, phó phòng ban, thì viê ̣c phân chia nhiê ̣m vu ̣ trách nhiê ̣m cho từng nhân viên đều tách biê ̣t chức năng xét duyê ̣t và bảo quản tài sản, chức năng kế toán với bảo vê ̣ tài sản, chức năng xét duyê ̣t với kế toán. Dưới đây là bảng phân công công viê ̣c theo từng phòng ban.
BỘ PHẬN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐẢM NHIỆM
Bô ̣ phâ ̣n quan hê ̣ khách hàng
- Xem xét và tiếp nhâ ̣n yêu cầu của khách hàng.
- Hướng dẫn và hoàn tất thủ tu ̣c pháp lý cho khách hàng khi có nhu cầu.
- Theo dõi tình hình thông tin về khách hàng trong suốt giai đoa ̣n CTTC.
Bô ̣ phâ ̣n thẩm đi ̣nh
- Đưa ra nhâ ̣n xét về khả năng thực hiê ̣n các hợp đồng cho thuê tài chính đối với khách hàng, tính khả thi trong từng trường hợp.
- Là nơi lưu trữ tất cả các hồ sơ pháp lý, thông tin khách hàng.
Bô ̣ phâ ̣n quản lý rủi ro
- Đánh giá và xem xét về tất cả các khả năng xảy ra rủi ro khi tiến hành cho thuê tài chính.
- Thiết lâ ̣p kế hoa ̣ch xây dựng để kiểm soát rủi ro. - Đề ra biê ̣n pháp để kiểm soát quy trình cho thuê tài chính.
Bô ̣ phâ ̣n hỗ trợ kinh doanh
- Thực hiê ̣n viê ̣c hoàn tất các hợp đồng ( cho thuê tài chính, bảo hiểm, mua bán,…) khi có quyết đi ̣nh từ Ban giám đốc.
Bô ̣ phâ ̣n kế toán
- Theo dõi viê ̣c trả nợ của khách hàng và căn cứ vào giấy tờ liên quan để tiến hành ha ̣ch toán.
- Lâ ̣p báo cáo đi ̣nh kỳ về tình hình khách hàng ta ̣i công ty cho lãnh đa ̣o cấp cao biết.
Bô ̣ phâ ̣n công nghê ̣ thông tin
- Quản lý các quyền truy câ ̣p của toàn bô ̣ nhân viên. - Thiết lâ ̣p ngăn chă ̣n và giới ha ̣n theo từng chức năng và nhiê ̣m vu ̣ của nhân viên.
Bô ̣ phâ ̣n nhân sự Bảo trì các thiết bi ̣, máy móc văn phòng, tuyển du ̣ng, đồng phu ̣c cho nhân viên,…
4.4.1.2 Kiểm soá t quá trình xử lý thông tin
a. Kiểm soá t đối tượng sử dụng
Công ty sử du ̣ng phần mềm Smartbank, mở dùng theo dõi trong nô ̣i bô ̣, để ha ̣n chế viê ̣c truy câ ̣p không cần thiết vào hê ̣ thống thông tin của công ty, mỗi nhân viên sẽ được cấp mô ̣t mâ ̣t khẩu và tên sử du ̣ng riêng và tiến hành phân quyền truy câ ̣p (xem, ta ̣o, chỉnh sửa) trong pha ̣m vi của công viê ̣c. Viê ̣c phân quyền này được thực hiê ̣n bởi quản lý cấp cao của công ty. Các mâ ̣t khẩu sẽ được tiến hành thay đổi đi ̣nh kỳ (6 tháng/ 1 lần).
Các đối tượng không liên quan, bên ngoài đều không thể truy câ ̣p vào hê ̣ thống, chỉ được truy câ ̣p vào cổng hê ̣ thống thông tin chung thông quan mâ ̣t khẩu và tài khoản riêng của từng khách hàng mà nhân viên công ty cấp.
b. Kiểm soá t dữ liê ̣u
- Sử du ̣ng phần mềm Smartbank giúp cho nhân viên của công ty có thể dễ dàng trao đổi thông tin giữa các bô ̣ phâ ̣n và với chi nhánh thông qua các báo cáo thiết lâ ̣p tự đô ̣ng có trong hê ̣ thống. Các nhân viên phu ̣ trách có thể nắm rõ hết tình hình của mô ̣t khách hàng khi mới bắt đầu đến khi kết thúc hợp đồng cho thuê tài chính, điều này giúp viê ̣c xử lý thông tin đẩy nhanh tiến đô ̣ và được quản lý dễ dàng hơn.
- Với sự hỗ trợ của bô ̣ phâ ̣n quản lý công nghê ̣ thông tin các quy đi ̣nh về viê ̣c lưu trữ thông tin khách hàng trên hê ̣ thống phần mềm, thay đổi mâ ̣t khẩu, phân quyền truy câ ̣p,… giúp cho thông tin của công ty cũng như khách hàng được bảo mâ ̣t, an toàn, được sử du ̣ng đúng mu ̣c đích, đúng đối tượng.
- Bên ca ̣nh đó, bô ̣ phâ ̣n kế toán còn có thêm phần mềm Fox, phần mềm ta ̣o báo cáo về tình hình hoa ̣t đô ̣ng của công ty hằng ngày giữa Hô ̣i sở, chi nhánh và công ty.
c. Kiểm soá t chứng từ, sổ sách
Các chứng từ phải được các bô ̣ phâ ̣n có liên quan tâ ̣p hợp đầy đủ theo quy đi ̣nh của công ty. (các chứng từ lưu trữ ta ̣i từng phòng ban sẽ được trình bày cu ̣ thể trong phần “Kiểm tra chi tiết).
Đối với các chứng từ liên quan đến viê ̣c thu hồi nợ từ khách hàng được phòng kế toán ha ̣ch toán thì sẽ được lưu chung với các chứng từ phát sinh khác và được đánh số thứ tự theo từng trang, và được lưu theo từng ngày.
Đối với các chứng từ liên quan đến nhu cầu cho thuê tài chính, hoă ̣c tiến hành hợp đồng cho thuê tài chính với khách hàng từng bô ̣ phâ ̣n sẽ lưu theo file hồ sơ dữ liê ̣u, mỗi khách hàng mỗi hợp đồng sẽ được lưu thành mô ̣t file, đánh số thứ tự cho từng file và theo dõi chúng trên hê ̣ thống phần mềm.
Các loa ̣i sổ sách như nhâ ̣t ký chung, sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phát sinh, các loa ̣i báo cáo,... được tích hợp sẵn trong hê ̣ thống, dễ dàng cho viê ̣c sử du ̣ng và quản lý của công ty.
4.4.1.3 Ủy quyền và xét duyê ̣t
Viê ̣c xét duyê ̣t mô ̣t nhu cầu cho thuê tài chính của khách hàng sau khi đã có kết quả từ phòng thẩm đi ̣nh cần phải thông qua sự đồng ý và ký duyê ̣t của Ban giám đốc (cu ̣ thể là Phó Tổng giám đốc) đối với ha ̣n mức xét duyê ̣t cho thuê tài chính dưới 2 tỷ đồng.
Đối với ha ̣n mức xét duyê ̣t trên 2 tỷ đồng thì cần có sự phên duyê ̣t của Tổng giám đốc. Nếu như Tổng giám đốc không thể xét duyê ̣t vì lý do cá nhân, đi công tác,… thì có thể ủy quyền la ̣i cho người trong Ban giám đốc (cu ̣ thể là Phó Tổng giám đốc) bằng văn bản và chứng từ này phải được lưu vào hồ sơ quản lý.
4.4.1.4 Kiểm tra độc lâ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n
Các chứng từ liên quan đến viê ̣c kí hợp đồng, giải ngân, đều phải được tâ ̣p hợp đầy đủ về phòng (bản photo đính kèm chữ ký của nhân viên phu ̣ trách, lãnh đa ̣o phòng), kế toán viên căn cứ vào đó kiểm tra và xác nhâ ̣n trên hê ̣ thống về thông tin khách hàng thực hiê ̣n giao di ̣ch
Đồng thời bô ̣ phâ ̣n kiểm soát nô ̣i bô ̣ của công ty sẽ thường xuyên kiểm tra đô ̣t xuất các chứng từ liên quan đến hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính của từng phòng ban (ví du ̣: kiểm tra la ̣i chứng từ, giấy tờ liên quan đến mô ̣t vài hợp đồng cho thuê tài chính, các chứng từ ha ̣ch toán nợ, giải ngân của kế toán).
Ngoài ra, theo sự phân công của Hô ̣i sở (Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – Sacombank), đi ̣nh kỳ vào giữa tháng 5, tháng 6 hằng năm, sẽ phân công bô ̣ phâ ̣n kiểm soát nô ̣i bô ̣ xuống công ty để tiến hành kiểm tra, rà soát la ̣i viê ̣c tuân thủ quy đi ̣nh cũng như là xem xét đánh giá cách thức quản lý, hoa ̣t đô ̣ng của công ty.
4.4.2 Cá c thủ tu ̣c kiểm soát chi tiết
4.4.2.1 Kiểm soá t viê ̣c tiếp nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chính
a. Hồ sơ pháp lý
- Trình tự: nhân viên phòng quan hê ̣ khách hàng tiếp nhâ ̣n nhu cầu cho thuê tài chính từ khách hàng. Sau đó hướng dẫn khách hàng làm thủ tu ̣c và nô ̣p các hồ sơ pháp lý. Tiếp xúc khách hàng lần đầu tiên để có được nhâ ̣n xét ban đầu
Sơ đồ 4.1: Trình tự tiếp nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chính của Sacombank - SBL
(Nguồn: Phòng Quan hê ̣ khách hàng, Sacombank Leasing)
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lê ̣, hợp pháp của hồ sơ (phụ lục 1 – danh mục hồ sơ khách hàng là doanh nghiê ̣p) (phụ lục 2 – danh mục hồ sơ khách hàng là cá nhân). Chỉ có các tài liê ̣u văn bản liên quan đến quyết đi ̣nh phê duyê ̣t của Hô ̣i đồng quản tri ̣, liên quan đến viê ̣c ký duyê ̣t với các nhà cung ứng, các văn bản chỉ đa ̣o, các văn bản liên quan đến bên thứ 3,…thì công ty mới cần bản chính, còn về mă ̣t nguyên tắc các hồ sơ pháp lý liên quan đến viê ̣c quản lý của nhà
NHU CẦU Hướng dẫn và tiếp nhâ ̣n hồ sơ
KH P.QHKH
Xác minh thực tế
Hồ sơ khách hàng
nước, chính phủ (giấy đăng kí kinh doanh, đăng kí mã số thuế, CMND,…) công ty chỉ cần bản sao có xác nhâ ̣n của công chứng hoă ̣c cơ quan có thẩm quyền.
- Tiến hành đối chiếu sự khớp đúng thông tin của khách hàng trên hồ sơ pháp lý với thông tin trên cổng thông tin ngân hàng nhà nước và kiểm tra đối chiếu tình hình tín du ̣ng trên hê ̣ thống liên ngân hàng và hê ̣ thống ngân hàng Sacombank liên quan đến khách hàng.
b. Hồ sơ tài chính
- Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ tài chính.
- Kiểm tra các bằng chứng chứng minh quá trình góp vốn điều lê ̣ của khách hàng, đánh giá tính hợp pháp hợp lê ̣ của hình thức góp vốn.
- Kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng thông qua viê ̣c phân tích báo cáo tài chính, từ đó áp du ̣ng các chính sách phù hợp theo duy đi ̣nh của công ty.
4.4.2.2 Kiểm soá t viê ̣c thẩm đi ̣nh đánh giá dự án/ tài sản cho thuê tài chính
- Đối với hồ sơ dự tính từ 2 tỷ đồng trở xuống thì phòng quan hê ̣ khách hàng chủ đô ̣ng đi xác minh, thẩm đi ̣nh khi hoàn tất trình lên cho ban lãnh đa ̣o công ty. Đối với hồ sơ dư nợ dự tính cho thuê trên 2 tỷ đồng thì phòng quan hê ̣ khách hàng sau khi thẩm đi ̣nh xong chuyển qua cho phòng tái thẩm đi ̣nh trước khi trình lên cho lãnh đa ̣o công ty. Phòng thẩm đi ̣nh có quyền được đi chung với phòng quan hê ̣ khách hàng trực tiếp xác minh.
Các giai đoa ̣n thẩm đi ̣nh:
a. Thu thập thông tin
Chậm nhất 2 ngày sau khi tiếp xúc lần đầu tiên với khách hàng ta ̣i nô ̣i thành và 5 ngày đối với khách hàng ngoa ̣i thành, nhân viên phải thu thâ ̣p thông tin đã yêu cầu khách hàng cung cấp và chuyển cho bô ̣ phâ ̣n hỗ trợ để scan gửi cho phòng thẩm đi ̣nh hoă ̣c thông báo cho Ban tổng giám đốc về viê ̣c châ ̣m trễ thu thâ ̣p thông tin từ phía khách hàng.
b. Xá c minh thực tế
Căn cứ vào kế hoa ̣ch thẩm đi ̣nh, phòng quan hê ̣ khách hàng (và phòng thẩm đi ̣nh) đi thẩm đi ̣nh thực tế khách hàng.
c. Lập tờ trình
- Sơ lược tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng như quy mô hoa ̣t đô ̣ng, sản phẩm (di ̣ch vu ̣), thi ̣ trường chủ yếu, bô ̣ máy quản lý điều hành của doanh nghiê ̣p…từ đó làm cơ sở để đánh giá các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra đối với ngành nghề kinh doanh, và tài sản cho thuê tài chính của khách hàng.
- Phân tích tình hình tài chính: chủ yếu phân tích dựa vào bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh, quan hê ̣ tín du ̣ng với Sacombank và các tổ chức tín du ̣ng khác, các chỉ số tài chính như khả năng thanh toán hiê ̣n thời, khả năng thanh toán nhanh, vòng quay hàng tồn kho, dòng tiền của khách hàng, tỷ lê ̣ nợ trên vốn chủ sỡ hữu, lãi ròng trên doanh thu - Xem xét dự án thuê theo đề xuất của khách hàng: giới thiê ̣u dự án thuê, nguồn vốn tham dự dự án, nhà cung ứng, nguồn vốn dùng để trả nợ cho thuê tài chính.
Tính toán hiê ̣u quả của tài sản cho thuê tài chính: dựa trên những giả đi ̣nh và cơ sở về thời