Kiểm soát viê ̣c lưu trữ hồ sơ cho thuê tài chính của khách hàng nhằm:
- Đánh giá viê ̣c phân công nhân viên quản lý các hợp đồng cho thuê tài chính của tất cả khách hàng, kiểm tra các thủ tu ̣c bàn giao quản lý hồ sơ cho thuê tài chính, hồ sơ bảo lãnh giữa các nhân viên.
- Xem xét trình tự lưu trữ hồ sơ, viê ̣c lưu trữ ở mỗi bô ̣ phâ ̣n đảm bảo tính khoa ho ̣c, tra cứu dễ dàng.
- Kiểm tra viê ̣c lưu trữ hồ sơ gốc; quá trình mượng và trả hồ sơ liên quan giữa các phòng trong công ty; các giấy tờ giao nhâ ̣n phải đầy đủ, trên sổ sách kế toán phải đảm bảo khớp đúng.
a. Bộ phận Quan hê ̣ khách hàng lưu:
- Phiếu tiếp nhâ ̣n, giấy đề nghi ̣ thuê tài chính của khách hàng. - Dữ liê ̣u thông tin khách hàng cho thuê tài chính.
b. Bộ phận Thẩm đi ̣nh lưu:
- Toàn bô ̣ hồ sơ nhâ ̣n từ khách hàng (đề nghi ̣ thuê tài chính, hồ sơ tài chính, hồ sơ pháp lý). - Báo cáo đề xuất cho thuê tài chính, quyết đi ̣nh cho thuê tài chính.
- Các phân tích đánh giá rủi ro cho thuê tài chính.
- Báo cáo kết quả thẩm đi ̣nh rủi ro đã được các cấp thẩm quyền ký duyê ̣t.
- Các hồ sơ liên quan đến giải ngân (đề xuất giải ngân, tờ trình duyê ̣t giải ngân, hợp đồng cho thuê, hóa đơn, chứng từ liên quan đến viê ̣c quản lý và bàn giao tài sản thuê,..)
c. Bộ phận hỗ trợ kinh doanh lưu:
- Hợp đồng cho thuê tài chính của khách hàng. (bản gốc) - Hợp đồng mua bán với nhà cung ứng. (bản gốc)
- Hợp đồng bảo hiểm với công ty bảo hiểm. (bản gốc)
chính của khách hàng. (bản gốc)
d. Bộ phận tài chính kế toán lưu:
- Hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao tài sản (bản sao) - Tờ trình thông báo trích ký quỹ đảm bảo thuê tài chính (bản gốc).
- Phiếu yêu cầu thay đổi về thông tin khách hàng (bản gốc)