Các biê ̣n pháp mà công ty tiến hành như sau:
- Thiết lâ ̣p hê ̣ thống kiểm soát chă ̣t chẽ từ viê ̣c xét duyê ̣t hồ sơ đến giai đoa ̣n tìm hiểu nhà cung ứng, quá trình giải ngân, và cuối cùng là quá trình thanh toán tất toán hợp đồng cho thuê tài chính.
- Thực hiê ̣n viê ̣c mở rô ̣ng hợp tác với các công ty bảo hiểm, nhằm mang la ̣i cho khách hàng những sản phẩm di ̣ch vu ̣ tốt nhất ở khắp mo ̣i nơi.
- Thiết lâ ̣p rõ ràng các điều lê ̣ cũng như quy đi ̣nh đối với viê ̣c thanh toán nợ trong quá trình cho thuê tài chính trong hợp đồng đã kí với khách hàng, truyền tải thông tin mô ̣t cách cu ̣ thể đến với khách hàng.
4.4 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
4.4.1 Cá c thủ tu ̣c kiểm soát chung 4.4.1.1 Phân chia trách nhiê ̣m
Qua khảo sát cho thấy, hầu hết các bô ̣ phâ ̣n đền phân chia nhiê ̣m vu ̣ và trách nhiê ̣m cho mỗi thành viên, không có hiê ̣n tượng mô ̣t cá nhân nắm giữ nhiều công viê ̣c nhiều bước trong mô ̣t quy trình cho thuê tài chính. Thông quan khảo sát các trưởng, phó phòng ban, thì viê ̣c phân chia nhiê ̣m vu ̣ trách nhiê ̣m cho từng nhân viên đều tách biê ̣t chức năng xét duyê ̣t và bảo quản tài sản, chức năng kế toán với bảo vê ̣ tài sản, chức năng xét duyê ̣t với kế toán. Dưới đây là bảng phân công công viê ̣c theo từng phòng ban.
BỘ PHẬN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐẢM NHIỆM
Bô ̣ phâ ̣n quan hê ̣ khách hàng
- Xem xét và tiếp nhâ ̣n yêu cầu của khách hàng.
- Hướng dẫn và hoàn tất thủ tu ̣c pháp lý cho khách hàng khi có nhu cầu.
- Theo dõi tình hình thông tin về khách hàng trong suốt giai đoa ̣n CTTC.
Bô ̣ phâ ̣n thẩm đi ̣nh
- Đưa ra nhâ ̣n xét về khả năng thực hiê ̣n các hợp đồng cho thuê tài chính đối với khách hàng, tính khả thi trong từng trường hợp.
- Là nơi lưu trữ tất cả các hồ sơ pháp lý, thông tin khách hàng.
Bô ̣ phâ ̣n quản lý rủi ro
- Đánh giá và xem xét về tất cả các khả năng xảy ra rủi ro khi tiến hành cho thuê tài chính.
- Thiết lâ ̣p kế hoa ̣ch xây dựng để kiểm soát rủi ro. - Đề ra biê ̣n pháp để kiểm soát quy trình cho thuê tài chính.
Bô ̣ phâ ̣n hỗ trợ kinh doanh
- Thực hiê ̣n viê ̣c hoàn tất các hợp đồng ( cho thuê tài chính, bảo hiểm, mua bán,…) khi có quyết đi ̣nh từ Ban giám đốc.
Bô ̣ phâ ̣n kế toán
- Theo dõi viê ̣c trả nợ của khách hàng và căn cứ vào giấy tờ liên quan để tiến hành ha ̣ch toán.
- Lâ ̣p báo cáo đi ̣nh kỳ về tình hình khách hàng ta ̣i công ty cho lãnh đa ̣o cấp cao biết.
Bô ̣ phâ ̣n công nghê ̣ thông tin
- Quản lý các quyền truy câ ̣p của toàn bô ̣ nhân viên. - Thiết lâ ̣p ngăn chă ̣n và giới ha ̣n theo từng chức năng và nhiê ̣m vu ̣ của nhân viên.
Bô ̣ phâ ̣n nhân sự Bảo trì các thiết bi ̣, máy móc văn phòng, tuyển du ̣ng, đồng phu ̣c cho nhân viên,…
4.4.1.2 Kiểm soá t quá trình xử lý thông tin
a. Kiểm soá t đối tượng sử dụng
Công ty sử du ̣ng phần mềm Smartbank, mở dùng theo dõi trong nô ̣i bô ̣, để ha ̣n chế viê ̣c truy câ ̣p không cần thiết vào hê ̣ thống thông tin của công ty, mỗi nhân viên sẽ được cấp mô ̣t mâ ̣t khẩu và tên sử du ̣ng riêng và tiến hành phân quyền truy câ ̣p (xem, ta ̣o, chỉnh sửa) trong pha ̣m vi của công viê ̣c. Viê ̣c phân quyền này được thực hiê ̣n bởi quản lý cấp cao của công ty. Các mâ ̣t khẩu sẽ được tiến hành thay đổi đi ̣nh kỳ (6 tháng/ 1 lần).
Các đối tượng không liên quan, bên ngoài đều không thể truy câ ̣p vào hê ̣ thống, chỉ được truy câ ̣p vào cổng hê ̣ thống thông tin chung thông quan mâ ̣t khẩu và tài khoản riêng của từng khách hàng mà nhân viên công ty cấp.
b. Kiểm soá t dữ liê ̣u
- Sử du ̣ng phần mềm Smartbank giúp cho nhân viên của công ty có thể dễ dàng trao đổi thông tin giữa các bô ̣ phâ ̣n và với chi nhánh thông qua các báo cáo thiết lâ ̣p tự đô ̣ng có trong hê ̣ thống. Các nhân viên phu ̣ trách có thể nắm rõ hết tình hình của mô ̣t khách hàng khi mới bắt đầu đến khi kết thúc hợp đồng cho thuê tài chính, điều này giúp viê ̣c xử lý thông tin đẩy nhanh tiến đô ̣ và được quản lý dễ dàng hơn.
- Với sự hỗ trợ của bô ̣ phâ ̣n quản lý công nghê ̣ thông tin các quy đi ̣nh về viê ̣c lưu trữ thông tin khách hàng trên hê ̣ thống phần mềm, thay đổi mâ ̣t khẩu, phân quyền truy câ ̣p,… giúp cho thông tin của công ty cũng như khách hàng được bảo mâ ̣t, an toàn, được sử du ̣ng đúng mu ̣c đích, đúng đối tượng.
- Bên ca ̣nh đó, bô ̣ phâ ̣n kế toán còn có thêm phần mềm Fox, phần mềm ta ̣o báo cáo về tình hình hoa ̣t đô ̣ng của công ty hằng ngày giữa Hô ̣i sở, chi nhánh và công ty.
c. Kiểm soá t chứng từ, sổ sách
Các chứng từ phải được các bô ̣ phâ ̣n có liên quan tâ ̣p hợp đầy đủ theo quy đi ̣nh của công ty. (các chứng từ lưu trữ ta ̣i từng phòng ban sẽ được trình bày cu ̣ thể trong phần “Kiểm tra chi tiết).
Đối với các chứng từ liên quan đến viê ̣c thu hồi nợ từ khách hàng được phòng kế toán ha ̣ch toán thì sẽ được lưu chung với các chứng từ phát sinh khác và được đánh số thứ tự theo từng trang, và được lưu theo từng ngày.
Đối với các chứng từ liên quan đến nhu cầu cho thuê tài chính, hoă ̣c tiến hành hợp đồng cho thuê tài chính với khách hàng từng bô ̣ phâ ̣n sẽ lưu theo file hồ sơ dữ liê ̣u, mỗi khách hàng mỗi hợp đồng sẽ được lưu thành mô ̣t file, đánh số thứ tự cho từng file và theo dõi chúng trên hê ̣ thống phần mềm.
Các loa ̣i sổ sách như nhâ ̣t ký chung, sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phát sinh, các loa ̣i báo cáo,... được tích hợp sẵn trong hê ̣ thống, dễ dàng cho viê ̣c sử du ̣ng và quản lý của công ty.
4.4.1.3 Ủy quyền và xét duyê ̣t
Viê ̣c xét duyê ̣t mô ̣t nhu cầu cho thuê tài chính của khách hàng sau khi đã có kết quả từ phòng thẩm đi ̣nh cần phải thông qua sự đồng ý và ký duyê ̣t của Ban giám đốc (cu ̣ thể là Phó Tổng giám đốc) đối với ha ̣n mức xét duyê ̣t cho thuê tài chính dưới 2 tỷ đồng.
Đối với ha ̣n mức xét duyê ̣t trên 2 tỷ đồng thì cần có sự phên duyê ̣t của Tổng giám đốc. Nếu như Tổng giám đốc không thể xét duyê ̣t vì lý do cá nhân, đi công tác,… thì có thể ủy quyền la ̣i cho người trong Ban giám đốc (cu ̣ thể là Phó Tổng giám đốc) bằng văn bản và chứng từ này phải được lưu vào hồ sơ quản lý.
4.4.1.4 Kiểm tra độc lâ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n
Các chứng từ liên quan đến viê ̣c kí hợp đồng, giải ngân, đều phải được tâ ̣p hợp đầy đủ về phòng (bản photo đính kèm chữ ký của nhân viên phu ̣ trách, lãnh đa ̣o phòng), kế toán viên căn cứ vào đó kiểm tra và xác nhâ ̣n trên hê ̣ thống về thông tin khách hàng thực hiê ̣n giao di ̣ch
Đồng thời bô ̣ phâ ̣n kiểm soát nô ̣i bô ̣ của công ty sẽ thường xuyên kiểm tra đô ̣t xuất các chứng từ liên quan đến hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính của từng phòng ban (ví du ̣: kiểm tra la ̣i chứng từ, giấy tờ liên quan đến mô ̣t vài hợp đồng cho thuê tài chính, các chứng từ ha ̣ch toán nợ, giải ngân của kế toán).
Ngoài ra, theo sự phân công của Hô ̣i sở (Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – Sacombank), đi ̣nh kỳ vào giữa tháng 5, tháng 6 hằng năm, sẽ phân công bô ̣ phâ ̣n kiểm soát nô ̣i bô ̣ xuống công ty để tiến hành kiểm tra, rà soát la ̣i viê ̣c tuân thủ quy đi ̣nh cũng như là xem xét đánh giá cách thức quản lý, hoa ̣t đô ̣ng của công ty.