Đại lý hàng hóa hàng không IATA (Air Cargo Agency)

A. VẬN TẢI

1.3. Qui trình vận tải đường hàng không

1.3.1.2. Đại lý hàng hóa hàng không IATA (Air Cargo Agency)

Đại lý hàng hóa hàng không là trung gian giữa một bên là người chuyên chở (các hãng hàng không) và một bên là chủ hàng (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu). Nói đến đại lý hàng hóa hàng không, người ta thường gọi là đại lý IATA vì đây là đại lý tiêu chuẩn nhất.

Đại lý hàng hóa IATA là một đại lý giao nhận được đăng ký bởi hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, được các hãng hàng không là thành viên của IATA chỉ định và cho phép thay mặt họ.

Dịch vụ cung cấp cho người gửi hàng:

 Thu xếp việc vận chuyển và lưu khoang máy bay với hãng hàng không và định lịch trình giao hàng tại sân bay

 Tạo phương tiện cho việc tiếp nhận hay thu gom những chuyến hàng xuất khẩu của khách hàng

 Chuẩn bị chứng từ hàng không

 Lo thu xếp bảo hiểm cho khách hàng

 Kiểm tra giấy phép xuất nhập khẩu có đầy đủ và hoàn toàn phù hợp với luật lệ của IATA và của Nhà nước

 Theo dõi việc di chuyển hàng

Để trở thành đại lý IATA – Air Cargo Agency, cần phải đáp ứng được nhiều tiêu chuẩn khắt khe. Và ngay cả khi đã trở thành đại lý nếu vi phạm qui tắc của IATA chứng nhận, đại lý có thể bị Ủy ban trọng tài rút lại. Bên cạnh đại lý hàng hóa hàng không, còn có người giao nhận hàng không (Airfreight Forwarder).

1.3.1.3. Ngƣời giao nhận hàng không (Airfreight Forwarder)

Người giao nhận có thể là một đại lý IATA và cũng có thể là một người gom hàng lẻ (Consolidator). Ngoài những dịch vụ của một đại lý hàng IATA, người giao nhận làm các dịch vụ

Đây là công việc chủ yếu của forwarder khi không là thành viên của IATA. Tập trung các lô hàng lẻ thành một lô hàng lớn gửi đi cùng một điạ điểm theo cùng một vận đơn hàng không. Khi đó, trên vận đơn, người gửi hàng (Shipper) chính là tên của công ty giao nhận này.

 Những dịch vụ khác:

Đối với hàng xuất khẩu, người giao nhận hàng không sẽ giám sát việc di chuyển hàng bao gồm việc chuyển tải và chuyển tiếp hàng đến địa điểm giao hàng cuối cùng, dán nhãn hàng, xếp hàng vào container của máy bay…

Đối với hàng nhập khẩu, người giao nhận hàng không sẽ thu xếp dỡ hàng và chia lẻ, khai báo hải quan và giao hàng, thực hiện việc trung chuyển trong nước đến địa điểm khai báo cuối cùng…

1.3.2. Đối tƣợng vận chuyển hàng không

 Các loại hàng hóa vận chuyển thông thường

 Hàng nhạy cảm/ hàng có giá trị cao:

Là những lô hàng có giá trị cao hơn so với hàng hoá thông thường, trong quá trình vận chuyển dễ xảy ra rách vỡ, moi rạch, mất cắp, đòi hỏi việc vận chuyển được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, đảm bảo an toàn. Ví dụ Các loại hàng điện tử như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động; vàng, bạch kim, đá quý, đồ trang sức…

 Hàng ướt:

Là các lô hàng có chứa chất lỏng, hoặc các lô hàng do bản chất hàng có thể sinh ra chất lỏng, hoặc thoát nhiều hơi nước, trừ các hàng thuộc hàng nguy hiểm.

Một số loại hàng sau được xếp là hàng ướt

 Chất lỏng trong thùng kín

 Hàng ướt không đóng trong thùng kín nước như thịt tươi và đông lạnh…

 Hàng đóng cùng đá ướt như hải sản tươi, đông lạnh

 Loại hàng hóa hoặc rau quả có thể tiết chất lỏng  Hàng hóa nguy hiểm

Căn cứ vào tính chất đặc chưng, hàng nguy hiểm vận chuyển bằng đường hàng không được phân loại thành 9 loại và một số loại được phân loại cụ thể hơn. Đính kèm phụ lục.

 Động vật sống

Hàng hóa loại này cần phải đảm bảo đã có xác nhận đặt chỗ từ điểm xuất phát đến điểm đích của lô hàng, đồng thời lô hàng đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vận chuyển của hãng hàng không và Quy định vận chuyển động vật sống của IATA hiện hành. Các quy định này đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về thiết kế của thùng, chuồng chứa động vật sống, các tài liệu liên quan, quy định dán nhãn và các khuyến cáo về phục vụ.

 Hàng mau hỏng

Là các loại hàng hoá đặc biệt mà trạng thái hoặc tính chất ban đầu có thể bị hư hỏng khi chịu tác động của sự thay đổi quá mức về nhiệt độ, độ ẩm hoặc thời gian do chuyến bay bị chậm chễ trong quá trình vận chuyển. Các loại hàng mau hỏng thường gặp

 Thịt, cá, thủy hải sản tươi và đông lạnh

 Rau quả tươi

 Hoa và cây trồng

 Huyết thanh, Vắc-xin

1.3.3. Cƣớc phí vận tải hàng không 1.3.3.1. Các loại cƣớc hàng không

 Cước hàng bách hóa (General Cargo Rate – GCR)

Là loại áp dụng cho hàng hóa phổ thông khi cần di chuyển giữa 2 địa điểm đã định sẵn mà không áp dụng bất kỳ một loại cước đặc biệt nào. Cước này cao hay thấp phụ thuộc vào trọng lượng của hàng hoá, khối lượng hàng: càng nhiều thì giá cước càng hạ.

Cước sẽ được giảm đối với hàng hóa luân chuyển có trọng lượng qui định sẵn, bình thường mức giảm Minimum là 45kg, nghĩa là cứ 45kg trở lên sẽ được giảm thì áp dụng cước bách hóa theo số lượng (GCR- Q: Quality Genarl Cargo Rate), còn nếu

dưới mức 45kg thì áp dụng cước bách hóa thông thường (GCR-N: Normal Genarl Cargo Rate)

Cước hàng bách hóa được coi là cước cơ bản, dùng làm cơ sở để tính cước cho mặt hàng không có cước riêng.

 Cước tối thiểu (Minimum Rate – MR)

Là giá cước thấp nhất mà một hãng hàng không có thể vận chuyển một lô hàng (có gồm cả phí xếp dỡ hàng). Trong thực tế, cước tính cho một lô hàng thường bằng hay lớn hơn mức cước tối thiểu. Mức độ cước tối thiểu phụ thuộc vào công hội vận chuyển IATA.

 Cước hàng đặc biệt (Special Cargo Rate – SCR)

Thường thấp hơn cước hàng bách hóa và áp dụng cho hàng hóa đặc biệt trên những đường bay nhất định. Mục đích chính của cước đặc biệt là để chào cho người gửi hàng giá cạnh tranh, nhằm tiết kiệm cho người gửi hàng bằng đường hàng không và cho phép sử dụng tối ưu khả năng chuyên chở của hãng hàng không.

Trọng lượng hàng tối thiểu để áp dụng cước đặc biệt là 100kg, có nước áp dụng trọng lượng tối thiểu dưới 100kg

 Cước phân theo bậc hàng (Class Rate/ Commodity Classification Rate – CR/ CCR)

Đây là cước tăng thu trên cơ sở cước hàng bách hóa, thể hiện bằng số phần trăm của cước bách hoá. Cước này áp dụng cho 1 số mặt hàng nhất định, ở các khu vực quy định hoặc áp dụng khi chưa có cước riêng cho các mặt hàng cụ thể như

 Súc vật sống (kể cả nhốt trong Container): được tính bằng 150% so với cước hàng hóa thông thường. Thức ăn và bao gói cũng được chia vào khối lượng tính cước của lô hàng

 Hàng giá trị cao, vàng bạc đá quý (giá trị vượt quá 1.000USD/kiện) được tính bằng 200% cước hàng bách hóa thông thường

 Sách báo, tạp chí, Cataloge, chữ nổi,… được tính bằng 50% cước hàng bách hóa thông thường

 Thi hài, hài cốt, giác mạc loại nước… được miễn phí hầu như các khu vực trên thế giới

 Cước cho các loại hàng (Freight All Kinds Rate – FAK)

Là loại cước tính chung cho tất cả các loại hàng đóng trong container, không phân biệt đó là hàng gì. Mục đích là nhằm đơn giản hóa cách tính cước. Cũng giống như ở đường biển, người gửi hàng đóng sẵn hàng của mình trong Container (Full Container Load – FCL) sẽ được giảm cước so với hàng để rời (Less Than a Container Load – LCL).

Cước loại này không áp dụng đối với hàng tươi sống, mau hỏng, hàng có giá trị cao…

 Cước Container (Container Freight – CFR)

Là loại cước tính theo container với thiết kế đúng kỹ thuật và có chứng chỉ. Hãng hàng không sẽ giảm cước nếu container đó thuộc người gửi hàng. Là hình thức cho thuê vỏ Container rỗng, mà người hưởng lợi chính là người gửi hàng (Shipper).

 Cước theo ULD (thiết bị xếp hàng theo đơn vị)

Thực chất là chi phí chuyển dịch Pallet, Igloo. Khi tính cước không phân biệt số lượng, chủng loại hàng hoá mà chỉ căn cứ vào số lượng, chủng loại ULD. Số ULD càng lớn thì cước càng giảm.

 Cước hàng chậm (Deferred Payment Rate – DPR)

Cước này áp dụng cho những lô hàng không cần chở gấp và có thể chờ cho đến khi có chỗ xếp hàng trên máy bay. Cước hàng chậm thấp hơn cước hàng không thông thường do các hãng hàng không khuyến khích gửi hàng chậm để họ chủ động hơn cho việc sắp xếp chuyên chở.

 Cước theo nhóm (Groupage Rate –GR)

Cước này được các nhà đại lý hàng không hoặc các tổ chức giao nhận chuyên nghiệp áp dụng khi gửi hàng bằng container, Pallet riêng của hãng.

Cước này gọi là cước ưu tiên, áp dụng cho những lô hàng được yêu cầu gửi gấp tron vòng 3 tiếng kể từ khi giao hàng cho người chuyên chở. Cước gửi nhanh thường bằng 130% đến 140% cước hàng bách hóa thông thường.

1.3.3.2. Các loại cƣớc phí khác bên cạnh cƣớc hàng không

Các phụ phí như phí vận đơn AWB, phí xăng dầu, phí chiến tranh, phí soi an ninh.

Bên cạnh đó, người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể phải trả một số các chi phí phát sinh cho công ty giao nhận khi sử dụng một số các dịch vụ trên cơ sở yêu cầu của người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Cụ thể như:

 Chi phí đóng gói hàng tùy thuộc kích thước hàng hóa

 Chi phí vận tải nội địa thường từ địa điểm tập kết hàng đến sân bay hoặc ngược lại

 Chi phí làm hồ sơ, giấy tờ, khai báo hải quan sân bay...

 Chi phí lưu kho bãi tính theo kg

 Phí cân, đo hàng hoá tại sân bay

 Phí làm hàng tại sân bay

 Phí xếp dỡ hàng hoá

1.3.4. Qui trình thuê vận tải hàng không thông qua đại lý giao nhận

Sơ đồ 1.4: Qui trình thuê vận tải hàng không thông qua đại lý giao nhận Bƣớc 1: Lưu cước với đại lý hàng hóa hàng không

Người gửi hàng phải điền vào booking note theo mẫu của hãng hàng không với các nội dung như tên người gửi, người nhận, bên thông báo; mô tả hàng hóa: tên loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích; tên sân bay đi, sân bay đến; phương thức thanh toán cước phí …

Bƣớc 2: Vận chuyển đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở

 Chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng

 Lập phiếu cân hàng (Scaling Report) Lưu cước với đại lý Đóng và giao hàng Lập AWB Thông báo cho người NK

 Ðóng gói, ghi ký mã hiệu, dán nhãn hiệu

 Làm thủ tục hải quan

 Giao hàng cho hãng hàng không

Bƣớc 3: Lập Airway Bill (AWB):

Sau khi hàng được xếp vào pallet, igloo hay container, nhân viên giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận AWB và điền các chi tiết vào AWB.

Nếu gửi hàng lẻ qua người giao nhận hàng không, vận đơn được cấp gồm Master AWB do hãng hàng không cấp và House AWB do người giao nhận cấp khi sử dụng dịch vụ gom hàng.

Bƣớc 4: Thông báo cho người nhận về việc gửi hàng:

Nội dung thông báo gồm số MAWB/HAWB; người gửi, người nhận; tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, đến; ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA).

1.3.5. Các chứng từ vận tải do hãng hàng không cấp

1.3.5.1. Chứng từ lƣu khoang (Booking Confirmation)

 Khái niệm

Là việc người gửi hàng lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận hàng không, xác nhận việc đặt chỗ trên máy bay đã được chấp nhận.

 Chức năng

Thể hiện sự ràng buộc quan hệ vận chuyển giữa người gửi hàng với hãng hàng không hoặc người giao nhận.

Dựa vào booking note để làm tờ cân khi đóng hàng tại bãi TCS.

Đính kèm với các chứng từ khác phục vụ cho việc lập vận đơn hàng không (Air Waybill).

Là căn cứ nếu có xảy ra tranh chấp giữa người thuê vận chuyển và người vận chuyển.

1.3.5.2. Phiếu cân hàng (Shipper instructions or Scaling report)

Là chứng từ được lập khi tiến hành kiểm tra và cân hàng tại sân bay. Mục đích là kiểm tra thực tế lô hàng có đúng với khai báo hay không và xác định trọng lượng tính cước chuyên chở.

 Chức năng

Là cơ sở tính cước vận chuyển, cơ sở lập chi tiết AWB. Đảm bảo hàng đã qua kiểm tra, đủ điều kiện xuất khẩu.

 Nội dung

Shipper, consignee, notify party, G.W, Chargeable weight, handling information, label, time/date/place…

Phiếu cân được lập thành 4 bản với 4 màu khác nhau gồm phiếu cân màu trắng, xanh, vàng và hồng.

1.3.5.3. Vận đơn hàng không (Air Waybill)

 Khái niệm

Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB) là chứng từ vận chuyển hàng hoá, là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng máy bay, và bằng chứng việc đã tiếp nhận hàng hoá để vận chuyển (Theo Luật Hàng Không dân dụng Việt Nam năm 2005).

Không giống như vận tải đường biển, trong vận tải hàng không, người ta không sử dụng vận đơn có thể giao dịch dược, hay nói cách khác vận đơn hàng không không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá như vận đơn đường biển thông thường. Nguyên nhân của điều này là do tốc độ vận tải hàng không rất cao, hành trình của máy bay thường kết thúc và hàng hoá được giao ngay ở nơi đến một khoảng thời gian dài trước khi có thể gửi chứng từ hàng không từ người xuất khẩu qua ngân hàng của họ tới ngân hàng của người xuất khẩu để rồi ngân hàng của người nhập khẩu gửi cho người nhập khẩu.

 Phân loại vận đơn

 Căn cứ vào người phát hành:

Vận đơn này do hãng hàng không phát hành trên đó có ghi biểu tượng nhận dạng của người chuyên chở. Chứng từ này được sử dụng khi hãng hàng không đóng vai trò là người chuyên chở hàng không.

- Vận đơn trung lập (Neutral AWB):

Loại vận đơn này do người khác chứ không phải do người chuyên chở phát hành hành, thường do đại lý của người chuyên chở hay người giao nhận phát hành.

Là loại chứng từ trung lập tiêu chuẩn (Standardized Neutral AWB Form) do IATA phát hành năm 1986. Trên đó không in sẵn tên người chuyên chở, không có biểu tượng của người chuyên chở, nhưng có chữ As Carrier (là người chuyên chở) FIATA đề nghị người giao nhận sử dụng lại chứng từ này khi họ làm nhiệm vụ gom hàng (đóng vai trò người thầu chuyên chở) hoặc làm đại lý cho một người chuyên chở thực tế nhằm thay cho chứng từ gom hàng (House AWB) vì chứng từ gom hàng không đáp ứng được yêu cầu của UCP (các Quy tắc và Thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ) khi thanh toán bằng L/C.

 Căn cứ việc gom hàng:

- Vận đơn chủ (Master Airway Bill – MAWB):

Là loại chứng từ mà hãng hàng không cấp trực tiếp cho người gửi hàng không thông qua đại lý hàng không.

- Vận đơn của người gom hàng (House Airway Bill –HAWB):

Là loại chứng từ do đại lý hàng không cấp cho người gửi hàng khi họ thực hiện dịch vụ gom hàng (Consolidation) để các chủ hàng lẻ có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến. Vận đơn này dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ và dùng để nhận hàng hóa giữa người gom hàng với các chủ hàng lẻ.

 Nội dung vận đơn hàng không:

Mặt trước của vận đơn bao gồm các cột mục để trống để người lập vận đơn điền những thông tin cần thiết khi lập vận đơn. Theo mẫu tiêu chuẩn của IATA, những cột mục đó là:

 Số vận đơn (AWB number)

 Sân bay xuất phát (Airport of departure)

 Tên và địa chỉ của người phát hành vận đơn (issuing carrier’s name and address)

 Tham chiếu tới các bản gốc (Reference to originals), tham chiếu tới các điều kiện của hợp đồng ( Reference to conditions of contract)

 Người chủ hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee)

 Ðại lý của người chuyên chở (Issuing carrier’s agent)

 Tuyến đường (Routine)

 Thông tin thanh toán (Accounting information), tiền tệ (Currency), mã thanh toán cước (Charges codes), cước phí và chi phí (Charges), giá trị kê khai vận chuyển (Declare value for carriage), giá trị khai báo hải quan (Declare value for customs)

 Số tiền bảo hiểm (Amount of insurance)

 Thông tin làm hàng (Handing information), số kiện (Number of pieces)

 Các chi phí khác (Other charges), cước và chi phí trả trước (Prepaid), cước và chi phí trả sau (Collect)

 Ô ký xác nhận của người gửi hàng (Shipper of certification box), ô dành