B. BẢO HIỂM
2.1.2.3.Nhận và kiểm tra vận đơn tàu chuyến
Sau khi đã ký kết, hợp đồng thuê tàu sẽ được thực hiện. Người thuê tàu vận chuyển hàng hoá ra cảng để xếp lên tàu, khi đã xếp hàng lên tàu, chủ tàu hoặc đại lý của tàu sẽ cấp B/L cho người thuê tàu, vận đơn này gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (B/L to charter party).
Khi nhận được vận đơn cần phải kiểm tra kỹ các nội dung để tránh sai sót:
Tiêu đề:
Bên trái của vận đơn thể hiện logo của Hiệp hội Vận tải Biển Quốc tế - BIMCO. Bên trái là tiêu đề của vận đơn mẫu của Congenbill 2007 sử dụng trong phương thức thuê tàu chuyến.
Thông tin của các bên:
Các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ của chủ hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), bên nhận thông báo (Notify Address).
Số vận đơn (B/L No.), số tham chiếu (Reference No.)
Tên tàu (Vessel), tên cảng xếp hàng (Port of Loading), tên cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
Thông tin về hàng hóa:
Mô tả hàng hóa (Shipper’s description of goods) thể hiện tên của loại hàng và điều kiện đóng hàng ở đây là hàng hóa được đổ xá trên tàu (Packing in Bulk).
Khối lượng/ Thể tích hàng hóa được viết bằng số và chữ.
Tại mục này trên vận đơn còn thể hiện đây là vận đơn sạch hàng đã được đóng lên tàu (Clean Shipped on board) và phương thức thanh toán ở đây là trả trước (Freight Prepaid), cùng với ghi chú đây là bản gốc (Original).
Tại mục (Freight payable as per), chi phí này đã được quy định trong hợp đồng thuê tàu chuyến (Charter Party) đã ký kết trước đó.
Các thông tin khác:
Ngày xếp hàng lên tàu (Date shipped on board), Ngày và nơi cấp phát vận đơn (Place and date of issue), số bản vận đơn gốc tại đây là 3 được ghi bằng số và chữ.
2.1.3. Qui trình mƣợn / trả container hàng nhập khẩu
Đối với hãng tàu đóng tiền cược cont và đóng dấu giao thẳng tại chỗ
Đối với hãng tàu đóng tiền cược cont và đóng dấu giao thẳng tại đại lý hãng tàu tại cảng dỡ
Hãng tàu đưa phiếu yêu cầu đóng tiền: phí chứng từ, vệ sinh
container, phí hạ bãi
DN NK đóng tiền, nhận hóa đơn, chuyển sang ô lấy lệnh
DN nhận 3 bản D/O không có dấu giao thẳng của hãng tàu
DN lên đại lý hãng tàu tại cảng dỡ hàng
Trình các bản D/O và đóng tiền cược container
Hãng tàu tiếp nhận và đóng dấu giao thẳng lên các bản D/O rồi
chuyển lại cho doanh nghiệp Doanh nghiệp nhận Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
Lên đại lý hãng tàu bốc số thứ tự để lấy lệnh giao hàng D/O
Trình giấy các chứng từ mà hãng tàu yêu cầu
Hãng tàu đưa phiếu yêu cầu đóng tiền: phí chứng từ, vệ sinh container, phí hạ bãi, phí cược
container
Hãng tàu cấp cho doanh nghiệp 3 bản DO có dấu giao thẳng DN NK đóng tiền, nhận hóa đơn, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuyển sang ô lấy lệnh
Đến phòng thương vụ cảng, in phiếu EIR
Đến phòng điều độ lấy container hàng
2.1.3.1. Qui trình mƣợn container
Lấy Lệnh giao hàng và làm thủ tục cược container tại đại lý hãng tàu
Doanh nghiệp nhập khẩu: sẽ nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) được gửi bằng email hoặc fax do đại lý hãng tàu tại Việt Nam cấp trước khi hàng đến cảng từ 1 đến 2 ngày. Trong thời gian này doanh nghiệp sẽ thực hiện các công việc đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu và kiểm hóa ở ngoài cảng nếu tờ khai được phân luồng đỏ hoặc lô hàng thuộc diện phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch.
Trong giấy báo hàng đến của sẽ nói rõ khi nhận Lệnh giao hàng D/O cần phải mang các chứng từ:
Vận đơn gốc (bill of lading) hoặc vận đơn surrender
Giấy giới thiệu của công ty
Giấy thông báo hàng đến
Tùy theo hãng tàu, trên tờ thông báo hàng đến sẽ đề cập đến các chi phí cần phải đóng khi đến đại lý hãng tàu lấy lệnh giao hàng.
Ví dụ Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng tàu Cosco cấp phát. Form giấy thông báo hàng đến của hãng tàu này được thể hiện bằng tiếng Việt. Bao gồm các nội dung về
Chủ hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee)
Số vận đơn để đối chiếu
Thông tin về con tàu
Các thông tin về cảng xếp dỡ
Thông tin về lô hàng, container chở hàng
Các khoản phí cần phải đóng khi lấy lệnh
Thời hạn lưu container
Địa chỉ của đại lý hãng tàu tại TP.HCM để lấy lệnh giao hàng và các thông báo khác
Nhân viên cần phải liên lạc và theo dõi lịch trình của tàu để khi tàu cập cảng dỡ hàng sẽ tiến hành đi lấy lệnh giao hàng D/O.
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến:
Nhân viên nhận hàng của công ty: lấy số thứ tự, đợi đến lượt rồi trình các giấy tờ yêu cầu trên cho ô tiếp nhận được định trên màn hình.
Nhân viên hãng tàu: sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phíphải đóng như
Phí chứng từ (hay phí D/O)
Phí vệ sinh container
Phụ phí xếp dỡ tại Cảng (Terminal Handling charge – THC) Mức giá tương đối của một số loại phí:
Phí chứng từ 550.000 đồng
Phí vệ sinh container:
Đối với container thường 20ft: 50.000 đồng; 40ft: 100.000 đồng. Đối với container lạnh (20 và 40ft): 220.000 đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phí cược container về kho riêng:
Đối với container thường 20ft: 1.000.000 đồng; 40ft: 2.000.000 đồng. Đối với container lạnh 20ft: 5.000.000 đồng; 40ft: 10.000.000 đồng.
Tuy nhiên nếu các khoản phí để lấy lệnh đã được chuyển khoản thì chỉ cần lấy hóa đơn chuyển khoản xác nhận việc đã đóng những khoản tiền trên thông qua chuyển khoản.
Lưu ý: Tùy theo từng hãng tàu, loại cont, kích cỡ cont, số lượng cont… khác
nhau mà khoản phí phải trả chênh lệch nhau.
Đồng thời tại đây, doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu hãng tàu làm thủ tục mượn container về kho riêng:
Nhân viên công ty: cần đóng thêm tiền cược container để mượn cont chở hàng về kho riêng để dỡ hàng. Tiền cược container này sẽ được hoàn trả lại khi công ty NK rút hàng xong và hoàn tất các thủ tục trả container. Vì vậy, khi container bị hư hỏng trong quá trình rút hàng do lỗi của doanh nghiệp nhập khẩu, thì hãng tàu sẽ không hoàn trả số tiền cược container đó. Hầu hết, chi phí sửa chữa container thường lớn hơn
số tiền cược đã đóng, cho nên doanh nghiệp phải bồi thường, trả thêm một khoản tiền theo yêu cầu của phía hãng tàu để sửa chữa container bị hư hỏng đó.
Nhân viên hãng tàu: xuất ra tất cả các khoản chi phí cần phải đóng thành phiếu yêu cầu đóng tiền. Nhân viên nhận hàng: sẽ đưa giấy này sang ô thu ngân để đóng các khoản phí theo yêu cầu, và nhận các hóa đơn được xuất ra. Sau đó đưa các hóa đơn này di chuyển sang ô lấy lệnh, nhân viên tại đây sẽ trả về 3 bản D/O, phiếu cược cont và các hóa đơn. Lệnh giao hàng D/O này cần phải có mộc giao thẳng thể hiện thông tin về số lượng container, ngày trả container rỗng.
Lưu ý:
Về số lượng bản D/O do hãng tàu cấp phát có thể là 3 – 4 bản, tùy theo từng hãng tàu và mục đích sử dụng của người nhận hàng như làm giấy mượn container, in phiếu giao nhận container, thanh lý tờ khai, lưu giữ tại công ty…
Có một số hãng tàu (như Evergreen…) thay vì đóng mộc giao thẳng lên các tờ Lệnh giao hàng thì sẽ cấp thêm Giấy mượn container về kho riêng để có thể lấy container về rút hàng.
Đối với trường hợp cược container và đóng mộc giao thẳng tại văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng
Nhân viên công ty nhập khẩu cũng thực hiện tương tự như trên nhưng trong giấy yêu cầu đóng tiền không có phí cược container và các bản D/O nhận từ hãng tàu không có mộc giao thẳng. Dấu mộc giao thẳng trên lệnh giao hàng có ý nghĩa thể hiện đây là lệnh của hãng tàu cho phòng thương vụ ở cảng cấp phiếu giao nhận container cho người nhận hàng. Do vậy, các tờ lệnh này chưa có giá trị và không được chấp nhận khi làm thủ tục lấy container tại cảng nếu chưa có dấu mộc giao thẳng của hãng tàu.
Vào thời điểm thuận tiện mà doanh nghiệp muốn thực hiện việc lấy hàng, Nhân viên nhận hàng: xuất trình bộ D/O đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng và đóng tiền cược.
Nhân viên của hãng tàu: tại đây sẽ tiếp nhận và đóng dấu giao thẳng lên bộ D/O trả lại cho khách hàng để tiến hành lấy container, nhận hàng.
Ví dụ như hãng tàu MAERSK. Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng tàu Maersk thể hiện chi tiết các thông tin chi tiết giống như một vận đơn và có thể hiện ngày dự kiến tàu cập cảng dỡ và địa chỉ đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Sau khi biết rõ tàu đã cập cảng, nhân viên nhận hàng của công ty TNHH Âu Việt sẽ đến địa chỉ đại lý được đề cập là tầng 4, tòa nhà Zen, đường Nguyễn Trãi, quận 1, xuất trình các chứng từ, đóng các khoản phí theo yêu cầu, nhận về 3 bản D/O chưa có đóng dấu giao thẳng và các hóa đơn.
Sau đó nhân viên nhận hàng chạy xuống cảng Cát Lái, lên văn phòng đại diện của hãng tàu Maersk (lầu 3, phòng 313), trình bộ D/O, nộp tiền cược. Sau khi hoàn tất thì nhân viên hãng tàu sẽ trả lại bộ D/O đã được đóng dấu giao thẳng.
Kiểm tra lệnh giao hàng
Khi nhận lệnh:
Nhân viên nhận hàng của công ty: cần đối chiếu tờ lệnh D/O với vận đơn copy ngay khi còn ở đại lý hãng tàu nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực, cũng như gặp khó khăn khi thực hiện thanh lý hải quan tại cảng.
Cụ thể như Lệnh giao hàng (Delivery Order) của lô hàng trong thông báo hàng đến trên, khi đang ở đại lý Maersk tại TP.HCM, nhân viên nhận hàng cần phải đối chiếu ngay sau khi lấy Lệnh, dưới đây là các nội dung cần xem:
Các thông tin về số B/L, chủ hàng, người nhận hàng, các cảng xếp dỡ:
Các thông tin về container chở hàng:
Thời hạn lưu container, lưu bãi:
Demurrage: Thời hạn lưu container tại bãi của cảng mà không mất phí. Storage : Thời hạn lưu bãi của cảng.
Detention : Thời hạn được phép lưu container tại kho riêng của khách.
Đối với trường hợp rút hàng tại bãi của cảng, doanh nghiệp sẽ không bị chịu tiền phạt lưu cont (DEM), lưu bãi (STORAGE) tại cảng nếu rút hàng trước thời hạn đã nêu.
Đối với trường hợp mang container về kho riêng để rút hàng, doanh nghiệp sẽ phải chịu phí DEM và STORAGE nếu container hàng vẫn còn nằm trong bãi của cảng hay doanh nghiệp sẽ phải trả phí lưu cont DEM và DET nếu bạn đem hàng về kho riêng để dỡ hàng sau ngày quy định trên.
Cụ thể như trên tờ Lệnh giao hàng trên, công ty Âu Việt nếu rút hàng tại bãi của cảng trước ngày 14/5/2015 thì sẽ không bị chịu tiền phạt. Trường hợp rút hàng tại kho của công ty, nếu cont hàng vẫn ở ngoài cảng sau ngày 14/5 thì công ty sẽ bị phạt phí DEM, STORAGE, nếu công ty lấy cont về kho nhưng lại giữ cont quá 2 ngày, tức là từ ngày 16/5 thì sẽ phải trả phí DEM, DET. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lưu ý: Các khoản phí này gia tăng theo thời gian bị quá hạn, được tính lũy tiến
theo số ngày và phụ thuộc vào số lượng, kích thước của container. Thời hạn DEM và DET có thể thương lượng được với hãng tàu, tuy nhiên phải thương lượng vào lúc chào giá và booking tàu.
Mộc giao thẳng ở phía dưới tờ lệnh:
Lấy phiếu giao nhận container và lấy container tại bãi
Sau khi kiểm tra D/O không có sai sót:
Nhân viên nhận hàng: đến phòng thương vụ của cảng đem 1 bản D/O có đóng dấu đã lấy trước đó, viết thêm mã số thuế của công ty để xin in Phiếu giao nhận container EIR (Equipment Interchange Receipt).
Thương vụ: sẽ kiểm tra thông tin trên tờ lệnh, thu tiền in phiếu, tiền điện (đối với hàng đóng trong cont lạnh) và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của doanh nghiệp nhập khẩu và xuất ra phiếu giao nhận container.
Sau khi nhận phiếu EIR:
Nhân viên nhận hàng: cần kiểm tra lại số container, số seal, nếu có gì sai sót, không phù hợp thì phải báo ngay cho nhân viên in phiếu EIR để chỉnh sửa kịp thời.
Dưới đây là mẫu một phiếu giao nhận container do phòng thương vụ tại cảng Cát Lái cấp cho lô hàng nhập theo Lệnh giao hàng trên:
Nhân viên doanh nghiệp nhập khẩu đem hóa đơn mà thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Từ phiếu điều động, nhân viên nhận hàng liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên công ty dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container để lên xe để mang về kho của công ty.
2.1.3.2. Qui trình trả container
Thanh lý cổng
Trước khi đem container đi ra khỏi cổng, thì nhân viên công ty cần trình các giấy tờ cho hải quan cổng gồm:
Phiếu giao nhận container (EIR)
Tờ khai hải quan đã thông quan (bản chính và photo)
Lệnh giao hàng (D/O)
Sau đó hải quan cổng sẽ kiểm tra, giữ lại D/O, tờ khai photo; đóng dấu mộc và trả lại phiếu giao nhận container cùng các giấy còn lại cho nhân viên nhận hàng.
Phiếu giao nhận container đã được hải quan đóng mộc sau đó phải đưa cho bảo vệ cổng lúc ra cổng, để xe được phép chở hàng về công ty để dỡ hàng.
Trả container rỗng về cho hãng tàu
Sau khi đã chuyển toàn bộ hàng hóa về kho riêng của công ty, nhân viên công ty cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cược cont đã đề cập, cầm theo giấy hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container (container sạch, tốt, không hư hỏng v.v…)
Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container ban đầu đã đóng nếu các container này không bị hư hỏng mất mát. Và phải bồi thường, trả phí nếu trên phiếu thể hiện tình trạng container có ghi chép về tình trạng container có hư hỏng.
2.2. Quy trình vận tải đƣờng hàng không thông qua Air Cargo Agency Sunnytrans
2.2.1. Doanh nghiệp liên hệ với công ty TNHH Sunnytrans để đặt chỗ cho lô hàng lô hàng
Nhân viên làm hàng: Liên hệ, cung cấp thông tin cho nhân viên sale của Sunnytrans để đặt chỗ trước cho lô hàng với hãng hàng không.
Thông tin gồm tên hàng, mặt hàng đi đâu, số kiện, khối lượng, thể tích, ngày ra hàng thậm chí thời gian ra hàng (buổi sáng hay chiều – nhằm để có thể lựa chọn chuyến bay sớm nhất và chính xác).
Lưu ý: Việc này có thể thực hiện qua điện thoại hay qua mail và phải liên hệ
với Sunnytrans ít nhất 1 ngày.
Địa chỉ 146 đường Khánh Hội, Phường 6, Quận 4, TP.HCM. Số điện thoại : (84-8) 39402741 Fax: (84-8) 39402740 Email: info@sunnytrans.com.vn
Website : http://sunnytrans.com.vn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2. Sunnytrans tiếp nhận thông tin đặt chỗ, liên hệ với hãng hàng không không
Nhân viên sale của Sunnytrans: Khi nhận thông tin booking từ khách hàng cần phải xác định hãng hàng không để gửi booking. Hãng hàng không hoặc do doanh
DN đặt chỗ với đại lý Sunnytrans Sunnytrans liên hệ với hãng hàng không Etihad Etihad gửi Booking Confirmation Sunnytrans gửi booking lại cho DN DN đến đại lý Etihad nhận AWB DN giao hàng vào kho TCS DN chuẩn bị lô hàng, nhãn, hướng dẫn gửi hàng
nghiệp yêu cầu hoặc do đại lý hàng hóa hàng không lựa chọn căn cứ vào một số yếu tố sau:
Xác định hãng nào có dịch vụ chở hàng tới địa điểm mà mình cần đặt chỗ.
Giá cả mỗi hãng hàng không có một bảng giá khác nhau và giá cũng khác