Quy trình mua bảo hiểm

B. BẢO HIỂM

1.9. Quy trình mua bảo hiểm

Ngƣời thực hiện Các bƣớc công việc Khai thác viên Khai thác viên Khai thác viên/ Lãnh đạo chi nhánh Khai thác viên, lãnh đạo Khai thác viên Lãnh đạo phòng KD/ Chi nhánh.

Khai thác viên, văn thư

Khai thác viên, người được phân công.

Tiếp thị, nhận Yêu cầu bảo hiểm

Phân tích, điều tra và đánh giá rủi ro Xem xét đề nghị bảo hiểm Đàm phán, chào phí Từ chối, kết thúc Chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm Kí duyệt Đơn/ Hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm Đóng dấu Đơn/ Hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm Quản lí Đơn/ Hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm

Sơ đồ 1.5: Quy trình mua bảo hiểm hàng hóa

Đối với người nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E,F và nhóm C (trừ CIF và CIP).

Đối với người xuất khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp bán theo điều kiện thương mại CIF, CIP và điều kiện của nhóm D.

Bƣớc 1: Nhận thông tin từ khách hàng

Khai thác viên có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi hoặc trao đổi các thông tin về sản phẩm của công ty nhằm giới thiệu các nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Khai thác viên tìm hiểu thêm các thông tin về nguồn vốn, khả năng tài chính, khả năng tham gia bảo hiểm của khách hàng… Và có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng khai thác chi tiết các thông tin cần thiết.

Khai thác viên có trách nhiệm cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng.

Bƣớc 2: Xem xét đề nghị bảo hiểm

Trên cơ sở giấy yêu cầu bảo hiểm và việc phân tích các thông tin liên quan, cùng với các thông tin khách hàng cung cấp cùng với chính sách khách hàng của công ty, khai thác viên xác định tỉ lệ phí bảo hiểm phù hợp và làm bản chào phí.

Trường hợp các yêu cầu trên không được thỏa mãn, khai thác viên có thể từ chối nhận bảo hiểm.

Công thức tính phí bảo hiểm như sau: CIF = (C+F) / (1-R)I = CIF x R (Trong đó, I: Phí bảo hiểm, C: Giá hàng, F: Giá cước phí vận chuyển, R: Tỷ lệ phí bảo hiểm)

Công ty bảo hiểm

Người mua bảo hiểm 2.Hợp đồng bảo hiểm 1.Đơn yêu cầu bảo hiểm 3.Chứng từ bảo hiểm

Tỷ lệ phí bảo hiểm phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức đóng gói, phương tiện vận chuyển, tuyến đường điều kiện bảo hiểm.

Bƣớc 3: Sau khi khách hàng chấp nhận phí bảo hiểm nhân viên sẽ đưa lên cho lãnh đạo xem xét ký duyệt đóng dấu Đơn chứng nhận bảo hiểm.

Các tài liệu trong một bộ hồ sơ bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển nói chung gồm

- Giấy yêu cầu bảo hiểm

- Bản chào phí bảo hiểm, Đơn bảo hiểm, Hợp đồng bảo hiểm - Thông báo thu phí bảo hiểm, sửa đổi bổ sung (nếu có) - Các tài liệu liên quan khác

1.10. Quy trình bồi thƣờng bảo hiểm hàng hoá 1.10.1. Nguyên tắc bồi thƣờng

Số tiền BH là giới hạn tối đa của số tiền bồi thường. Tuy nhiên các khoản tiền sau (ngoài số tiền tổn thất) cũng được bồi thường như các chi phí đã chi ra để cứu vớt hàng, chi phí cứu nạn, phí giám định, tiền đóng góp tổn thất chung dù số tiền bồi thường vượt quá số tiền BH.

Bồi thường bằng tiền không bồi thường bằng hiện vật. Thông thường nộp phí bảo hiểm bằng loại tiền tệ nào thì bồi thường sẽ bằng loại tiền tệ đó.

Khi trả tiền bồi thường, người bảo hiểm hàng hoá sẽ khấu trừ các khoản tiền mà người được bảo hiểm đã đòi được ở người thứ ba.

1.10.1.1. Nguyên tắc chung bồi thƣờng tổn thất chung

Người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm phần đóng góp vào tổn thất chung dù hàng được bảo hiểm theo điều kiện nào. Nếu số tiền BH thấp hơn giá trị phải đóng góp tổn thất chung, người bảo hiểm hàng hóa chỉ bồi thường theo tỉ lệ giữa số tiền BH và giá trị phải đóng góp tổn thất chung.

Không bồi thường trực tiếp cho người được bảo hiểm mà thanh toán cho người tính toán tổn thất chung do hãng tàu chỉ định.

Số tiền bồi thường này được cộng thêm hay khấu trừ phần chênh lệch giữa số tiền đã đóng góp và số tiền phải đóng góp tổn thất chung.

Đối với tổn thất toàn bộ thực tế Bồi thường toàn bộ số tiền BH.

Đối với tổn thất toàn bộ ước tính: Bồi thường toàn bộ số tiền bảo hiểm nếu người được bảo hiểm từ bỏ hàng. Trường hợp người được bảo hiểm không từ bỏ hàng hoặc xin từ bỏ nhưng người bảo hiểm không chấp nhận, sẽ bồi thường theo mức độ tổn thất thực tế.

Với tổn thất bộ phận: Bồi thường số kiện, số bao hàng bị thiếu, mất hay giá trị trọng lượng số hàng rời bị thiếu, mất hoặc bồi thường theo mức giảm giá trị thương mại của phần hàng bị tổn thất.- Tổn thất về chi phí: ngoài tổn thất hàng do những rủi ro được bảo hiểm hàng hoá gây ra, có một số loại chi phi khi phát sinh được bồi thường. Ngoài ra, nếu trong hợp đồng BH có ấn định mức miễn thường của công ty bảo hiểm thì khi tổn thất xảy ra, khi xác định mức bồi thường phải tính đến mức miễn thường này.

1.10.2. Quy trình bồi thƣờng tổn thất hàng hóa

Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại từ khách hàng. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Tính toán bồi thường.

Trình duyệt (một số trường hợp phải làm tờ trình bồi thường thương mại). Xác báo bồi thường, thông báo bồi thường.

Thông báo bồi thường. Thanh toán bồi thường.

Đòi bồi thường người thứ ba, xử lí tài sản bị hư hỏng. Một số nội dung của công tác bồi thường bảo hiểm .

Tính toán bồi thường Sau khi xác định tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bồi thường bảo hiểm, nhân viên của công ty bảo hiểm sẽ dựa trên cơ sở tổn thất hoặc ước tính, so sánh số tiền BH và giá trị BH để xác định đúng số tiền bồi thường.

Các tài liệu trong một bộ hồ sơ khiếu nại bồi thường tổn thất hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển nói chung gồm

- Thư yêu cầu bồi thường của người được bảo hiểm

- Bản chính của hợp đồng BH/ Đơn bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung (nếu có)

- Thư dự kháng/ thông báo tổn thất, Biên bản giám định

- Giấy biên nhận của người chuyên chở khi giao hàng và phiếu ghi trọng lượng tại nơi nhận hàng cuối cùng.

- Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc của cơ quan chức năng - Công văn, thư từ trao đổi của Người được bảo hiểm hàng hoá với Người

chuyên chở và các bên khác về trách nhiệm của họ đối với tổn thất - Hóa đơn/ biên lai và các chi phí khác

Trường hợp các chứng từ trong hồ sơ khiếu nại chưa đủ sức thuyết phục để chứng minh tổn thất thì có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm một số chứng từ khác như Hợp đồng mua bán, thư tín dụng, lược khai, nhật kí hàng hải, phiếu kiểm đếm, giấy chứng nhận đăng kiểm, các biên lai của cơ quan có liên quan. Hồ sơ bồi thường phải được lưu trữ trong 10 năm.

TÓM TẮT CHƢƠNG 1

Hiện nay nước ta đang trong quá trình toàn cầu hóa, tự do hóa thương mại quốc tế việc phát triển các phương thức vận tải cũng như bảo hiểm hàng hóa trong xuất nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng góp phần thúc đẩy sản xuất hàng hóa, kinh tế đất nước phát triển theo kịp xu thế phát triển toàn cầu. Qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận ở chương 1, chúng ta có thể rút ra một số kết luận như sau:

Vận tải là một hoạt động kinh tế có mục đích của con người nhằm làm thay đổi vị trí của con người và hàng hóa từ nơi này đến nơi khác vì vậy tạo ra giá trị tăng thêm cho hàng hóa. Có nhiều phương thức vận tải nhưng phổ biến nhất vẫn là vận tải hàng hóa bằng đường biển, tiếp đó là vận tải hàng không.

Phương thức thuê tàu chợ không ký hợp đồng thuê tàu. Khi chủ hàng có nhu cầu gửi hàng bằng tàu chợ chỉ cần thể hiện trên giấy lưu cước (booking note) với hãng tàu và khi hãng tàu đồng ý nhận hàng để chở thì khi nhận hàng, hãng tãu sẽ phát hành vận đơn (B/L) cho người gửi hàng. Đối với phương thức tàu chuyến, do không theo lịch trình định trước, tàu chuyến chạy theo yêu cầu của người thuê tàu và cước phí thuê tàu do hai bên thỏa thuận. Vận đơn khi đã phát hành nghĩa là chủ tàu có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng.

Đối với vận tải hàng không, thông thường doanh nghiệp xuất khẩu liên hệ với hãng hàng không thông qua đại lý hàng hóa hàng không IATA hay người giao nhận có chức năng gom hàng lẻ (Consolidator) để gửi hàng. Khi hoàn tất việc gửi hàng, hãng hàng không sẽ cấp Master Airway Bill, nếu có sử dụng dịch vụ gom hàng thì người gửi hàng sẽ nhận thêm House AWB do người giao nhận hàng không cấp.

Mặc dù phương thức vận tải bằng đường biển rất phổ biến nhưng do vận tải đường biển thường gặp nhiều rủi ro, hàng hoá xuất nhập khẩu thường là những hàng hoá có giá trị cao, khối lượng lớn nên để có thể giảm bớt thiệt hại do các rủi ro có thể xảy ra, việc tham gia bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu trở thành một công việc quan trọng.

CHƢƠNG 2: QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ VẬN TẢI VÀ BẢO

HIỂM HÀNG HÓA THỰC TẾ TRONG NGOẠI THƢƠNG

A.VẬN TẢI

2.1. Qui trình vận tải đƣờng biển

2.1.1. Qui trình thuê tàu chợ tại hãng tàu CK Line

2 bên đồng ý

Làm các thủ tục hải quan hàng xuất khẩu Doanh nghiệp tự liên hệ

tìm hãng tàu phù hợp

Doanh nghiệp cung cấp thông tin về lô hàng CK Line giới thiệu lịch trình tàu chạy và

chào giá

CK Line phát hành Booking note

DN nhận và kiểm tra Booking note

CK Line phát hành Bill of Lading DN làm các thủ tục lấy container rỗng đóng

hàng

2.1.1.1. Tìm hãng tàu và cung cấp thông tin về lô hàng cho hãng tàu

Nhân viên phòng XNK: tự liên hệ với phòng kinh doanh của các hãng tàu để tìm tàu vận chuyển hàng hóa cho mình. Tùy thuộc vào hợp đồng hay điều kiện Incoterms đã quy ước mà bên xuất hay nhập khẩu thuê tàu và trả cước phí.

Việc lựa chọn hãng tàu nào để chuyên chở phụ thuộc phía người thuê tàu, DN luôn có sẵn list các hãng tàu để liên hệ và thường thì người thuê tàu sẽ chọn hãng tàu làm việc thường xuyên với công ty. Có thể liên hệ với nhiều hãng tàu khác nhau để chọn ra được hãng tàu có chất lượng với giá cả thích hợp nhất.

Một số hãng tàu chất lượng làm việc tại TP.HCM (phụ lục trang 127).

Ví dụ cụ thể như lô hàng thanh long xuất khẩu đến Thái Lan của công ty TNHH XNK Giải pháp công nghệ xanh. Ngày 20/4/2015, 2 bên mua bán đã ký kết hợp đồng với điều kiện Incoterms là C&F Bangkok, Thailand. Tức là người xuất khẩu là công ty TNHH xuất nhập khẩu Giải pháp công nghệ xanh sẽ chịu trách nhiệm việc thuê tàu và trả cước phí vận tải chính.

Nhân viên phòng XNK của công ty Giải pháp công nghệ xanh liên hệ các hãng tàu để tìm tàu vận chuyển hàng hóa. Cung cấp các thông tin cơ bản về lô hàng cần vận chuyển cho hãng tàu như : Khối lượng, thể tích, tính chất, cảng đi, đến, thời gian dự kiến xếp hàng ...

Nhân viên kinh doanh của các hãng tàu: sẽ giới thiệu lịch trình tàu chạy và chào giá cước vận chuyển.

Nhân viên phòng XNK: lựa chọn CK Line làm hãng tàu vận chuyển hàng hóa với chất lượng, giá cả thích hợp nhất và là hãng tàu quen thuộc của công ty.

Sau đó CK Line dựa theo yêu cầu về container và các thông số trên,

CK Line: sẽ sắp xếp để cung cấp loại container, kích cỡ container phù hợp với hàng hóa.

Lưu ý: Việc cung cấp các thông tin trên cho hãng tàu có thể thực hiện qua việc

liên hệ bằng điện thoại hoặc gửi email liên hệ với đại lý CK Line tại Việt Nam. Tuy nhiên, tùy theo từng hãng tàu mà việc cung cấp thông tin của người thuê tàu có thể phải thực hiện theo form mẫu Booking Request (Giấy yêu cầu lưu khoang) của hãng tàu.

2.1.1.2. Nhận và kiểm tra Booking note

Sau khi đồng ý nhận chuyên chở,

Nhân viên chứng từ CK Line: lập và gửi Giấy lưu cước tàu chợ (BOOKING NOTE) cho người thuê tàu qua mail.

Nội dung Booking note của CK Line phát hành

 Số booking, ngày phát hành booking

 Shipper, consignee

 Yêu cầu đặc biệt về container, số hợp đồng

 Tên mặt hàng, trọng lượng hàng

 Bãi cấp cont rỗng, nơi đóng hàng, ngày cấp cont

 Nơi hạ bãi, ngày bắt đầu hạ bãi, ngày cắt máng

 Tên tàu, chuyến ngày tàu chạy

 Cảng xếp, dỡ hàng, cảng chuyển tải, nơi giao hàng

 Các lưu ý và ghi chú khác của CK Line đến doanh nghiệp Sau khi nhận được Giấy lưu cước tàu chợ,

Nhân viên chứng từ của công ty: cần phải kiểm tra toàn bộ thông tin từng mục trên tờ giấy lưu cước để chắc chắn nội dung các thông tin về hàng hóa, nếu có sai sót cần phải liên hệ ngay với đại lý hãng tàu để chỉnh sửa. Đồng thời cũng ghi chép lại các thông tin về thời gian (hạ bãi, closing time) mà hãng tàu đã cung cấp để nhân viên làm hàng thực hiện các thủ tục và đóng hàng đúng hạn, tránh tình trạng bị rớt container.

Hạ bãi có nghĩa là khi xe vận chuyển container đã đóng hàng vào cảng, tài xế xe tải sẽ xin phép bộ phận điều độ cảng để hạ container xuống bãi chờ xuất đi.

Closing time là thời hạn cuối cùng mà shipper phải hoàn thành toàn bộ các công việc thanh lý container cho cảng để cảng bốc xếp container lên tàu. Cũng có một số hãng tàu gọi là Cut off time, còn đối với người Việt Nam hay gọi là “thời gian cắt máng”.

2.1.1.3. Trình Booking note để lấy container rỗng

Sau khi kiểm tra Booking do hãng tàu CK Line cấp

Nhân viên làm hàng: sau đó xuất trình Giấy lưu cước tàu chợ cho đại lý hãng tàu tại cảng xếp hàng (văn phòng Marine Connections tại ICD Phước Long 3 hay cảng Cát Lái) để làm thủ tục lấy container rỗng.

Hãng tàu CK Line: ký phát Lệnh cấp Container rỗng và cung cấp

 Vỏ container

 Mua niêm phong container (Seal hãng tàu)

 Phiếu đóng gói Container (Container Packing List)

lệnh cấp rỗng ở đại lý hãng tàu tại cảng xếp hàng để lấy vỏ container rỗng về xếp hàng.

Khi nhận container rỗng của hãng tàu:

Nhân viên làm hàng: cần phải kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi lấy. Mọi hư hỏng phát hiện sau khi lấy container hoặc container không được cung cấp đúng theo yêu cầu đặc biệt, thì chủ hàng là người chịu trách nhiệm. Khi phát hiện container không đạt yêu cầu kỹ thuật quy định, phải thông báo ngay cho người điều hành container để thay đổi, tuyệt đối không được chấp nhận container bị lỗi. Người nhận container cần phải kiểm tra bên trong, bên ngoài container, cửa container, tình trạng vệ sinh và các thông số kỹ thuật của container.

2.1.1.4. Giao hàng, gửi tờ chi tiết làm Vận đơn

Lúc này các phòng ban trong công ty cần phải hoạt động hài hòa với nhau để thực hiện các thủ tục để giao hàng cho người vận tải (đóng hàng vào container, làm các thủ tục hải quan…)

Khi đóng hàng vào container có thể mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu cần) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.

Lưu ý: Chủ hàng không được đóng hàng quá trọng lượng tối đa cho phép được ghi trên cửa container. Phải đóng hàng vào đúng số container và bấm đúng seal do hãng tàu cấp. Nếu đóng sai container hay bấm sai seal, chủ hàng sẽ phải chịu mọi chi phí và rủi ro phát sinh.