B. BẢO HIỂM
2.2. Quy trình vận tải đường hàng không thông qua Air Cargo Agency
2.2.2. Sunnytrans tiếp nhận thông tin đặt chỗ, liên hệ với hãng hàng không
Thông tin gồm tên hàng, mặt hàng đi đâu, số kiện, khối lượng, thể tích, ngày ra hàng thậm chí thời gian ra hàng (buổi sáng hay chiều – nhằm để có thể lựa chọn chuyến bay sớm nhất và chính xác).
Lưu ý: Việc này có thể thực hiện qua điện thoại hay qua mail và phải liên hệ
với Sunnytrans ít nhất 1 ngày.
Địa chỉ 146 đường Khánh Hội, Phường 6, Quận 4, TP.HCM. Số điện thoại : (84-8) 39402741 Fax: (84-8) 39402740 Email: info@sunnytrans.com.vn
Website : http://sunnytrans.com.vn
2.2.2. Sunnytrans tiếp nhận thông tin đặt chỗ, liên hệ với hãng hàng không không
Nhân viên sale của Sunnytrans: Khi nhận thông tin booking từ khách hàng cần phải xác định hãng hàng không để gửi booking. Hãng hàng không hoặc do doanh
DN đặt chỗ với đại lý Sunnytrans Sunnytrans liên hệ với hãng hàng không Etihad Etihad gửi Booking Confirmation Sunnytrans gửi booking lại cho DN DN đến đại lý Etihad nhận AWB DN giao hàng vào kho TCS DN chuẩn bị lô hàng, nhãn, hướng dẫn gửi hàng
nghiệp yêu cầu hoặc do đại lý hàng hóa hàng không lựa chọn căn cứ vào một số yếu tố sau:
Xác định hãng nào có dịch vụ chở hàng tới địa điểm mà mình cần đặt chỗ.
Giá cả mỗi hãng hàng không có một bảng giá khác nhau và giá cũng khác nhau theo từng mức kg, từng thời điểm trong năm, giá của các hãng sẽ biến động. (Ví dụ có thể ở mức khối lượng này Vietnam Airline cho giá tốt nhưng ở mức kia hãng hàng không khác lại có giá tốt hơn). Vì thế cần phải đàm phán và kiểm tra kỹ, chính xác trên tất cả các hãng.
Lưu ý: Các hãng hàng không ưu tiên các lô hàng nặng, vì thế các lô hàng này
sẽ dễ book hơn so với các lô hàng thông thường khác và giá cũng sẽ được ưu đãi hơn nhiều nhất là trong mùa cao điểm.
Sau khi xác định hãng hàng không,
Nhân viên chứng từ của Sunnytrans: gửi booking lên hãng hàng không và gọi điện thoại confirm airlines yêu cầu gửi booking confirmation.
Do hàng hóa được khách hàng yêu cầu chở đến Nigeria nên đại lý đã lựa chọn hãng hàng không Etihad Airways là hãng hàng không quốc gia của các tiểu vương quốc Ả Rập thống nhất là hãng vận chuyển hàng.
2.2.3. Etihad Cargo Airways gửi Booking Confirmation
Etihad Cargo Airways: sẽ xác nhận và thông báo lại cho Sunnytrans bằng 1 Booking Confirmation các thông tin cụ thể về:
Số vận đơn (Master Airway Bill No.)
Số kiện, khối lượng, thể tích, tên hàng
Đường bay, thông tin về chuyến bay
Thời gian cut off
Sau khi đại lý nhận được booking confirm của Etihad Airways,
Nhân viên chứng từ của Sunnytrans: gửi lại booking confirm cho khách hàng bằng fax hay bằng email.
2.2.4. Chuẩn bị nhãn và giấy hƣớng dẫn gửi hàng (Shipper Instruction)
Nhân viên chứng từ của doanh nghiệp: nhận và kiểm tra booking confirm do đại lý Sunnytrans gửi về.
Sau đó, nhân viên làm hàng: chuẩn bị lô hàng, bao gói hàng hóa. Dựa vào booking, thông tin đánh MAWB do Etihad gửi,
Nhân viên làm hàng: sẽ làm nhãn hàng không và tiến hành lập phiếu hướng dẫn gửi hàng. Nhãn hàng không và bộ giấy hướng dẫn gửi hàng sẽ do kho TCS cung cấp.
Tờ hướng dẫn gửi hàng (Shipper Instruction for Despatch) gồm có 4 liên, sử dụng cho mỗi công việc khác nhau:
Bản màu trắng dùng để xuất vận đơn hàng không
Bản màu hồng thu ngân giữ lại
Bản màu xanh: dành cho người gửi hàng (Shipper)
Bản màu vàng: sử dụng tại kho xuất hàng
Nhân viên làm hàng cần phải điền các thông tin và dán nhãn trên cả 4 liên của tờ hướng dẫn gửi hàng:
Thông tin người gửi, nhận hàng
Số hiệu chuyến bay, ngày khởi hành
Lộ trình chuyến bay
Hình thức thanh toán cước phí
Hướng dẫn phục vụ (Handling information)
Lưu ý: Mục tổng số kiện, kích thước, trọng lượng hàng hóa để trống, sau khi
cân và kiểm tra kích thước thực tế hàng hóa tại kho TCS mới điền vào.
2.2.5. Vận chuyển đóng hàng và giao hàng cho vào kho TCS
Nhân viên làm hàng đến kho TCS của sân bay Tân Sơn Nhất,
Địa chỉ 49 Đường Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM.
Nhân viên làm hàng: chuyển hàng từ xe tải xuống xe kéo của kho rồi dán nhãn MAWB lên từng kiện hàng, đưa xe kéo đến khu vực cân hàng để lấy phiếu cân hàng.
Tiếp nhận kho: sẽ kiểm tra hàng, đo kích thước từng kiện hàng, ghi lên tờ hướng dẫn gửi hàng và ký tên.
Nhân viên làm hàng: mang bộ hướng dẫn gửi hàng đã ký kèm theo booking đến quầy Thương vụ hàng xuất để đóng tiền lưu kho, lao vụ.
Phí lao vụ:
Đối với hàng hóa dưới 100kg: 108.900 đồng
Phí lưu kho hàng xuất khẩu đính kèm tại phụ lục trang 130.
Nhân viên Thương vụ: sẽ giữ lại liên màu vàng và màu hồng. Còn liên màu trắng và màu xanh nhân viên làm hàng sẽ giữ lại.
Nhân viên làm hàng: mang tờ cân hàng liên màu xanh + tờ khai thông quan bản gốc + tờ khai thông quan bản copy đến quầy hải quan giám sát kho thanh lý. Hải quan giám sát kho: đóng dấu HÀNG ĐÃ QUA KHU VỰC GIÁM SÁT.
Nhân viên làm hàng: mang tờ cân hàng liên màu xanh đến tiếp nhận kho để làm thủ tục soi chiếu hàng vào trong, sau đó giám sát việc soi chiếu hàng cho đến khi tất cả hàng hóa vào máy soi chiếu.
Sau khi toàn bộ các công việc gửi hàng tại kho TCS hoàn tất,
Nhân viên làm hàng: mang tờ hướng dẫn gửi hàng liên màu trắng đến đại lý Etihad để đánh MAWB. Sau đó, kiểm tra thông tin và nhận MAWB.
B.BẢO HIỂM
2.3. Quy trình mua bảo hiểm tại công ty Bảo hiểm Bảo Việt TP.HCM
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua bảo hiểm tại công ty Bảo hiểm Bảo Việt TP.HCM 2.3.1. Doanh nghiệp cung cấp thông tin cho Bảo Việt
Nhân viên công ty: liên hệ với nhân viên khai thác của Bảo Việt để cung cấp một số thông tin cơ bản về lô hàng như
Loại hàng hóa Cách đóng gói bao bì Số lượng, trọng lượng Tuyến vận chuyển Giá trị lô hàng DN liên hệ và cung cấp thông tin cho Bảo Việt Bảo Việt gửi thư chào phí cho DN DN gửi các chứng từ và giấy yêu cầu BH DN và Bảo Việt kí kết hợp đồng bảo hiểm DN đóng phí BH và nhận giấy chứng nhận BH
Lưu ý: Điều kiện loại A/B/C phụ thuộc sự lựa chọn của doanh nghiệp mua bảo
hiểm. Căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển, yêu cầu của hợp đồng … để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Khai thác viên của Bảo Việt căn cứ vào các thông tin được cung cấp hoặc trực tiếp tiếp xúc với đối tượng bảo hiểm (là hàng hóa) để đánh giá mức độ rủi ro để có thể đưa ra tỷ lệ phí tạm thời. Sau đó lập ra một bản chào phí, đồng thời tư vấn chi tiết về quyền lợi sản phẩm bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm.
Việc chào phí này thực hiện qua mail. Ví dụ một số thông tin trong thư chào phí của Bảo Việt gửi đến công ty xuất khẩu mặt hàng vải (Fabric) đóng trong container:
Điều kiện bảo hiểm Ðiều kiện A, ICC – 1982
Phạm vi bảo hiểm: từ cảng đến cảng
Loại trừ ẩm mốc, hấp hơi tự nhiên
Tỷ lệ phí bảo hiểm 0,15% (giá trị bảo hiểm) chưa bao gồm VAT
2.3.2. Doanh nghiệp xác nhận mua BH, lập giấy yêu cầu BH
Nhân viên công ty: xem xét bản chào phí, xác nhận mua bảo hiểm hàng hóa của Bảo Việt thông qua điện thoại.
Lưu ý: Tỷ lệ phí bảo hiểm phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức đóng gói,
phương tiện vận chuyển, tuyến đường và điều kiện bảo hiểm. DN mua BH vẫn có thể đàm phán với Bảo Việt về tỷ lệ này do vẫn có thể có ưu đãi với số lượng hàng hóa nhiều, tuy nhiên nếu hàng hóa có rủi ro cao thì khó có thể giảm tỷ lệ phí BH.
Khai thác viên của Bảo Việt cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa theo form và hướng dẫn khách hàng kê khai chính xác, đầy đủ các nội dung sau:
Thông tin của người yêu cầu bảo hiểm và người được bảo hiểm, người thụ hưởng
Thông tin về lô hàng được bảo hiểm số kiện, trọng lượng, tên hàng, số tiền bảo hiểm …
Thông tin về chuyến đi phương thức vận chuyển, tên tàu, ngày khởi hành, tên các cảng …
Điều kiện bảo hiểm
Nơi bồi thường
Thời hạn thanh toán phí
Nhân viên công ty: Điền đầy đủ thông tin, gửi giấy yêu cầu bảo hiểm (có ký tên, đóng dấu) scan gửi mail cho nhân viên khai thác Bảo Việt. Đính kèm theo các chứng từ sau:
Vận đơn (B/L)
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói hàng hóa (P/L)
Hợp đồng ngoại thương
2.3.3. Bảo Việt cấp Đơn bảo hiểm và kí kết hợp đồng bảo hiểm
Sau khi tiếp nhận các chứng từ và giấy yêu cầu BH,
Nhân viên khai thác Bảo Việt xem xét và kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ và đạt yêu cầu của các giấy tờ trên thì tiến hành kí kết hợp đồng bảo hiểm và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
Tại công ty bảo hiểm Bảo Việt hiện nay có hai loại hợp đồng là hợp đồng bảo hiểm theo chuyến và hợp đồng bảo hiểm mở sẵn cả năm (Hợp đồng BH bao). Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, mức độ thường xuyên xuất nhập khẩu, tùy thuộc vào loại hàng hay mức độ xảy ra tổn thất mà Bảo Việt sẽ phát hành loại hợp đồng phù hợp.
2.3.4. Doanh nghiệp đóng phí bảo hiểm
Nhân viên công ty: Đóng phí trực tiếp tại công ty hoặc có nhân viên Bảo Việt đến tận nơi thu, thanh toán phí vào thời điểm nhận giấy tờ.
Đối với hợp đồng bảo hiểm hàng hóa bao trọn trong 1 khoảng thời gian cho 1
loại mặt hàng thì doanh nghiệp đóng 1 số lượng tiền phí bảo hiểm cho Bảo Việt và
được trừ dần cho mỗi chuyến hàng xuất nhập khẩu.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Hiện nay vận tải biển vẫn đang phát triển và có vô số hãng tàu trong và ngoài nước đang cùng hoạt động nhưng khác nhau về mức độ chuyên nghiệp, dịch vụ đối với khách hàng. Vì vậy, cần phải nghiên cứu và lựa chọn các hãng tàu có uy tín, chất lượng và có giá cả hợp lý để thực hiện tốt công việc vận chuyển hàng hóa.
Đối với phương thức thuê tàu chợ, DN sẽ nhận booking từng hãng tàu. Từ booking này mà DN sẽ thực hiện việc gửi hàng, sau đó nhận vận đơn được hãng tàu ký phát. Phương thức thuê tàu chuyến thì thay vì nhận booking, DN và hãng tàu sẽ kí kết hợp đồng thuê tàu chuyến, sau khi gửi hàng sẽ nhận được B/L to Charter party. Ở phương thức tàu chuyến, hàng hóa vận chuyển thường có số lượng lớn như hàng nông sản, khoáng sản nên hàng hóa được đổ xá trên tàu. Còn khi thuê tàu chợ, hàng hóa thường được vận chuyển trong các container của các hãng tàu. Vì vậy phải lưu ý thêm về việc mượn trả container của hãng trong quá trình xuất nhập khẩu.
Hiện nay, vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh quốc tế. Ngày càng nhiều hàng hóa đặc biệt, hàng hóa có giá trị cao, hàng mau hỏng … được vận chuyển bằng đường hàng không. Cho nên việc nắm rõ quy trình để có thể thực hiện tốt việc gửi hàng bằng đường hàng không là rất cần thiết.
Việc tham gia bảo hiểm cho hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển như đã đề cập ở chương 1 là rất quan trọng để đề phòng, hạn chế tổn thất. Đối với việc kiểm tra chứng từ, không chỉ đối với vận đơn, tất cả các chứng từ khác liên quan đến một lô hàng cần được kiểm tra để tránh sai sót, và cần phải chỉnh sửa những sai sót đó kịp thời, nếu không sẽ ảnh hưởng đến lô hàng, gây khó khăn trong các khâu còn lại của quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nghiệp vụ bảo hiểm cũng như nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không đối nhìn chung còn khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự am hiểu cả về chuyên môn lẫn thị trường thuê tàu, cho nên các nhân viên XNK cần phải cọ sát thực tế, nâng cao nghiệp vụ và thường xuyên cập nhật những thông tin mới để có thể làm việc hiệu quả nhất.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ CHỨNG TỪ VẬN TẢI – BẢO HIỂM
TRONG THỰC TẾ VÀ NHẬN XÉT
A.VẬN TẢI
3.1. Một số chứng từ vận tải thực tế 3.1.1. Bộ chứng từ trong thuê tàu chợ 3.1.1. Bộ chứng từ trong thuê tàu chợ
Dưới đây là tờ lưu cước của hãng tàu CK Line gửi qua mail cho khách hàng: Phần tiêu đề:
Bao gồm các thông tin về đại lý hãng tàu CK Line tại TP.HCM, Việt Nam: tên đại lý, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ, logo hãng tàu.
Tiêu đề BOOKING NOTE được đặt giữa, bên dưới là số booking và ngày lập giấy lưu cước tàu chợ.
Thông tin về chủ hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee):
Các thông tin này cần phải đúng với nội dung người mua, người bán trong hợp đồng đã ký.
Mục số lượng, loại container:
Tại đây sẽ đề cập số lượng, kích thước (20ft hay 40ft, container cao hay thấp), kiểu container (container thường, lạnh …), hàng nguyên container hay hàng lẻ.
Cụ thể, đây là hàng hóa sẽ được vận chuyển trong 1 container kích thước 40ft, hàng được chở nguyên container (Full Container Load – FCL), loại container ở đây là container lạnh (Reefer Highcube – RH), cho nên phía dưới dòng 1x 40’RH (FCL) có ghi chú thêm về nhiệt độ cài đặt cho container là 40C, phía ngoài container sẽ có ghi chú (Remark) là PLUS 4 DEGREE CELSIUS.
Mục Cont của hãng tàu (Carrier): Tức là hàng hóa được vận chuyển trong container của hãng tàu CK Line.
Mục SOC và COC:
SOC là viết tắt của "Shipper Owned Container" và COC là viết tắt của "Carrier Owned Container". Tức là tại mục này trong booking nếu có ký hiệu SOC thì vỏ cont đó là của người gửi hàng, còn COC thì vỏ đó là của người vận chuyển (hãng tàu).
Căn cứ vào lượng vỏ rỗng tại các bãi, hãng tàu dựa vào đó như một điều kiện để định giá cước.
Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng tàu đang thiếu thì khuyến khích dùng vỏ container của chủ hàng, dẫn đến cước phí sẽ được giảm nếu sử dụng vỏ container của chủ hàng.
Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng đang dư thừa và cần điều chuyển bớt sang cảng dỡ thì hãng tàu không khuyến khích chở hàng bằng vỏ container của chủ hàng, dẫn đến cước khí sẽ giảm nếu sử dụng vỏ container của hãng tàu.
Các thông tin về hàng hóa vận chuyển:
Tên mặt hàng được viết bằng tiếng anh với trọng lượng được đề cập ở trong booking này là trọng lượng tổng trong một container (GW – Gross weight), tức là tính luôn trọng lượng hàng và cả bao bì được tính bằng đơn vị Kilogram.
Container rỗng của hãng tàu đã đề cập ở các mục trên cần phải được lấy về để đóng hàng. Ở đây container được cấp tại cảng Cát Lái. Hàng hóa có thể đóng vào container tại 2 điểm bãi container của cảng hoặc kho của công ty xuất khẩu. Cụ thể ở đây, container sẽ được kéo từ nơi cấp cont rỗng đến nơi đóng hàng là kho của công ty TNHH XNK Giải pháp công nghệ xanh.
Ngày cấp container rỗng cho công ty đưa về kho đóng hàng. Thông tin về việc hạ bãi:
Hạ bãi có nghĩa là khi xe vận chuyển container đã đóng hàng vào cảng, tài xế xe tải sẽ xin phép bộ phận điều độ cảng để hạ container xuống bãi chờ xuất đi.
Nơi hạ bãi tại đây cũng là cảng Cát Lái, ngày bắt đầu hạ bãi là ngày 20/4/2015.
