5. Bố cục của luận văn
3.2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại công ty Công ty TNHH Thá
Bình Dương
3.2.2.1. Phân tích công việc
Hiện tại chỉ mới có công việc sản xuất trực tiếp được Công ty phân tích cụ thể và bài bản. Với phương pháp phân tích là “Quan sát tại nơi làm việc” đã hình thành các bản mô tả công việc cụ thể và bản tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí công việc hay nhóm công việc thuộc khối này. Từ đó, Công ty đã thực hiện tốt các công việc như: xác định được lao động định biên, phân phối thu nhập, năng suất lao động của từng loại sản phẩm dịch vụ và các vấn đề về đào tạo và trả lương.
Tuy nhiên, với công việc thuộc khối lao động gián tiếp thì chỉ tiến hành liệt kê nội dung công việc thực hiện một cách sơ sài, bằng cách là mỗi người tự liệt kê ra các công việc của mình, theo mẫu in sẵn (gồm: họ tên, chức danh, bộ phận công tác, nội dung công việc thực hiện hàng ngày). Cho nên các bảng mô tả này còn mang tính chung chung, tiêu chuẩn đo lường kết quả còn mang nặng tính hình thức, cũng như không có các tiêu chuẩn dành cho người đảm nhận công việc.
Công ty không hình thành tiêu chuẩn công việc cụ thể của từng vị trí mà gộp chung các công việc lại thành một chức danh chung là “trợ lý”. Chẳng hạn như trợ lý phụ trách đào tạo, tiêu chuẩn giống như trợ lý kế toán, trợ lý kỹ thuật, cùng một chức danh công việc là trợ lý.
Công tác phân tích công việc được xem là hoạt động cơ bản nhất và là cơ sở để tiến hành các hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên, Công ty chưa có hệ thống chỉ tiêu cụ thể để phân tích công việc đồng bộ và bài bản.
3.2.2.2 Hoạch định nhân sự.
Hoạch định nguồn nhân lực của Công ty phụ thuộc vào nhu cầu của các bộ phận trong Công ty. Khi bộ phận hoặc phòng ban nào có nhu cầu thay thế, phát sinh mới về lao động thì các bộ phận báo lên phòng Tổ chức - Hành chính để lập kế hoạch và trình Giám đốc. Sau đó, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng.
Thông thường, số lượng nhân viên làm việc ở các phòng ban ít có sự thay đổi. Vì thế, hàng năm Công ty ít chú ý đến việc xác định nhu cầu nhân sự cho bộ phận này. Chỉ khi có nhân viên nào đột xuất chuyển công tác hay xin nghỉ việc thì Công ty mới tuyển dụng người thay thế. Thực tế, lao động của Công ty biến động nhiều nhất ở bộ phận sản xuất. Việc xác định nhu cầu lao động cho bộ phận này dựa vào kế hoạch sản xuất để dự báo số lượng nhân công cần thiết.
Bảng 3.4: Tổng hợp số lượng tuyển dụng và thôi việc của Công ty
Đơn vị tính: Người
Năm Tổng số lao động
Số lượng nghỉ việc và tuyển dụng Tuyển mới Tỷ lệ (%) Nghỉ việc Tỷ lệ (%) 2015 145 15 10.30 20 13.30 2016 150 10 6.60 35 23.30 2017 125 12 9.60 2 1.60
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Công ty TNHH Thái Bình Dương)
Qua bảng, ta thấy số lượng tuyển dụng lao động mới của Công ty qua các năm là khá nhỏ so với tổng số lao động. Điều này cho thấy Công ty duy trì khá ổn định nguồn nhân lực tại Công ty và chỉ tiến hành tuyển dụng lao động khi thật sự cần thiết cho tình hình SXKD nhằm đáp ứng kịp thời lực lượng lao động, tránh gây trì trệ trong quá trình sản xuất.
3.2.2.3. Tuyển dụng nhân sự
Trong giai đoạn 2015 - 2017, số lượng lao động tuyển dụng vào luôn có sự thay đổi. Công tác tuyển dụng được công ty đặc biệt quan tâm vì mục tiêu của công ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng chứ không đơn thuần là tăng số lượng lao động. Tăng chất lượng lao động đồng nghĩa với việc tuyển người đúng chỗ, đúng công việc, để nhân viên có thể phát huy mọi khả năng của mình, hoàn thành tốt mọi
công việc được giao, giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra. Điều này được thể hiện qua bảng số liệu dưới đây.
Bảng 3.5: Tình hình tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2015 - 2017
Các chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tồng số lao động 145 150 125
Tổng số lao động tuyển dụng 15 10 12
- Đại Học, cao đẳng 10 9 10
- Công nhân kỹ thuật 3 1 2
- Lao động phổ thông 2 0 0
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Công ty TNHH Thái Bình Dương)
Qua bảng trên ta thấy trong 3 năm qua , tổng số lao động đã đã có sự thay đổi từ 145 năm 2015 xuống 125 người năm 2017 giảm 20 người. Số lượng giảm này do công ty giải quyết cho một số lao động nghỉ chế độ và cắt giảm số lao động do tình hình thực tế tại công ty.
Ngoài ra, ta thấy rằng số lượng nhân sự được tuyển qua các năm tăng về chất lượng, cụ thể là số lượng lao động có trình độ đại học và công nhân kỹ thuật năm 2017 tăng cao hơn năm 2015.
Hình thức tuyển dụng của Công ty: Thi viết. Các bước tiến hành như sau:
Trong giai đoạn 2015 - 2017, Công ty TNHH Thái Bình Dương đã xây dựng được quy trình tuyển dụng lao động chi tiết và rõ ràng, tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng loại đối tượng, mẫu hồ sơ tuyển dụng lao động. Quy trình này giúp cho công tác tuyển dụng được thực hiện trên cơ sở các chuẩn mực thống nhất. Quy trình này có thể được mô tả bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Thái Bình Dương
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính, Công ty TNHH Thái Bình Dương) Bước 1: Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng
Đây là công việc của phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Tổ chức - Hành chính quản lý tình hình nhân sự nói chung của Công ty có nhiệm vụ cố vấn cho ban lãnh đạo trong công tác tuyển chọn nhân sự, tuyển chọn cán bộ kịp thời vào những khâu thiếu hụt để ổn định tổ chức. Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ SXKD của công ty, công ty sẽ đề ra các tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng là: chuyên môn, nghiệp vụ; ngoại ngữ; tin học; sức khoẻ …
Xác định công việc và nhu cầu tuyển dụng
Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Ra quyết định Thử việc
Học nội quy và tìm hiểu về công ty
Tổ chức phỏng vấn và thi tuyển Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Bước 2: Thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Thông báo tuyển dụng nhân sự được dán ở bảng thông báo của trụ sở đơn vị tuyển dụng và thông báo được đăng tải trên các trang báo mạng và các cơ quan thông tin đại chúng.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Phòng tổ chức hành chính sẽ tổ chức thu nhận hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên để loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu đã đề ra, giảm chi phí cho các quá trình tuyển dụng nhân sự ở các bước tiếp theo.
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn và thi tuyển
Sau khi đã lựa chọn được các hồ sơ theo yêu cầu, Công ty sẽ tiến hành phỏng vấn. Tham gia việc phỏng vấn là một hội đồng xét tuyển gồm Phó giám đốc phụ trách, trưởng phòng tổ chức hành chính, trưởng phòng hoặc trưởng đơn vị nơi cần tuyển nhân viên và một số đại diện của các phòng ban liên quan. Các ứng viên sau khi phỏng vấn sẽ được tổ chức thi tuyển gồm: Phỏng vấn trực tiếp, sau khi qua vòng phỏng vấn trực tiếp, nếu được lựa chọn sẽ tiếp tục vòng thi viết.
Bước 5: Học nội quy và tìm hiểu về công ty
Các ứng viên sau khi vượt qua việc phỏng vấn và thi tuyển sẽ được học nội quy của công ty, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, và tìm hiểu về văn hóa của Công ty.
Bước 6: Thử việc
Các ứng viên đạt tiêu chuẩn sẽ được thử việc từ 1-3 tháng. Nếu trong quá trình thử việc được đánh giá tốt và được bộ phận quản lý trực tiếp xác nhận và yêu cầu ký hợp đồng chính thức thì sẽ được kí hợp đồng lao động xác định thời hạn.
Bước 7: Ra quyết định.
Giám đốc công ty là người ra quyết định tuyển dụng lao động. Hợp đồng lao động chính thức sẽ được kí kết giữa Giám đốc công ty và NLĐ.
3.2.2.4. Sắp xếp và sử dụng lao động
Sắp xếp, bố trí lao động hay còn gọi là phân công lao động có vai trò quan trọng trong công tác QTNS. Vì nó thể hiện tính khoa học trong quản lý và tính nghệ thuật của việc dùng người. Phân công lao động hợp lý là một trong những điều thiết
yếu để tăng năng suất lao động do phân công lao động dẫn đến chuyên môn hóa cao, trình độ, kỹ sảo khéo léo, tài năng, tháo vát của người công nhân được phát huy và ngày càng tiến bộ từ đó nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra chuyên môn hóa còn tiết kiệm được thời gian không phải di chuyển từ việc này sang việc khác, tạo điều kiện để áp dụng máy móc, lao động trở nên đơn giản giảm bớt được sức lao động.
Để có thể phân công, bố trí lao động một cách hợp lý, hàng năm lãnh đạo Công ty căn cứ vào số lượng lao động, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực của cán bộ công nhân viên đê lập kế hoạch phân công lao động cho phù hợp với năng lực, sở trường của từng người. Đồng thời tiến hành kiểm tra đánh giá năng lực nhân viên xem bộ phận nào cần thay thế, chuyển đổi cho phù hợp yêu cầu.
Đối với cán bộ quản lý, đây là người đứng đầu các bộ phận khác nhau do đó yêu cầu công việc đòi hỏi phải là người có trình độ cao về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm quản lý ở nhiều cấp, có trình độ cao.
Đối với cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ: là những người trợ lý, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo quản lý về các mảng kỹ thuật, nghiệp vụ. Đây là những công việc cần chuyên môn cao do vậy phải bố trí cán bộ có trình độ nghiệp vụ theo chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc được giao.
Đối với công nhân, nhân viên phục vụ: là những người trực tiếp lao động sản xuất đòi hỏi phải bố trí những người có trình độ tay nghề phù hợp với công việc và năng lực sở trường của từng người.
Trong nhóm đối tượng lao động trực tiếp có nhóm thợ điện, thợ chạy máy phát làm việc 3 ca và trực cả ngày nghỉ, lễ tết. Còn các nhóm thợ còn lại làm việc 2 ca hoặc làm bình thường theo yêu cầu kế hoạch sản xuất.
Ta thấy việc bố trí, sắp xếp công việc của công nhân không chỉ thể hiện qua bậc thợ mà còn thể hiện ở việc bố trí lao động theo ngành nghề qua bảng 3.6
Bảng 3.6: Số lượng và chất lượng công nhân tại Công ty TNHH Thái Bình Dương năm 2017
Đơn vị tính: Người
TT Mã ngành
nghề Ngành nghề
Công nhân trong danh sách chính thức HĐ thời vụ Tổng
số Nữ đào tạo Đã qua Bậc 1
Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Trên 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 001 Thợ nề 28 7 5 6 10 2 002 Thợ sắt 16 3 5 8 3 003 Ốp lát 14 4 4 6 4 004 Bê tông 8 3 1 4 5 005 Thợ mộc 19 5 4 10 6 006 Thợ điện 19 5 2 12 7 007 Thợ nước 21 4 3 14 8 008 Hàn hơi 0 9 009 VH máy nén khí 4 4 10 010 VH máy phát điện 2 2 11 011 Trắc đạc 2 2 12 012 Lái xe 2 2 13 013 Thợ máy lạnh 8 3 5 14 014 Bảo vệ 3 3 15 015 LĐ phổ thông 11 3 8 Tổng số 157 3 0 0 13 15 18 16 9 0 0 83
* Theo chất lượng lao động
Ngoài số lượng lao động, chất lượng lao động của Công ty cũng ngày càng được hoàn thiện hơn. Số nhân viên có trình độ chuyên môn cao được bố trí đúng ngành, nghề. Công ty luôn tạo điều kiện để NLĐ trau dồi kiến thức, học tập nâng cao trình độ vừa tạo thu nhập cho bản thân vừa nâng cao năng suất công việc. Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa NLĐ của Công ty cũng luôn tự ý thức nâng cao kiến thức cho bản thân thể hiện những năm gần đây số người đăng ký đi học nâng cao trình độ ngày một tăng điều này chứng tỏ lãnh đạo Công ty luôn quan tâm sâu sát khuyến khích nhân viên học tập phát huy mọi khả năng của mình đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nhu cầu thị trường.
Bảng 3.7: Chất lượng lao động của Công ty giai đoạn 2015 -2017
TT
Số lượng lao động phân công theo
trình độ
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Trên đại học 2 1,57 2 1,59 3 2,4 2 Đại học 35 27,56 37 29,37 28 22,4 3 Cao đẳng 20 15,75 21 16,67 16 12,8 4 Sơ cấp, CNKT 40 31,50 41 32,54 44 35,2 5 Công nhân 30 23,62 25 19,84 34 27,2 Tổng số 127 100,00 126 100,00 125 100,00
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Công ty TNHH Thái Bình Dương)
Từ bảng số liệu ta thấy chất lượng lao động của Công ty năm 2017 đã thay đổi đáng kể, tỷ lệ lao động có trình độ đại học trong tổng lao động năm sau so với năm trước tương ứng là 27.56% - 22.4%. Sơ cấp, CNKT có tỷ lệ 31.5%-35.2%. Như vậy chất lượng lao động của Công ty đang từng bước được cải thiện thể hiện việc bố trí và sử dụng lao động ngày càng tập trung vào chiều sâu chất lượng và tay nghề người công nhân.
3.2.2.5. Đào tạo và phát triển nhân sự
- Đào tạo tại chỗ: được thực hiện khi trong Công ty có sự thay đổi trong kế hoạch sản xuất, cơ cấu, công nghệ khi đó ban lãnh đạo Công ty tổ chức lớp học bồi dưỡng, bổ xung kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc. Hoặc khi tuyển công nhân mới hay chuyển vị trí làm việc NLĐ cần phải được đào tạo lại dưới sự kèm cặp, hướng dẫn chỉ bảo của chính những người thợ lành nghề, những công nhân này sẽ giúp những công nhân còn non nớt nắm bắt được kỹ thuật một cách nhanh nhất khi vừa kết hợp lý thuyết với thực hành. Bên cạnh đó Công ty cũng tổ chức các lớp học nâng bậc hàng năm để nâng cao tay nghề cho NLĐ.
- Đào tạo đầu vào: là tiến hành đào tạo những công nhân mới được tuyển dụng vào Công ty theo một chương trình, nội dung bắt buộc như kỹ thuật an toàn, an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn trong sản xuất.
- Đào tạo bên ngoài: là việc Công ty cử cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn hay dài hạn đào tạo tại các trường liên quan đến nhu cầu đào tạo theo kế hoạch của Công ty ví dụ như cử nhân viên tham gia khóa học thêm về công nghệ mới cắt đục tường bằng máy, khoan rút lõi… cán bộ kỹ thuật học chuyên sâu thêm về ngành, các cán bộ lãnh đạo học nâng cao trình độ lý luận chính trị. Tất cả những khóa học này đều rất bổ ích và đem lại hứng thú cho người lao đông vì hầu hết họ nhận thấy rằng việc học các kỹ năng mới và đảm nhận những công việc mang tính thử thách cao là một điều thú vị.
Ngoài ra Công ty còn cử các cán bộ công nhân viên đi khảo sát thực tế, tham quan các dây chuyền công nghệ hiện đại, tham dự các hội thảo, hội nghị khoa học về các lĩnh vực Công ty đang đầu tư xây dựng để học hỏi kinh nghiệm của người đi trước.
Kết thúc các khóa học Công ty đều tổ chức thi và kiểm tra đánh giá một cách khách quan khả năng tiếp thu của các cán bộ công nhân viên tham gia hoặc căn cứ vào kết quả học tập sau thời gian đào tạo. Từ đó đưa ra đánh giá chung về chất lượng đào tạo của cán bộ công nhân viên trong Công ty.